5 gode tips for å håndtere forskjellige versjoner av ms office

MS Office-suiten har modnet opp gjennom årene når det gjelder funksjonene og funksjonalitetene. Det som imidlertid alltid har vært en bekymring med suksessive oppgraderinger er kompatibiliteten til nye versjoner med de eldre.

Hvis du nå bruker forskjellige versjoner av MS Office eller samarbeider med folk som bruker en annen versjon av Office enn din, behandler du dette problemet daglig. Imidlertid vil du gjerne vite at du kan redusere risikoen for å bli bekymret ved bare å huske og øve på noen få ting.

La oss se hva de er.

Se også: Lær og forstå forskjellene mellom MS Office 2013 og Office 365 her.

1. Kjenn filformatene

Office 2007-2013 bruker forskjellige filutvidelser sammenlignet med Office 97-2003. De har tilført 'x' til slutt, noe som er en indikasjon på bruken av Extensivt Markup Language (XML).

MS Office Tool	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Arbeid i kompatibilitetsmodus

Når du åpner en 97-2003-fil i et produkt 2007-2013, åpnes filen i kompatibilitetsmodus. Du kan fortsette å jobbe i den modusen slik at du ikke introduserer ting / funksjoner som ikke støttes.

Merk: I kompatibilitetsmodus vil du ikke kunne bruke 2007-2013-funksjonene selv om du bruker versjonen av programvaren.

Ideelt sett, hvis du skal dele dokumentet ditt med noen som bruker 97-2003, bør du fortsette å jobbe i kompatibilitetsmodus.

3. Konverter for nye funksjoner

Hvis du ikke skal dele den nedre versjonen av filen, og hvis du bruker den høyere versjonen av programvaren, bør du konvertere filen. På den måten vil du kunne dra nytte av de nye funksjonene.

For å konvertere dokumentet ditt, gå til File -> Info -> Convert som vist i diagrammet nedenfor. På den måten blir den originale filen konvertert og erstattet.

4. Se etter problemer

Anta at du har jobbet 2007-2013 og på slutten av arbeidet ditt skjønner du at du trenger å dele dokumentet med noen som har 97-2003. Mens du jobbet, har du kanskje brukt funksjoner som ikke støttes av de lavere versjonene.

I slike tilfeller bør du sjekke for problemer før du deler det. På den måten vil du redusere potensielle risikoer for å miste data og formatere ved deling. Klikk på Fil -> Info -> Sjekk etter problemer, og rett deretter opp ting som programvaren ber om.

5. Lagre som 97-2003

Hvis du velger å lagre dokumentet som et 97-2003 dokument til tross for at du jobber med den høyere versjonen, vil programvaren sjekke for kompatibilitet av seg selv. Hvis den finner noen, vil den be brukeren.

Da vil deling aldri være en bekymring.

Kult tips: Er du noen som ikke har MS Office i det hele tatt? Har du noen gang hatt behov for å åpne en slik fil? Bekymre deg ikke, du kan åpne dem uten å ha MS Office installert.

Konklusjon

Dette er de eneste få grunnleggende tingene du trenger å huske på hvis arbeidet ditt krever samarbeid med folk som jobber med forskjellige versjoner av MS Office. Bare noen få ekstra trinn, og du kan faktisk spare mye forvirring som kan oppstå på grunn av kompatibilitetsproblemer.