13 De beste måtene å bruke dropbox-papir på

Det har gått et godt par år siden Dropbox Paper gikk ut av betafasen. Samhandlingsverktøyet lar deg lage delbare notater og organisere dokumenter og filer pent i mapper eller prosjekter. Dropbox Paper godtar alle slags innhold og medieformat, og gjør det utrolig enkelt å kartlegge dokumenter.

Dropbox Paper er i stand til mer enn det. Hvis du vil utforske det fulle potensialet til Dropbox-papir, kan du se på hackene og triksene som er nevnt nedenfor.

1. Lag bare-inviterte mapper

Når du oppretter en mappe i Dropbox Paper, kan alle medlemmer av teamet se den som standard. Imidlertid, hvis du ønsker å lage en mappe for bestemte personer på teamet, er den beste løsningen å lage en mappe som bare er invitert.

For å gjøre det, klikk på knappen Opprett en ny mappe på høyre panel, og legg til navnet når det nye vinduet vises. Deretter trykker du på det bygningslignende ikonet på nedre bånd, og velger Bare invitere.

Velg navnene på teammedlemmene dine, og trykk på Opprett-knappen.

Kult tips: Du kan også velge å lage en åpen mappe stille. For å gjøre det, fjern merket for medlemmene før du trykker på Opprett-knappen.

Også på

Dropbox Paper vs Google Keep: Dybde-sammenligning

2. Sjekk ut kraften i søk

Trenger du å søke etter et dokument som har et bestemt ord? Kraftsøket gjør det mulig. Alt du trenger å gjøre er å skrive inn nøkkelordet i søkefeltet, og den aktuelle filen eller mappen vises med en gang.

For eksempel vises Ransomware-artikkelen i GT> Android> Innlegg> AI-mappen for kontoen min. Så jeg trenger ikke å gå helt til den mappen.

På samme måte kan du bare søke etter tittelen på dokumentet, og verktøyet vil ta vare på resten.

3. Ta snarveien

I denne alderen hvor alt er nesten øyeblikkelig, er det viktig at du også følger den samme mantraen mens du administrerer teamet ditt på papir, spesielt når det gjelder formatering av dokumentene.

Dropbox Paper leveres med et utvalg snarveier. Bortsett fra de generelle snarveiene som Ctrl + B for Fet og Ctrl + U for Understrek, støtter dette samarbeidsverktøyet en rekke alternativer.

• Nummerert liste: 1. etterfulgt av et mellomrom
• Oppgaveliste: etterfulgt av et mellomrom
• Topptekst: Ctrl + Alt + 1
• Dato: / dato etterfulgt av mellomrom

Så hvis du må legge til en serie oppgaver, legger du til * etterfulgt av plass, og en kule blir lagt til umiddelbart.

Med disse sparer du mye tid på å gå frem og tilbake mellom verktøylinjen i et dokument. De gjør også arbeidsflyten mer sømløs.

For å vite hele listen, klikker du bare på tastaturikonet nederst til høyre.

4. Lag oppgaver som en sjef

Som du allerede vet, for å legge til en sjekkliste over elementer, alt du trenger å gjøre er å skrive etterfulgt av et mellomrom. Den gode nyheten er at du kan tilordne disse sjekklisten / oppgavene mens du er på farten ved å bare legge til et @-tegn etterfulgt av teammedlemmets navn.

Så hvis du trenger å lage en oppgave som heter 'Legg til kommentarer på Facebook' og tilordne den til Sylvia med en forfallsdato 11. mars 2020, må du bare skrive følgende kommando.

Legg til kommentarer på Facebook @Sylvia / 11/03/2020

Det er det. Ingen ting å leke med verktøylinjen eller på toppbåndet.

Kult tips: Bruk Present-ikonet øverst for å presentere dokumentet ditt som en lysbildefremvisning.

Også på

#gjøremålsliste

Klikk her for å se artikler om oppgavelister

5. Legg dokumenter i mappen

Åpner du en bestemt mappe for å plassere et dokument i den ofte? Det er et forferdelig bortkastet tid.

Den beste måten er å lage dokumentet på hjemmesiden. Når du har navngitt den, klikker du på koblingen Legg til i mappen under dokumentnavnet, og verktøyet vil ta seg av resten.

Visste du at: Dokumenter uten mappestruktur vises som Ufylt på hjemmesiden.

6. For mange emojier? Tell dem!

Tror du at du brukte altfor mange emojier på dokumentet ditt? I stedet for å sette seg ned for å telle dem manuelt, hva med å la Dropbox Paper gjøre jobben?

Jepp, du leste det riktig. Bortsett fra standardtellingene som ordtelling og tegntelling, teller Dropbox Paper også antall emojier.

Så hvis du føler at 29 emoji er litt for mye, kan du bare gå tilbake til dokumentet og fjerne dem.

For å kontrollere ordtellingen, trykk på trepunktsknappen øverst til høyre og trykk på alternativet for Word Count.

7. Lim inn skjermbilder som en proff

Et annet kult triks som Dropbox Paper lar deg gjøre er at du ikke trenger å laste opp skjermbilder og bilder på den konvensjonelle måten. Alt du trenger å gjøre er å kopiere bildene fra kilden og lime dem inn på dokumentet.

Omorganisering av bilder på Dropbox Paper er også like enkelt som en dra og slipp. Velg bildet du vil flytte, og flytt musepekeren til ønsket sted. Nifty, ikke sant?

Også på

Slik tar du rullende skjermbilder i Windows 10

8. Kobling til forskjellige medieelementer

Det være seg en lydfil eller en YouTube-video, Dropbox Paper lar deg vise dem ganske enkelt. Mantraet? Kopiere og lime inn. Ja, du trenger ikke å legge til integrasjonslenken.

Her må du ganske enkelt kopiere video- (eller sangen) -koblingen fra adressefeltet og lime den inn på dokumentet ditt - Jepp, ligner på bilder og skjermbilder.

9. Integrer med kalenderen din

Sist, men ikke minst, kan du integrere Paper i Google Kalender (eller MS Outlook). For å gjøre det, klikk på dokumentnavnet, så ser du en liten nedtonet ledetekst for å koble til en kalenderhendelse.

Velg den valgte kalenderen, og legg til datoen og møteanmerkningene når installasjonen er ferdig.

Den gode nyheten er at når du har integrert kalenderen, vil alle kommende møter vises på Papirs hjemmeside.

10. Link som en Ninja

Jepp, jeg vet at det er nyttig ikon foruten Invite som lar deg legge til eksterne lenker. Men det er tungvint å klikke på det og deretter legge til lenken hver gang du må legge til en lenke.

Den smarte tingen å gjøre er å velge teksten du vil koble til, trykke på Ctrl + K, og deretter legge til lenken. Nifty, ikke sant!

11. Eksporter dokumentene

Dropbox lar deg også eksportere dokumentene i PDF-, Word- eller Markup-formater. Det er spesielt nyttig hvis du må sende over noen dokumenter til klienter eller forretningspartnere som ikke har tilgang til teamets Dropbox Paper.

For å eksportere, velg dokumentet fra hjemmesiden og trykk på Eksporter-knappen, som vist på skjermdumpen nedenfor.

Velg deretter formatet ditt, og nedlastingen starter om noen sekunder.

Sett penn på papir

Bortsett fra alle funksjonene ovenfor, lar Dropbox Paper deg enkelt integrere med tredjepartsapper som utvider omfanget av verktøyet med flere grader. Fremfor alt kan du koble til Dropbox-filene og dokumentene dine like enkelt som du vil legge til en avkrysningsrute eller en kuleliste.

Neste opp: Ser du etter måter å bruke Dropbox fra Gmail? Sjekk ut den neste artikkelen for å finne ut hvordan.