10 Flotte gratis verktøy for alle dine grunnleggende forretningsbehov

Det er kostbart å innføre ny programvare i et typisk småbedriftsmiljø. Avhengig av størrelsen på virksomheten din, kjøp av flere kopier av et program eller dets lisenser, kan du raskt kjøre balansen til det røde.

Alternativet er imidlertid ikke særlig attraktivt. Sikting via Internett i håp om å finne en effektiv, ikke-kostbar programvareløsning kan føre til å koste en liten bedrift like mye tid, penger og arbeidskraft til å bruke effektivt som det ville koste å kjøpe en fullt funksjonell app i utgangspunktet.

Hva er en bedriftseier på et budsjett å gjøre? Enkelt: Les denne artikkelen.

[Videre lesing: Slik fjerner du skadelig programvare fra din Windows-PC]

Nedenfor finner du 10 fantastiske programvarepakker som kan øke produktiviteten uten å redusere bankkontoen din. Vi inkluderte alternativer for de fleste store forretningsfunksjoner - fra produktivitet til human resource management til selve operativsystemet - i et forsøk på å skape en front-to-back ressurs for å få virksomheten din til å fungere for lav, lav pris på nada.

Et ord med advarsel, men: Gratis programvare er ikke alltid avtalen som det ser ut til å være. Mens premium programvare vanligvis kommer med hyppige oppdateringer og et hjelpsomt supportpersonell som bare er en telefonsamtale unna, kan gratis programvaren være litt mer grov rundt kantene, spesielt når det gjelder dokumentasjon, brukervennlighet, og nyansert funksjonstøtte. Når det er sagt, er verktøyene som er skissert her, blant kremene i den frie programvaren, slik at du ikke må rulle opp ermene og dykke inn i et teknisk supportforum for ofte.

Operativsystem: Ubuntu Linux

Ubuntu: Rent og ganske enkelt.

Kostnaden for Windows-lisenser legger opp raskt, mens åpen kildekode Linux koster en krone. Ubuntu er også et bra darn-operativsystem, forutsatt at arbeidsstyrken ikke har noe imot å forlate det tradisjonelle Windows-skrivebordets kjennskap til mer ukjente farvann. Linux-programvaruen er forskjellig fra Windows-programmet, men hvert program som er nevnt i denne artikkelen, med det opplagte unntaket til Microsofts sikkerhetspakke, kjører ganske bra på Ubuntu.

Mens det ofte er spøk på at Linux er nær umulig å bruke, har Canonical og en rekke open source-entusiaster lagt stor vekt på å gjøre Ubuntu svært brukervennlig. Vi vil også hevde at det kommer til å være like frustrerende å prøve å utgjøre Windows 8s moderne brukergrensesnitt i forretningsmiljøet. Og ikke engang få oss til å begynne med om hvor flott det er å kjøre Linux på lavdrevne systemer som ville visne og kvele ved blikket av Microsofts største OS. Men hvis du fortsatt ikke er overbevist …

Productivity suite: LibreOffice

LibreOffice består av flere moduler, som Microsoft Office.

Det er rimelig å si at en av de største utfordringene virksomheten står overfor, og-sann-(og-pricy) Microsoft Office-pakke for en freeware-kontorpakke som LibreOffice er kompatibilitet. Spesielt bekymrer det seg om at nyopprettede dokumenter eller regneark - hvis utvidelser slutter med bokstaven "x", ikke fungerer med LibreOffice, og selv om de gjør det, ser de ikke helt ut.

Selv om det helt sikkert er sant at det kan være et par generelle forskjeller når du åpner et Microsoft Excel-regneark i sin opprinnelige app versus LibreOffices Calc, og at vi hellere vil bruke PowerPoint enn LibreOffices mer mangelfulle Impress (beklager!), er suiterens Writer-app ganske enkelt utmerket, spesielt for prisen. Og ja, LibreOffice Writer åpner DOCX-filer, selv om du kan komme inn i noen svake formateringsproblemer i dokumenter med store klokker og fløyter.

Vår anbefaling? Hvis det ikke er for mye trøbbel, må du begynne å lagre viktige Word-dokumenter i eldre filformater at LibreOffice vil ha mindre problemer med-lignende Word 97-2003-dokumenter, RTF eller ODF (OpenDocument Format) -filer, for færre problemer under bryteren.

Sikkerhet: Windows Defender / Microsoft Security Essentials

Windows 8-PCer leveres med forhåndsinstallert Windows Defender.

To sikkerhetsprogrammer samtidig? Ikke helt, selv om dette vil kreve en rask forklaring.

I alle versjoner av Windows før Windows 8 er Windows Defender en anti-spyware-app. Det er godt å ha, men ikke som misjonskritisk som en sanntids virusskanner. Microsoft Security Essentials fyller den rollen i Windows XP, Vista og Windows 7. For Windows 8 fusjonerte Microsoft AV- og anti-spyware-programmer inn i et enkelt, samlet program som ble kalt-du gjettet det - Windows Defender. Fikk det?

Mens ulike typer bedrifter kanskje trenger mer robuste sikkerhetsalternativer enn Microsofts gratis løsninger, er det absolutt ingenting galt med å holde Microsofts svært funksjonelle (og svært gratis) antivirusprogram i lommen for noen systemer som trenger grunnleggende beskyttelse. Bare ikke forvent at appene skal gjøre en god jobb med å rapportere til en sentralisert autoritet om virus funnet eller oppdateringer som trengs.

En annen kraftig app verdt å sjekke ut er den gratis versjonen av Comodo Internet Security. Med det kan du få det beste ut av den tidligere nevnte Windows Defender og Microsoft Security Essentials i en enkelt app: Anti-spyware, brannmur og antivirusfunksjoner, automatisk sandkasse for å låse ut ukjente filer før de kan skade, og en låsekapasitet som holder dine kritiske Windows-filer skadet av problematiske apps. Comodo ber ofte brukerne å ta sikkerhetsbeslutninger, mens Microsoft-programvaren fungerer mer bak kulissene.

E-post: Zimbra Desktop

Zimbra Desktop gjør e-post, men også mye mer.

Siden Mozillas Thunderbird er i utgangspunktet På livsstøtte på dette tidspunktet har verden av "freeware alternativer til Microsoft Outlook" tatt en hit. Zimbra Desktop tilbyr imidlertid en overbevisende pakke med funksjoner som en stasjonær e-postklient, spesielt for ansatte som har ansvaret for å overvåke bedriftens sosiale kanaler.

Zimbra Desktop inneholder alle stiftelementene i en desktop e-postklient, for eksempel et e-postgrensesnitt, en kalender, oppgavelister, en frakoblet modus, og så videre. Appen inneholder også en seksjon som lar brukerne beholde faner på sosiale hotspots som Twitter og Facebook; mer forretningsvennlige tjenester som WebEx og LinkedIn; og generelle tjenester som Yahoo Web Search og Local Lookups.

Zimbra Desktop støtter POP og IMAP e-post ut av boksen, sammen med Yahoo Mail, Gmail, AOL, Hotmail og selvfølgelig-Zimbra Collaboration Server-kontoer.

Prosjekt ledelse: Freedcamp

Freedcamp høres veldig ut som Basecamp, ikke sant? Det er en grunn til det. Dette kostnadsfrie prosjektsporingsverktøyets funksjonssett har en mye til felles med sin kostbare prosjektsporing-motpart.

Hvis du noen gang har sett Basecamp-grensesnittet, vet du hva vi snakker om. Hvis ikke, her er et krasjbane: Freedcamp lar deg opprette prosjekter, der du kan opprette og tildele oppgaver til ulike brukere i organisasjonen. (Forfallsdato vises i en egen kalender.) Når brukere logger på kontoene, presenteres de med et lett å fordøye dashbord med all aktiviteten som skjer i et bestemt prosjekt, i tillegg til å gjøre ting og større "Hvor er vi på den overordnede tidslinjen?" Milepælelementer som definerer hva du jobber med. Brukere kan til og med spore sin tid på en bestemt oppgave, som kommer til nytte dersom virksomhetsregningene dine per time.

Menneskelige ressurser: OrangeHRM

Med et navn som OrangeHRM, hva fargevalg forventer du?

Administrere dine menneskelige ressurser er kritisk i alle, men de minste av enkeltpersoners virksomheter, og holde oversikt over dine medarbeidsopplysninger i et kollapset regneark vil ikke kutte det. Det betyr ikke at du trenger å bruke en arm og et ben på premium human resource management software, men. OrangeHRM - et helt gratis og open-source HR-system - spinner en rekke vanlige HR-moduler rundt et enkelt, sentralisert styresystem.

Med andre ord funksjoner som suitenes sentrale medarbeidsdatabase, ansattes forlengelsesspor, tidsprosessmodul, sporingssystem for søkersøking og system for ytelsesvurdering - for å nevne noen av de tilgjengelige alternativene - alle knyttes til en enkelt administrasjonsmodul som tillater en universell "admin" for å tilordne forskjellige rettigheter og tillatelser for de nevnte funksjonene etter vilje.

Lyder komplisert? Det er ikke. Den enkle læringskurven til OrangeHRM er like stor av et salgsargument som dets fullstendighet. Hvis du trenger mer avanserte funksjoner eller ikke vil ha problemer med å opprettholde HRM-programvare på egen maskinvare, er det imidlertid en betalt programvare som en tjeneste (Saas) -versjon tilgjengelig. Du kan også betale for trening eller tilpasset programvare.

Nettsteddesign: Weebly

Den gratis versjonen av Weebly er bra for å lage en grunnleggende nettside.

Hvis du ikke vet absolutt ingenting om webdesign, men likevel vil ha en slags Web tilstedeværelse som er bedre enn en om.me side eller en standard parkert domeneside, Weebly er din billett.

Den gratis versjonen av denne webappen lar deg lage et enkelt nettsted som hostes av Weebly selv - som du bygger ved å dra og slippe ulike sideelementer over en rekke forhåndsinnstilte maler. Mens enkelte deler av malene er låst, kan du få redigerbare seksjoner med avsnitt, bilder, kontaktskjemaer eller til og med en liten egendefinert HTML hvis du er så tilbøyelig. Mer avanserte elementer som innebygde videoer krever en Premium Weebly-konto.

Ikke bare kan du ha flere sider på nettstedet ditt, men du kan også tilordne andre brukere å fungere som redaktører for samarbeidende web-bygging.

Kundeforvaltning: ZohoCRM

ZohoCRM hjelper deg med å administrere kundeemner.

Hvis SMB virkelig stresser "S" -biten som i, trenger du bare tre eller færre brukere for din kundeforvaltningssoftware - så ZohoCRM er SaaS-appen for deg. ZohoCRM hjelper kjernen til å holde oversikt over kunder (og potensielle kunder), gjennomføre e-postmarkedsføringskampanjer, fange opt-in-ledergenerering, holde fingeren på salgspipelinjene, administrere salgsmuligheter og mer - alt gjennom en enkelt, brukervennlig webgrensesnitt.

ZohoCRMs gratisversjon støtter 100 megabyte av total lagring og opptil 100 000 poster.

Hvis du er ute etter mer fleksibilitet (eller brukere) enn den gratis versjonen av ZohoCRM, Du kan oppgradere til et premium-nivå til en rimelig pris, eller du vil kanskje sjekke ut SugarCRM Community Edition. Det er kraftigere enn den gratis versjonen av ZohoCRM, men det krever også hosting og konfigurering av programvaren på din egen server. Du trenger litt mer teknisk ekspertise - og vilje til å ta det robuste SugarCRM-hjelpforumet - for å få dette fullverdige verktøyet til å fungere jevnt.

Regnskap: GnuCash

GnuCashs brukerinterface er blid, men lett å bruke.

GnuCash er et åpen kildekode-regnskapsprogram som bruker et grensesnitt med kontrollbokstype for å spore grunnleggende inntekter og utgifter. Og fordi denne appen bruker den dobbelte faktureringsmetoden, hjelper den deg med å balansere bøkene dine ved å sørge for at transaksjonstransaksjonene dine samsvarer. Med andre ord, penger som går inn og ut, må passe til virksomhetenes eiendeler og gjeld.

GnuCash tillater brukere å sette opp transaksjoner og påminnelser på en svært tilpassbar tidsplan. Programvaren ble bygget med småbedriftsregnskap i tankene, komplett med myriade rapportalternativer (inkludert resultatregnskap), kunde- og leverandørsporing, fakturahåndtering, sjekk utskrift, lønnsledelse og tonnevis. ikke, men inkluderer dedikert beholdning eller POS-verktøy.

E-postmarkedsføring: MailChimp

MailChimp inneholder robuste analytiske verktøy.

MailChimp er gratis som i "freemium", men det er gratis tilbud er faktisk ganske nådig. Den gratis tier av denne populære e-postmarkedsføringsservicen gjør at du kan sende opptil 12 000 e-postmeldinger per måned til en liste som ikke er større enn 2000 e-postadresser. Med andre ord kan du ikke sprenge verden, men den typiske småbedriften kan sikkert sende en betydelig del av sin kundebase.

Den gratis versjonen av MailChimp er relativt ubegrenset når det gjelder å skape og bruke maler, sende til abonnenter i henhold til sted, og bruke dynamisk innhold til e-post quasi-tilpasset ulike skiver av kunden din. Og uansett om du bruker MailChimps gratis- eller proversjoner, får du tilgang til appens omfattende rapportering og A / B-deltesting.

Ønsker du mer?

Hvis du leter etter ekstra kostnadsfrie alternativer, Vår guide til The Best Freeware for Small Business undersøker de beste gratis alternativene som er tilgjengelige i produktivitets-, fotoredigering-, webdesign- og prosjektledelseskategorier, mens vår raundup av de 15 beste gratis verktøyene, applikasjonene og tjenestene i 2012 dekker enda mer nyttig (likevel gratis) programvare, inkludert gratis backup og lydopptak verktøy.