5 Krafttips for å lade pdf-arbeidsflyten din - veiledende teknologi

Hvis du er en liten bedriftseier eller frilanser, behandler du sannsynligvis mye PDF-filer. Det være seg fakturaer, estimater eller kontraktsdokumenter, nesten alt blir sendt i PDF-filer i disse dager.

Når antallet PDF-filer øker, blir det vanskelig å administrere dem. Her er noen tips for å hjelpe deg med å overlappe arbeidsflyten.

1. OCR-dokumenter med FreeOCR

OCR er en flott teknologi som behandler dine skannede eller nedlastede PDF-filer og gjør teksten gjenkjennelig. Dette kan være spesielt nyttig for indeksering av sider du skanner med skanneren. FreeOCR er et gratis verktøy for Windows som gjør nettopp det.

Det er en lett applikasjon som går i PDF-format, analyserer innholdet og gjør den ikke-valgbare teksten i bildet / PDF-skjemaet til normal tekst du kan jobbe med.

2. Lag og rediger PDF-filer med Foxit Reader

Foxit Reader er en gratis PDF-leser for Windows, men den kan gjøre mye mer enn å lese PDF-filer. Foxits grensesnitt ser farlig nær Microsoft Office-pakken, men hvis vi ser på den lysere siden, vil Office-brukere føle seg hjemme. Du kan opprette et dokument i MS Word / Excel akkurat som du gjør nå, men i stedet for å bruke MSs innebygde eksportverktøy, kan du bruke Foxits mye forbedrede alternativ i stedet.

Viktig merknad: Foxit Reader har bundet adware (les irriterende verktøylinjer) av og på med produktet sitt. Så følg med på installasjonstrinnene og sørg for å velge den tilpassede installasjonsmodusen i stedet for standard.

Hvis du har Foxit Reader installert, bør du se PDF-alternativene i Office-programmene beleilig plassert i båndmenyen. Hvis du er ute etter en mer innfødt tilnærming til å lage PDF-er, er Foxit et must å prøve. Du kan også bruke Foxit til å kommentere og fremheve PDF-filer.

3. Lagre PDF-filer på Google Drive

Google Drive gir deg 15 GB lagringsplass gratis som du kan utvide ved å betale en årlig avgift. 15 GB vil være nok for de fleste av oss. Hvorfor vil du til og med laste opp PDF-filene dine til Google Drive, spør du? Vel, den samme grunnen til at du tar sikkerhetskopi av ting til sky. Å ha en kopi på nettet er alltid fornuftig.

Og med Drive kan du gjøre mye mer enn bare å ta sikkerhetskopi av PDF-filer. Google Disks styringssystem for mapper betyr at alle PDF-filene dine kan arkiveres på en systematisk måte som vil redusere hentingstiden senere. Du kan også raskt knytte dem til e-posten din i Gmail når du trenger å sende en PDF til noen. Gmail sin utmerkede vedleggsfunksjon sikrer at en mottaker aldri trenger å forlate nettleseren hvis han bare vil se på et vedlegg.

4. Slå på OCR i Google Drive

Google Drive støtter OCR. Hvilke midler vil lagre OCR-drevne PDF-filer og la deg søke direkte fra dem.

For å aktivere denne funksjonen, klikk Innstillinger- ikonet fra Google Drive-siden, gå til Last ned innstillinger og sjekk alternativet som sier Konverter tekst fra Lastet opp PDF og bildefil. Nå blir alle PDF-filer du laster opp skannet og konvertert til søkbart format.

5. Søk i PDF-filer med Google Drive (eller Evernote)

Nå som alle dine skannede PDF-filer er OCR-filer og lastet opp til et sentralt sted, kan det brukes til god bruk. Du kan bruke Google Drive til ikke bare å søke på PDF-filer etter tittelen, men også etter teksten i dem.

Så hvis du ikke husker navnet på PDF-filen du leter etter, men du vagt husker innholdet, kan Google Drive sikkert hjelpe deg.

Alternativ: Evernote gir lignende (og forbedret) funksjonalitet, men den er bare tilgjengelig for Evernote Premium-brukere. Hvis du er en av dem, kan jeg ikke anbefale å bruke Evernote til å lagre og indeksere PDF-filene dine høyt nok. Ettersom Evernote er et skrivebordsapplikasjon, tar det mye mindre tid å søke, og nylige oppdateringer til Evernote-søk har gjort det virkelig kraftig. Hvis du er villig til å betale for en tjeneste for å administrere PDF-filene dine, bør du absolutt se nærmere på Evernote.