10 Fantastiske nye funksjoner i Excel 2013

Microsofts oppdaterte regnearkverktøy får ikke mange nye, whiz-bang-funksjoner, men det blir mer funksjonelt. Det er noe både nye og erfarne brukere vil glede seg over - spesielt en ny tilnærming til et gammelt problem som pleide å kreve en besværlig løsning. Komplekse oppgaver blir enklere å utføre, takket være verktøy som Anbefalte diagrammer og anbefalte pivottabeller. Andre endringer plasserer valg nærmere dine data, og bruker big-business brawn til å knase data rett inn i Excel.

For å hjelpe deg med å få fart, les videre for 10 nye funksjoner som gjør arbeidet ditt lettere i den nye Excel. Vil du vite mer om den nye Office-pakken? Du finner vår fullstendige gjennomgang av Office 2013 her, samt 10 killer-funksjoner i det nye Word 2013 her.

1. Startskjermen setter scenen

Excels nye startskjerm hjelper deg med å jobbe raskere. Langs den venstre kanten er de nylig brukte regnearkene, hvorav noen kan festes til Nylig liste, slik at de alltid vil være synlige. Her kan du også klikke på Åpne andre arbeidsbøker for å få tilgang til filene dine fra en disk eller skyen. Startskjermens øverste høyre hjørne viser også SkyDrive-kontoen (eller SharePoint) som du for øyeblikket er tilkoblet.

En rekke maler vises her for å hjelpe deg med å starte et prosjekt raskt. Disse kan også pinnes, eller du kan bruke søkefunksjonen til å se online på andre maler. En liste over foreslåtte søk kan hjelpe deg med å komme i gang.

Nye brukere vil sette pris på malvalgene, og eksisterende brukere vil likee den nyeste fillisten og rask tilgang til eksisterende filer. Selv om startskjermbildet kan deaktiveres, finner jeg det nyttig nok til å holde fast i det.

Åpne kategorien har lenker til nylig åpnede filer og steder.

2. Nyt en ny backstage-visning

Backstage View, introdusert i Office 2010, er tilgjengelig fra Fil-menyen. I Excel har dette blitt fornyet for å vise nøyaktig hva du gjør, slik at du kan velge riktig oppgave.

Fanen Åpne gir deg nå tilgang til nylig åpnede arbeidsbøker, noe som gjør den til en kombinasjon av fanene Åpne og Nylige fra Excel 2010. Du kan stifte regneark til denne listen, eller klikk Computer for å få tilgang til nylig åpnede steder (som du også kan stifte permanent her også). Det er også tilgang til SkyDrive-kontoen din, og muligheten til å konfigurere flere SkyDrive- eller SharePoint-kontoer.

Vil du dele for- og etternavn i to kolonner? Se etter den nye Flash Fill-funksjonen.

3. Lag Flash Fill magic

Den mest whiz-bang nye funksjonen er Flash Fill-verktøyet. Dens prediktive dataoppføring kan registrere mønstre og trekke ut og skrive inn data som følger et gjenkjennbart mønster. Det løser noen vanlige problemer som for øyeblikket krever besværlige løsninger for å oppnå.

Et slikt problem er å trekke ut en persons fornavn fra en kolonne med fulle navn. I en tom kolonne i tilknytning til den som inneholder fulle navn, skriver du bare fornavnet og klikker deretter på kategorien Hjem, og velg Fyll, Blitsfylling. De første navnene til alle i listen vil bli lagt inn den kolonnen umiddelbart. Du kan bruke samme prosess for å trekke ut etternavn, for å bli med for- og etternavn, for å trekke ut måneder, dager eller år fra datoer og til og med uttrekksverdier fra celler. Mens du alltid har gjort dette med formler, garanterer nå Flash Fill at noen kan gjøre det veldig raskt og enkelt.

Ta gjetningen ut av hvilket diagram du velger for best å vise dataene dine.

4. Forenkle valg med anbefalte diagrammer

Dette faller et sted mellom en whiz-bang ny funksjon og noe som gjør at Excel fungerer mer intuitivt. Anbefalte diagrammer viser bare en delmengde av karttyper som passer til dataene du har valgt. Det vil hjelpe uerfarne brukere til å lage diagrammer som hjelper til med å forklare dataene og ikke forvirre seeren.

For å bruke verktøyet, velg dataene du vil kartlegge, klikk på Sett inn -fanen og velg Anbefalte diagrammer. En dialogboks vises med et utvalg av diagrammer for å velge fra-klikk på hverandre for å se hvordan dataene dine vil bli plottet på diagrammet. Velg ønsket alternativ og klikk OK, og diagrammet opprettes automatisk.

Endre utseendet på diagrammet ditt ved å velge alternativer fra hurtigmenyen.

5. Diagramverktøy blir smartere

I tidligere versjoner av Excel, når et diagram er valgt, viste fanen Diagramverktøy tre ekstra faner: Design, Layout og Format. Grensesnittet er enklere i Excel 2013, med bare kategoriene Design og Format å velge mellom.

I tillegg vises et sett med ikoner utenfor den øverste høyre kanten av et diagram når den er valgt. Klikk på noen av disse knappene - Diagramelementer, Diagrammer eller Diagramfiltre - for å avdekke tilleggsformater for kartformatering. Klikk Kartelementer for å legge til eller fjerne elementer, for eksempel akseltitler og legender; klikk Kartstiler for å endre stilen og fargen på diagrammet ditt; eller klikk Kartfiltre for å vise filtrerte data ved hjelp av en live forhåndsvisning.

Quick Analysis tilbyr formatering, totaler og diagrammer for analyse av dataene dine.

6. Analyser dataene dine raskt

Det nye hurtiganalysverktøyet kan hjelpe både nye og erfarne brukere til å finne alternativer for å jobbe med utvalgte data. For å bruke den, velg dataene som skal analyseres, og ikonet Hurtig analyse vises nederst til høyre i de valgte dataene.

Klikk på ikonet, og en dialogboks vises som viser en rekke verktøy for å analysere dataene, for eksempel Formatering, diagrammer, Totals, Tabeller og Sparklines. Klikk på et alternativ, og en rekke valgbare valg vises. forhåndsvisning disse valgene ved å mousing over dem. Klikk deretter på alternativet du liker å bruke det på dataene dine. Denne funksjonen øker prosessen med formatering, kartlegging og skriving av formler.

PivotTables ble bare latterlig enkelt å lage.

7. Svar på spørsmål umiddelbart med pivottabeller

Pivottabeller er et kraftig verktøy for å analysere og svare på spørsmål om dataene dine, men de er ikke enkle for nye brukere å lage. For første gang, men hvis du kan klikke på en musetast, kan du opprette en meningsfull pivottabell, takket være de nye anbefalte pivottabellene. For å bruke det, velg dataene dine, inkludert overskrifter, og velg Sett inn anbefalte pivottabeller. En dialogboks vises som viser en rekke pivottabeller med forklaringer på hva de viser. Alt du trenger å gjøre er å velge tabellen som viser hva du vil se, klikk OK,, og pivottabellen blir automatisk tegnet for deg.

Excel 2013 integrerer nå Power View for bøyd analyse og rapportering.

8. Lag raske rapporter med Power View

Add-in for strømvisning, tilgjengelig for tidligere versjoner av Excel, er nå integrert i Excel 2013. Power View brukes vanligvis til å analysere store mengder data hentet fra eksterne datakilder, bare slags verktøy som stor bedrift kan bruke.

Inkludert i Excel, er den nå tilgjengelig for alle. For å se det på jobb, velg dataene dine og velg Sett inn, Power View. Første gang du bruker den, installeres funksjonen automatisk. Deretter legges et Power View-ark i arbeidsboken din, og analyserapporten blir opprettet.

Du kan legge til en tittel og deretter filtrere dataene og organisere den for å vise hvordan du vil. Fanen Power View på verktøylinjen viser utvalgsformater for rapportformat, for eksempel tema og tekstformater. Se også alternativer for Feltliste og -filtre Feltpaneler som du kan bruke til å filtrere og sortere dataene dine.

Prøv å jobbe på en regneark som noen andre redigerer? Du blir advart om at den er låst. Du kan se og laste ned den, men kan ikke endre den.

9. Del filer og samarbeide med andre mennesker.

Arbeid med andre personer på delte filer i sanntid er et dobbeltkantet sverd. Selv om det er nyttig å gjøre dette, vil du møte problemer når to personer forsøker å endre det samme elementet samtidig. I Excel 2013 kan du dele og samarbeide på filer med andre via SkyDrive ved hjelp av Excel WebApp, og flere personer kan jobbe på samme fil samtidig. Du kan imidlertid ikke åpne et regneark fra SkyDrive i Excel 2013 på din lokale maskin hvis noen andre jobber for øyeblikket i det samme regnearket. Dette beskytter regnearket mot motstridende endringer.

I stedet, hvis en person redigerer en Excel-fil som er lagret på nettet, kan andre med tillatelse se og laste ned den, men de kan ikke endre originalen, som er låst til den personen som jobber med den er ferdig.

Som andre programmer på kontoret 2013-pakken lagrer Excel 2013 som standard filer til skyen. Du kan åpne, vise og redigere Excel-filer online i en nettleser ved hjelp av Excel WebApp uten å ha Excel 2013 på den lokale harddisken.

Del de sky-lagrede regnearkene dine med venner på Facebook, Twitter eller LinkedIn.

10. Del arbeid til dine sosiale nettverk

Her er en praktisk måte å dele en oppgaveliste, et regneark for hendelsesplanlegging, eller hvilket regneark du ønsker med ditt sosiale nettverk. Du kan nå dele Excel-arbeidsbøker med Facebook og mer fra Excel 2013 selv. Hvis du vil se alternativet Post til sosiale nettverk, må du velge den beste måten å lagre filen først på SkyDrive.

Hvis du ikke har lagret filen til SkyDrive, velger du File, Share, og klikk Inviter folk. Du vil bli styrt gjennom prosessen med å lagre filen i Cloud slik at Lagre som alternativer vises senere automatisk. Når dette er gjort, blir du returnert til delingspanelet der alternativet Post til sosiale nettverk vises nå. Her kan du velge ethvert sosialt nettverk som du har koblet til Office 2013-kontoen din. Du kan velge om seerne kan vise eller redigere det delte regnearket, og du kan inkludere en melding, og deretter legge den inn for vurdering.