17:00: Enkel, tilpassbar prosjektledelse

Administrere og prioritere oppgaver er nøkkelen til å møte forretningsforpliktelser. Nesten alle bedrifter profesjonelle har en metode for å håndtere små prosjekter og effektivt samarbeide med andre for å få jobben gjort. Men kan du bli bedre?

Jeg husker en klient som stolt viste meg sitt oppgavehåndteringssystem: Han prydde hver enkelt ting på en klebrig notat og slengte den på skjermen på skjermen. Når en oppgave ble høy prioritet, flyttet han papiret høyere på siden av skjermen og skiftet de andre notatene lavere. Da han var veldig opptatt, overlappet notatene seg til skrivebordet sitt, marsjerte han i to regimenterte linjer ned hver side av skjermen til tastaturet.

Dessverre styrket sitt hjemmekulturelle prosjektstyringssystem en natt. En ny kontorrengjør kom inn og flittig rengjort skjermen og skrivebordet. Neste morgen fant han alle sine nøyaktig ordnede klebrig stablet i en pen haug ved telefonen. Han tilbrakte en halv time med sin oppgaveprioritering.

[Videre lesing: De beste TV-streamingtjenestene]

Det er ingen unnskyldning for å holde fast i et papirbasert prosjektstyringssystem når flere enkle webtjenester nå kan gjøre jobben mye bedre. Disse tjenestene bidrar også til at alle prosjektgruppemedlemmer raskt blir oppdatert om endring av tidsfrister og nye utviklinger.

Jeg liker QG | Programvare er 17:00, en relativt billig ($ 18 per måned og oppover), brukervennlig prosjektledelse som kan hjelpe deg med å prioritere oppgavene dine og administrere mindre prosjekter. Den har et flott brukergrensesnitt som er mer tilpassbart enn de fleste andre web-baserte tjenester.

17:00 er ikke et Microsoft-prosjekt: Det kan ikke enkelt håndtere store eller langsiktige prosjekter. Men det lar deg opprette og oppdatere oppgaver og prosjekter enten på nettet eller via e-post. Visuelt tiltalende tidslinjediagrammer lar deg raskt sjekke fremdriften din. 5pm kan også integrere prosjektfristene med noen kalendertjenester.

Totalt tilbyr 5pm et godt avrundet utvalg av prosjektledelsestjenester som passer til behovene til de fleste lette brukere.

Ingen kredittkort kreves for prøveversjon

Registrering av en konto er enkel. Du trenger ikke engang å gi kredittkortinformasjon for gratis prøveversjon. 5 pm støtter de fleste populære nettlesere, inkludert nyere versjoner av Internet Explorer, Firefox, Safari og Opera.

Du må velge ditt eget underdomene (noe som følger med " mycompany.5pmweb.com ") for å logge på tjenesten og for å aktivere e-postintegrasjon. Flere korte videoopplæringsprogrammer gir grunnleggende instruksjoner for hvordan du bruker tjenesten.

Når du klikker på et 5pm prosjekt, vises en liste over prosjektdetaljer, inkludert oppgaver og fremdriftsindikatorer, i høyre rute. Men bare ved å svinge over et prosjekt i noen sekunder, vil det bli et popup-vindu med flere detaljer.

Etter at du har logget på, ser du fire faner ned til venstre på displayet: Prosjekter, Tidslinje, Rapporter, og Profiler. Du vil nok tilbringe mesteparten av tiden din på Prosjekt-fanen. Ved å klikke på den vises en liste over prosjekter i venstre rute. Når du klikker på et prosjekt, vises en liste over prosjektdetaljer, for eksempel oppgaver og fremdriftsindikatorer, i høyre rute. Bare svinger over et prosjekt i noen sekunder vil gi mer detaljer i et popup-info-vindu, en fin touch.

Jeg liker også måten du kan tilpasse utseendet på 17:00, bare å dra kolonner for å bytte bredder eller resort data. 17.00 kan til og med integreres med kalendere som støtter iCalendar-feeder, for eksempel Apple iCal og Mozilla Sunbird, slik at du kan sjekke prosjektets frister i kalenderappen. Slike datasynkronisering fungerer også med Google Kalender, men av en eller annen grunn (firmaet klandrer Google), er prosessen mye tregere enn det med Apples og Mozilla-appene.

E-postintegrasjon

Du kan skrive prosjekter og oppgaver direkte ved hjelp av webgrensesnittet; Alternativt kan du opprette dem ved å sende e-post til din egendefinerte 17:00-adresse. Du kan også bruke e-post for å legge til opptil 20 MB dokumentfiler og oppdatere prosentsatsen for fullføring av en oppgave. Parametere i emnelinjen for e-post gir deg mulighet til å spesifisere flere detaljer, for eksempel startedatoer og tidsfrister.

5 pms e-postintegrasjon gjør det spesielt enkelt å oppdatere prosjektinformasjon ved hjelp av en mobil enhet. Selv om det lille mobilskjermbildet ditt er utilstrekkelig til å vise 5 pm webgrensesnitt, kan du fremdeles trykke en e-postmelding for å oppdatere et prosjekts status.

17:00 støtter fire typer brukere, slik at du kan finjustere tjenestetilgang. Administratorer kan gjøre alt; Brukerne kan redigere prosjekter og oppgaver for lag som du tildeler dem til; eksterne brukere kan se prosjekter og oppgaver for sine lag; klienter kan se og redigere egne prosjekter.

Hvordan 17:00 Stacks Up

Jeg har diskutert andre prosjektledelsestjenester i en tidligere kolonne. 17:00 håndterer mer enn den populære Basecamp, men klarer fortsatt å være lett for en prosjektledelsesnofyte å forstå. Det tilbyr imidlertid ikke alle de nåværende evnene til den høyere Wrike, som nylig har lagt til Wiki-lignende kunnskapssamarbeid.

Fem betalte planer for 17:00 er tilgjengelige, med kostnader fra $ 18 til $ 175 per måned. Grunnplanen støtter fem brukere, ti aktive prosjekter og 250 MB datalagring, mens high-end-planen gir ubegrensede brukere og prosjekter, og lagringsplass på 5 GB. En 14-dagers gratis prøveversjon er tilgjengelig.

Basecamp regulerer fortsatt roost når det gjelder opplæring på prosjektnivå. Men hvis du vil ha noe litt slicker, så sett på 5 pm.

Richard Morochove er en IT-konsulent og forfatter. Send ham spørsmål om bruk av teknologi i din tilkoblede små til mellomstore virksomhet via e-post. PC World kan redigere spørringen din og kan ikke garantere at alle spørsmål blir besvart.