Kjøp, Lease - eller Flytt til Cloud Computing?

Dine trofaste gamle kontormaskiner sannsynligvis slår sammen med kraften til en 20 år gammel Oldsmobile klatring Mt. Everest jobber hardt for å fullføre stadig mer kompliserte og varierte oppgaver for bedriftens ansatte. Men mens det kan være på tide å erstatte de utdaterte PCene, med dagens kredittkris, kan du vurdere alternativer for å bare kjøpe ny maskinvare som en måte å spare penger på.

Så bør du leie ny maskinvare, for å sende boks programvare? Eller prøv de nye cloud computing-løsningene som blir spioneringen som den neste store tingen? Vi vil se på en rekke alternativer for din bedrift og gi deg beskjed om hvilke som vil spare deg for penger, og som potensielt kan koste deg store.

Leasing vs Kjøpe: God handel eller dårlig ide?

I henhold til en studie fra 2007 av IDC, som kutter PCens livssyklus til tre år, mot fem eller seks år, vil spare deg for den totale kostnaden for å opprettholde det systemet. Som vist i studien, holder to generasjoner av leide stasjonære PCer (holdt i tre år hver) 20,5 prosent billigere enn å kjøpe og holde en maskin i seks år.

Livscyklusimplikasjoner til side, det er andre hensyn å mulle over før signere en maskinvare leieavtale, for eksempel leiekostnader og andre avgifter som kan oppstå hvis ikke overvåket, sier Joe Loiselle, visepresident for Global IT Advisory Services på IDC.

"Leasing er ikke dårlig, hvis De fleste [leases] favoriserer mangelen på disiplin som en kjøper har, og mest favoriserer en mobil enhet - den beveger seg, bryter og endrer hender, sier han. Med mindre du skal sende utstyret i tide og adressere leasingproblemer, mener Loiselle at organisasjonen din vil bløde penger. De fleste legger ikke merke til en leieavtale når de signerer det, legger han til, og leieavtaler er ikke akkurat utformet for å spare penger i det lange løp.

"Bedrifter gjør masseutvandring fra leasing", sier Loiselle. Leasing "er en Venus flytrap: det er vanskelig å komme inn og tøffere for å komme seg ut av." Selvfølgelig, gitt dagens kredittkris, vil det være vanskeligere å få en leieavtale eller finansiering i utgangspunktet.

Når det gjelder servere, kan det være enda vanskeligere å returnere utstyr, som data, applikasjoner og nettverk Tilkoblinger er alle berørt når du fjerner en server. Servere er ikke så enkle å rive ut av nettverket ditt, og de fleste små bedrifter har ikke redundanser på plass, ifølge Loiselle.

En endelig vurdering før du signerer en leieavtale: Bedrifter kan ofte skrive ut så mye som $ 15.000 for nytt utstyr, så det kan være fornuftig å kjøpe utstyret direkte. Vær sikker på å sjekke med din regnskapsfører eller skatteforhandler før du går over til et alternativ.

Kostnadsjämförelser: Er leasing kostnadseffektiv?

Vi så på leieavtaler på tre datamaskinprodusenters nettsteder, sammenlignet prisalternativer for ti bærbare datamaskiner. Samlet sett fant vi ut at leasing er det kostbare alternativet i det lange løp, selv om det er billigere fra begynnelsen.

På HPs nettsted valgte vi muligheten til å kjøpe ti virksomhetsbøker til en pris på $ 15.590. HP lister leieprisen for disse samme notatbøkene som $ 413 per måned for en 48-måneders leieavtale. Det er $ 19.824 for en 48-måneders leieavtale, eller ytterligere $ 4824 å leie maskinene, i stedet for å kjøpe dem direkte. (For å finne ut om andre leielengder, priser eller alternativer, sjekk HPs nettsted.)

På Dells nettsted viser selskapet finansieringsmuligheter som inkluderer både faste kjøpsmuligheter (FPO) og full markedsverdi (FMV) alternativer for leasing med 24, 30, 36 eller 48 måneders finansiering. Begge alternativene krever en $ 75 behandlingsavgift. Totalt for ti likestilte bærbare datamaskiner, sans frakt og skatt, var $ 15.695.

Vises rett ved siden av summen på Dells nettsted, er lenker til leiealternativene. (Før du går gjennom prosessen med å bli kvalifisert, kan du beregne utbetalinger basert på kredittnivået ditt - Excellent, Good eller Fair - og det totale kjøpsbeløpet.) 48-måneders leieavtalen på $ 15.695 var $ 460.96 per måned for FMV og $ 461.04 for $ 1 buy-out. Det er $ 22,126.08 for FMV og $ 22,129.92 for $ 1 Kjøp ut over 48 måneder. Du gjør matematikken: Innkjøpsutstyr sparer deg minst $ 6500 her.

Deretter klikket vi over til Fujitsu nettsted, hvor selskapet tilbyr leieoppkjøpsalternativer på $ 1, 10 prosent, eller FMV, og gir en leiekalkulator til å finne ut ut kostnadene dine. Fujitsu tilbyr ikke en 48-måneders leieavtale, men den 36 måneders leieavtalen på ti bærbare datamaskiner på totalt $ 15.000 var $ 473 på FMV-planen, $ 483 på 10 prosent kjøp og $ 522 på $ 1 Buyout. Så det var $ 17 028, $ 17 388 eller $ 18 792, henholdsvis på et kjøp på $ 15 000.

Til slutt kostet de ti bærbare datamaskiner vi forsket på de tre leverandørområdene i gjennomsnitt $ 4000 mer hvis du skulle leie dem i 48 måneder, motsetning til å kjøpe dem direkte. Mens leasing betyr at du ikke vil bli fastgjort med en bratt innledende kostnad, sparer kjøper en masse penger i det lange løp.

Kjøper sparer også potensielt mer penger nedover linjen, da leiekontrakter kan fastsette at en leverandør kan lade ekstra bør du returnere utstyret sent eller uten en ren harddisk.

Skriverleasing og elektronisk faksing: Panacea eller Problematisk?

Hvis kontorets behov også inkluderer høytrykksutskrift, sortering og alle klokkene og fløyter av en storbudsjettskriver, tilbyr mange selskaper utleie av utstyr. HP og Xerox tilbyr begge leasingalternativer for high-end, høyvolumsmodeller.

For eksempel begynner den høye volum svart-hvite HP LaserJet M5000 MFP-serien på 4000 dollar i detaljhandel, og Color LaserJet CM6030 MFP-serien starter på $ 7000. Men å leie, må du betale $ 115 per måned for M5000, eller $ 190 per måned for CM6030 for en 48-måneders leieavtale. (Det betyr at du vil bruke $ 5520 for M5000, eller $ 9120 for CM6030, i løpet av 48 måneder.)

Selv om skrivere med høy volum ikke har like kort levetid som en bærbar PC eller et skrivebord, betaler for å gjøre din forskning for å forstå leiealternativene, hva som forventes ved leieavtalen, og hva din totale kostnad vil være over leasingperioden.

For dyrt kontorutstyr, for eksempel en høyvolumskriver, Det kan hende du finner ut at ekstra penger brukt i løpet av en leieavtale er fornuftig, da det bare er en enhet som forblir på kontoret din, og det er lettere å spore enn en bærbar datamaskin. Som med enhver leieavtale, sørg for at du forstår betingelsene og om du vil bli sittende fast, send en gigantisk skriver tilbake til leverandøren når leien er opp.

Dine behov kan inkludere mindre utskrift og mer faksing, men. I dag varierer en ny faksmaskin i pris fra mindre enn $ 100 til $ 350, avhengig av funksjonssett. Men hvis du ikke sender fakser ofte nok til å rettferdiggjøre en maskin eller en egen telefonlinje, kan mange gratis og billige internettjenester sende deg fakser på nettet. Disse "virtuelle faksmaskin" -tjenestene lar deg sende fakser via e-post og motta dem; noen tilbyr et gratis lokalt fasttelefonnummer.

Gjør et Google-søk etter "online-faks", og du vil oppdage at det er bokstavelig talt tusenvis av Internett-faksingstjenester tilgjengelig, med en rekke priser og funksjoner. Noen er gratis, noen lar deg bare sende fakser, og andre lar deg både sende og motta - alt uten en fysisk faksmaskin.

En populær tjeneste, Myfax, tilbyr planer som starter på $ 10 per måned eller $ 110 per år til send 100 sider og motta 200 per måned. Tjenesten inkluderer også ett års online lagring og enten et lokalt eller et gratisnummer.

Efax er en annen Internett-faksleverandør. Det tilbyr gratis, Plus, og Pro planer. Plus-planen går rundt $ 17 per måned, og du kan motta fakser gratis. Du kan sende 30 sider per måned, og flere sider kjører 10 cent hver. For å lese eller lage fakser, trenger du gratis eMessenger-programmet. (Hvis du mottar eller sender fakser som TIF- eller PDF-filer, trenger du imidlertid ikke programmet.) Den gratis versjonen inneholder 30 dagers lagringsplass for fakser, Plus tilbyr ett års lagringsplass, og Pro-planen gir to år.

Samlet er faks på Internett en god del hvis du ikke vil betale en månedlig avgift for en telefonlinje, kjøpe utstyret eller mangle et fast kontorlokal. Onlinefaks kan også være sikrere enn en faks som sitter i et offentlig område. Men hvis du vil ha påliteligheten til en fasttelefon og et fast faksnummer, kan det hende at Internett-fakser ikke er det beste alternativet.

Nå for skyene: Lagring, servere og tjenester

Du kan bestemme deg for å bare avstå fra nytt utstyr og programvare til fordel for cloud computing, som har vunnet i popularitet og hype de siste månedene. Bedrifter som Google, Dell, HP, Oracle, Amazon, Salesforce.com, og til og med Microsoft, leverer applikasjoner, nettrom og datakraft via Internett. Men betyr dette at de tradisjonelle programmene og serverne dine vil være unødvendige?

Gartner mener at 80 prosent av Fortune 1000-selskapene vil bruke noen form for cloud computing-tjenester innen 2012. Cloud computing lar store bedrifter bruke mer penger på infrastruktur og mindre penger på den faktiske maskinvaren, men som cloud computing-gevinster i popularitet, hevder noen bransjeeksperter at kostnadene vil øke ettersom adopsjonen tar tak i.

"Windows går ikke bort, men flere og flere tjenester vil bli tilbudt fra skyen, i stedet for å installeres og administreres på bestemte lokale plattformer, sier Thomas Bittman, en Gartner-analytiker, på sin blogg. "For ikke å si at Amazon, Salesforce eller Google har alle kinks trent ut - men de har sikkert senket barrieren for oppføring for en utvikler som ønsker å bygge en global applikasjon på det billige."

Du gjør ikke må kjøpe hardware eller programvare, men du må ofte betale for plass og bruk av cloud computing-applikasjoner. (Du må kanskje ha en konsulent for å sette opp noen av disse, men.)

Noen eksempler på cloud computing-tilbud inkluderer Salesforce.com, en tilpassbar nettbasert kundeforbindelseadministrasjonsdatabasedjeneste som tilbyr verktøy for å spore kontakter og salgsledninger, løpe kampanjer, generere rapporter og spore inntekter. Du kan også lagre filer på nettet. Med AppExchange kan du bla gjennom og installere applikasjoner fra partnere og tredjepartsutviklere. Selskapet tilbyr en 30-dagers prøveversjon, og priser varierer avhengig av dine behov og antall brukere. Sjekk Salesforce-siden for spesifikk prising.

Amazons nylig lanserte EC2 (Elastic Compute Cloud) -tjeneste lar deg unngå å kjøpe webservere og leie i stedet. Begrepet "elastisk" betyr at du kan leie det du trenger på forespørsel og betale for båndbredden og serverprosessene du bruker. Lagring via Amazons S3 (Simple Storage Service) lar deg lagre og hente alle datamengder, som starter ved 15 cent per gigabyte per måned. Amazonas EC2-prismodell er basert på en rekke faktorer, inkludert dataoverføring - men det er ingen minimumsavgift eller aktivering.

Og Microsoft kommer inn i loven med sin Windows Azure, en cloud-computing-plattform som lar utviklere bygge og hoste sine tjenester på Microsoft infrastruktur. Azure er ikke tilgjengelig ennå, men det vil etter hvert eliminere behovet for å oppdatere skrivebordsprogrammene dine.

Selvfølgelig, når det gjelder cloud computing, har Google Docs vært den langvarige applikasjonskongen. Google tilbyr gratis tekstbehandling, kalender, e-post, regneark og samarbeidsverktøy, samt betalte tjenester som inkluderer e-postarkivering, muligheten til å deaktivere annonser og støtte. På nettstedet viser Google side om side fordelene med både gratis og betalte planer.

Selv om hver sky har en sølvfôr, er disse skyttjenestene ikke drømmende. For en, er du i tjeneste av leverandøren, og hvis de lider av en feil, gjør du det også. Googles siste Gmail-utgang forlot kunder strandet uten e-post og deres elektroniske applikasjoner for dager. Sikkerhet er også opp til leverandøren, så sørg for å sjekke om sikkerhetsnivået oppfyller dine behov.

Enten du går den tradisjonelle ruten for å kjøpe programvaren din i en boks, leier serverplass online, kjøper hardware direkte eller leier, det lønner seg å gjøre din forskning, og å forstå risikoen. Og husk, hvis noe høres for godt til å være sant, er det nesten alltid.