Vær mer produktiv i Microsoft Outlook

Støtter du på Microsoft Outlook for dine e-post og planleggingsbehov? Er du irritert med e-postklienten? Vel, bli med i klubben - tusenvis av Outlook-brukere støtter Microsoft for forbedringer i neste versjon. Men denne uken lar vi ikke bare klage på Outlook; Jeg er her for å fortelle deg hvordan du skal gjøre det bedre. Les videre for tips og verktøy som vil gjøre deg mer produktive, akkurat nå.

Slå av Outlook's nyhetsvarsler

Vent, har du lest det riktig? Slå av Outlook's meldinger du har fått? Hvorfor på jorden vil du ønske å gjøre det? I et ord: produktivitet.

Tenk på det: Nye meldinger flyter konstant inn i innboksen din, og som standard advarer Outlook deg til hver melding.

Det er ikke så mye forskjellig fra en medarbeider som popper hodet inn i Kontoret ditt hvert femte minutt for å stille et spørsmål. Snakk om produktivitets-drap avbrudd!

Derfor kan du prøve livet uten varselene. Deaktivere dem er enklere enn du kanskje tror:

1. Velg Verktøy, Valg, og klikk E-postalternativer.
2. Klikk på Avanserte e-postalternativer. boksen ved siden av "Spill av en lyd."
3. Fjern merket i boksen ved siden av «Endre markørknappen kort.»
4. Fjern merket i boksen ved siden av "Vis et konvoluttikon i varslingsområdet."
5. Fjern merket for Klikk på OK, og du er ferdig.
6. Outlook fortsetter å hente (eller motta) ny e-post med jevne mellomrom, men uten noen vanlige forstyrrelser.
7. Med andre ord kan du se gjennom innboksen din på skjemaet, ikke Outlook.

Endre emnelinjene for arkivert Outlook-e-post

La oss se på en annen e-post irritasjon: Emne linjer som ikke lenger samsvar med innholdet i meldingen.

Anta at du og noen kolleger begynner å bytte e-post om selskapets piknik. Et eller annet sted underveis, skifter samtalen til salgsprognoser, hvor noen klistrer i noen nye tall. Nå er det en e-post du vil beholde for fremtidig referanse.

Bare ett problem: Emnelinjen viser fortsatt "selskapspiknik". Det vil ikke være spesielt nyttig når du ser etter en melding om salgstall.

Heldigvis har Outlook en skjult funksjon som lar deg redigere en emnes emnelinje. Slik gjør du det:

I Outlook åpner du e-posten (Du kan ikke gjøre dette med forhåndsvisning av meldinger, du må dobbeltklikke meldingen for å åpne den i et nytt vindu.)

Klikk hvor som helst i Emnelinjen for å plassere markøren.

1. Rediger motivet slik det passer deg.
2. Trykk Enter, og godta hvilken advarsel Outlook gir deg.
3. Det er det! Nå kan du sende e-posten med en mer passende - og gjenkjennelig oversikt - emnelinjen.
4. Bruk Outlook til å få tilgang til Twitter-kontoen din

Hvis du bruker Outlook til å administrere kontakter, kalender, e-post og lignende, hvorfor ikke bruke det til Twitter også? Det er ideen bak TwInbox, en gratis plug-in som legger til en Twitter-verktøylinjen til Outlook.

Når installert, legger TwInbox en ny mappe til innboksen din. (Det kan også skape individuelle mapper for hver avsender, som kan være nyttig fra et organisasjonsmessig synspunkt - med mindre du følger mange mennesker.)

Derfra leverer du bare ditt Twitter brukernavn og passord og presto: Den henter alle tweets fra kontoen din og lar deg lese dem akkurat som du leser e-post.

Et klikk på verktøylinjen er alt som trengs for å sende ut din egen oppdatering, sende en direkte melding, svare på en melding eller retweet noe. TwInbox klipper automatisk lange URL-adresser via TinyURL.

Verktøylinjen viser også en forhåndsvisning av nye tweets når de kommer, noe som sparer deg for å bytte til tweets-mappen hver gang du vil se etter oppdateringer.

I kort, TwInbox er et kjempefint lite verktøy, og et must-ha for alle Twitter-kjærlige Outlook-brukere. Jeg ønsker at det kunne håndtere mer enn en Twitter-konto, men jeg kan ikke argumentere med prisen: TwInbox er gratis.

Legg til en stavekontroll til Outlook Express

Leser Karl trenger hjelp med stavemåten. Han trenger spesifikt en stavekontroll for Outlook Express, fordi metoden han bruker nå er selve definisjonen av "problemfri". Karl sier han komponerer nye meldinger i WordPerfect, staver sjekker dem der, og eksporterer teksten til importere til Outlook Express. Det er sinnsykt! (Seriøst, Karl, noensinne hørt om kopi og lim inn?)

Heldigvis kan denne problemfri prosedyren avsluttes akkurat nå. Det første alternativet er å installere en tredjeparts spell-checker, som den passende navnet Spell Checker for OE. (Selv om vår nedlastingsside sier at det er shareware, sier forfatterens produktside at tillegget er gratis.)

Men i stedet for det, anbefaler jeg å oppgradere til Windows Live Mail. Denne gratis OE-erstatningen fra Microsoft tilbyr et mer strømlinjeformet grensesnitt og noen trengte nye funksjoner, inkludert dynamisk søk ​​(resultater vises når du skriver), spamfilter og en kalender som kan synkroniseres med din online Windows Live-kalender. Det har også en stavekontroll.

Dette fungerer i Outlook 2003 og 2007; Jeg er ikke sikker på tidligere versjoner.

Rick Broida skriver PC Worlds problemfri PC-blogg. Registrer deg for å få Ricks nyhetsbrev sendt til deg

hver uke.