Bli en PowerBooks-strømbruker i 11 enkle trinn

Det er grunnen til at QuickBooks er den mest populære småbedriftsregnskapsprogramvaren. Intuit har til tross for 13 år tilbrakt sine egenskaper. Fordi det er en ny versjon hvert år, er du kanskje ikke opptatt av alt du kan gjøre for å gjøre QuickBooks enklere og raskere å bruke.

Enten du bygger rapporter eller søker snarveier for å hente nøkkelinformasjon, disse tipsene vil spare deg tid og tastetrykk. Hvert tips er merket med QuickBooks utgivelsesår hvor det først dukket opp, går tilbake til QuickBooks 2010. Alt eldre er ganske enkelt vist som før 2010.

Lag QuickBooks Følg dine preferanser

QuickBooks tilbyr et stort antall alternativer i Vinduet Innstillinger, som du åpner fra Rediger-menyen. For hver Preference-element får du faner for personlige og bedriftens alternativer. De personlige alternativene gjelder bare for den nåværende brukeren, mens selskapsalternativene vises til alle brukere. Det er verdt å klikke på begge kategoriene for å se alle dine tilpasningsvalg.

1. Velg skrivebordet ditt (QB2010)

Skrivebordvisning

Standardflytdiagrammet som vises når du fyrer opp en ny kopi av QuickBooks, ser ut som noe fra en regnskapsklasse, men heldigvis er du ikke fast i den. I Innstillinger, Skrivebordvisning kan du velge en annen oppstartsskjerm, for eksempel den populære Bedriftsbildesjiktet, ved å gå til vinduet du foretrekker og deretter klikke på Lagre gjeldende skrivebordsknappen. Alternativt kan du ha QuickBooks bare lagre vinduene du jobber med når du lukker den ned ved å klikke på Lagre når du lukker firmaet. I det samme vinduet kan du også velge mellom standardalternativet, holde flere vinduer åpne når du jobber, eller det eneste til en gangsalternativ (når du åpner et vindu, lukkes den forrige automatisk).

2. Fremskynde søk (QB2012)

Søk

QuickBooks søkefunksjon lar deg finne elementer i enten firmafilen eller programmets hjelpefiler. Som standard vises et søkefelt i toppikonikonet (oppfordret til Vis og deretter Topp ikonlinjen), men under Innstillinger, Søk kan du fjerne det, og spesifiser også om du vil ha et selskap eller hjelpe filsøk. (Som standard kan QuickBooks velge fra en rullegardinmeny under søkefilen hver gang du starter et søk.) På fanen Firma kan du også angi hvor ofte QuickBooks skal indeksere bedriftsfilen din slik at søkene gjenspeiler nylige oppføringer. QuickBooks anbefaler indeksering med 30-minutters intervaller, men siden indeksering kan redusere programmet, vil du kanskje velge lengre strekker. Når du trenger å finne en nylig transaksjon, kan du alltid klikke på Oppdater nå-knappen i dette vinduet.

3. Finn gamle meldinger (pre QB2010)

QuickBooks har som standard en mengde påminnelser som du kan slå av ved å merke en boks, ikke-show-this-message-again i meldingen. Men hvis du vil bringe dem tilbake, hopper du bare til vinduet Generelle preferanser og klikker på "Tilbakestill alle en tidsmeldinger" -boksen. Her kan du også ha QuickBooks bruk Enter-tasten til kategorien mellom felt, vise (eller undertrykke) klippet tekst i ToolTips, velg mellom å bruke dagens dato og datoen for den siste transaksjonen for nye transaksjoner og mye mer. 2012 og nyere versjoner gir deg muligheten til å kjøre QuickBooks i bakgrunnen for å øke hastigheten på lanseringen.

Arbeid bedre med data og rapporter

4. Legg til eller rediger flere listeposter (QB2011)

Flere listeposter

Si at du må oppdatere en QuickBooks-liste, alt fra kunder og leverandører til tjenester og deler. Legg til / rediger flere innlegg under Lister-menypunktet gir flere praktiske måter å gjøre det på. Ved å vise listedata i et regnearklignende gridformat, kan du sette inn, fjerne eller flytte kolonner og lime kopierte Excel-celler, i tillegg til å bare skrive inn nye oppføringer. En Kopier ned kommando som vises når du høyreklikker en celle, fyller du resten av kolonnen med innholdet i cellen. Bruk imidlertid forsiktig da det vil overskrive noe tidligere innhold.

5. Endre en rapport før den kjører (før QB2010)

Endre en rapport

QuickBooks gjør tweaking rapporter super enkelt, men du må ikke vente på at rapporten skal åpnes før du endrer. Gå til Innstillinger, Rapporter, og sjekk av Spør meg om å endre rapportalternativer før du åpner en rapport. Fra da av, når du velger en rapport, får du et vindu med valgene sine før du kjører den faktiske rapporten. Hvis datasettene dine er store, kan dette være en sanntidspakke.

6. Automatiske oppdateringsrapporter i Excel (QB2012)

Oppdater rapporter automatisk.

Mange QuickBooks-brukere liker å eksportere rapportdata til et Excel-regneark, der de kan lage tilpasninger som varierer fra formatendringer til å legge til formler. QuickBooks for noen tid siden gjorde det enklere å lage regnearket ved å sette en Excel-knapp øverst i rapporter, noe som gir et vindu med eksporterende alternativer. Du kan til og med sette inn noen Excel-alternativer før du eksporterer dataene ved å klikke på Avansert-knappen.

Problemet med dette i tidligere versjoner er at det å oppdatere det tweaked regnearket med nye data fra QuickBooks kan være rotete. Formateringsendringer, for eksempel, ble ikke brukt på de nye dataene. Utgaven av QuickBooks i 2012 oppgraderte Excel-eksportfunksjonaliteten for å håndtere minst noen av disse problemene. Når du har opprettet en Excel-arbeidsbok med eksporterte data, oppretter QuickBooks et menyelement i Excel som lar deg oppdatere regnearket uten å kjøre QuickBooks.

Prosessen er fortsatt ikke perfekt: QuickBooks legger til og med et ark i Excel-arbeidsbøker opprettet bruker eksportfunksjonen til å forklare noen av begrensningene. Det kan imidlertid gjøre livet enklere hvis du vil massere QuickBooks-data i Excel.

Finn snarveier og menytilpasninger

7. Spille favoritter (QB2011)

QuickBooks har så mange standardrapporter som å finne de du bruker regelmessig fra menyene sine, kan bli irriterende. Du kan unngå menysurfing ved å utpeke rapporter som faves ved å klikke på hjerteikonet under en rapportstandard, lagret eller delt inn i Rapportsenteret. Etter det vil det dukke opp i fanen Favoritter i Report Center, og det er enda en Kjør favorittrapporter for å få alle rapportene til å oppdateres med ett enkelt klikk.

8. Tilpass ikonlinjen (pre QB2010)

Ikke bare ta ikonelinjen som den kommer!

Standard QuickBooks-grensesnittet er lastet opp med ikoner til elementer du kanskje aldri trenger, og noen ganger de du savner mangler. Du kan gjøre ikonlinjen mer relevant for måten du bruker QuickBooks ved å legge til eller fjerne ikoner i vinduet Tilpass ikon ved å velge ikonet Vis og deretter Tilpass. Du kan også opprette nye ikoner ved å klikke på Avansert -knappen i det vinduet.

9. QuickBooks produktinformasjon (pre QB2010)

Produktinformasjonen til QuickBooks gir et vell av statistikk og andre opplysninger du trenger for teknisk støtte eller andre problemer. Blant annet kan du finne ut når du installerte kopien, eksakt utgivelsesnummer, lisensinformasjon, detaljer om antall brukere og listeposter, og mye mer. Få tilgang til den ved å trykke på F2-tasten på Windows PC.

10. Pop-up kalkulator (pre QB2010)

Pop-up kalkulator

Hvis du trenger å gjøre litt rask matematikk på fluen mens du lager et estimat, en salgsordre eller en faktura, trenger du ikke å gå ut av QuickBooks-skjemaet. Med markøren på et hvilket som helst dollarbeløp, klikker du bare på en av tastene + , - , * eller / (for tillegg, subtraksjon, multiplikasjon eller deling), og et lite kalkulatorvindu vil vises.

11. Mange tastatursnarveier (pre QB2010) : Folk som foretrekker tastatursnarveier til å klikke rundt grafiske menyer og vinduer har mange alternativer i QuickBooks, mange dateres tilbake til DOS-opprinnelsen. For eksempel CTRL-F innkaller det detaljerte Finn-vinduet for sporing av bestemte transaksjoner; CTRL-R produserer registeret som er knyttet til gjeldende transaksjon. Det er også tonnevis av kontekstsensitive snarveier som bare gjelder for bestemte datatyper, for eksempel hvis du jobber i et datafelt, trykker Y på datoen til den første dagen i inneværende år. For å se komplette lister over tastatursnarveier, start med å gå til QuickBooks hjelpeside om dette emnet. Derfra kan du få tilgang til lister for alle snarveikategorier: Generelt, Datoer, Redigering, Hjelp Windows, Aktiviteter og Flytting rundt et vindu.