Samarbeide i sanntid med Google Dokumenter

Google Docs gir små og mellomstore bedrifter en rimelig, nettbasert kontorproduktivitetsplattform. Bortsett fra å gi individuelle brukere muligheten til å opprette, lagre og jobbe med dokumenter fra hvor som helst i verden med en levende Internett-tilkobling, gjør det mulig for Google Dokumenter at lag, jevnaldrende og samarbeidspartnere samarbeider online i sanntid på samme fil.

Med den nylig lanserte Microsoft Office 2010, og de tilhørende Office Web Apps, lar Microsoft deg nå jobbe med dokumenter i skyen. Men mens Microsoft er den dominerende leverandøren av programvare for kontorproduktivitet, har Google fordelen når det gjelder å jobbe med og samarbeide med dokumenter i skyen.

Her er en kort oversikt over Google Dokumenter-programmer og deres nylig oppdaterte, sanntidssamarbeidsfunksjoner.

• Dokumenter

Når noen oppretter et dokument, kan andre brukere som har gitt tilgang, se og redigere det også. Du kan dele et dokument med opptil 200 personer, og så mange som 50 brukere kan samtidig jobbe på samme dokument. Hvis to brukere redigerer det samme dokumentet, viser en boks øverst på skjermen de nåværende samarbeidspartnere.

Brukere som ser på eller arbeider med dokumentet, vil kunne se alle endringer og tillegg i sanntid etter hvert som de er skrevet. Åpenbart eksisterer det potensial for to samarbeidspartnere til å redigere nøyaktig samme tekst samtidig. Google overvåker nøye tidsstempelet for hver redigeringsprogram for å bruke det i riktig rekkefølge.

Heldigvis tilbyr Google også chatting, slik at brukerne kan sende direktemeldinger mens de samarbeider i sanntid. Klikk på pilen til høyre for navnene øverst på skjermen for å åpne en rute for å chatte med andre brukere som for tiden redigerer det samme dokumentet. Med chatting kan samarbeidspartnere koordinere innsats og forhindre konflikter, og det gir mulighet for øyeblikkelig tilbakemelding.

• Regneark

Som med Dokumenter kan du dele en regnearkfil med opptil 200 brukere, og så mange som 50 kan samtidig redigere. Navnet på aktive samarbeidspartnere vises øverst på skjermen, og klikke på en pil avslører en rute for sanntids chatting.

Et lite farget torg ved siden av hvert navn representerer den angitte fargen for den brukeren. Uansett hvilken celle den personen for øyeblikket er fokusert på eller redigerer, vises innrammet av den brukerens tilordnede farge, noe som gjør det enkelt å identifisere hvem som redigerer hvilken celle i et hvilket som helst øyeblikk.

• Presentasjoner

Filer i Presentasjoner, en lysbildefremvisningsprogram som ligner på PowerPoint, kan også deles med opptil 200 forskjellige brukere, men er begrenset til ti samtidige redaktører. Andre funksjoner - for eksempel visning av endringer i sanntid, og en pil ved siden av nettbaserte samarbeidspartnere som åpner et chattevindu - er de samme som i de andre programmene.

• Tegninger

Google Tegninger er nykommeren til Google Dokumenter-oppstillingen, og gir funksjoner som ligner dem i Microsoft Visio. Tegninger kan ha opptil 50 samtidige samarbeidspartnere som arbeider på samme fil, og det tilbyr chatting.

Tegninger har imidlertid en litt annen definisjon av "sanntid", da nettbaserte samarbeidspartnere bare ser hverandres fullførte endringer. Hvis noen legger til en ny form, eller endrer former eller linjer innenfor den delte tegningen, vises ikke disse endringene for andre brukere etter hvert som de blir tegnet. Hvis handlingen er kansellert før ferdigstillelsen, vil ingen av de andre redaktørene noensinne se den.

Google Docs er ikke så nær så robust og funksjonell som Microsoft Office for skrivebordet, men mange anser Office for å bli oppblåst med unødvendige funksjoner. For enkle dokumenter, regneark, presentasjoner og tegninger, er Google Dokumenter mer enn tilstrekkelig. Og for nettbasert samarbeid i sanntid, setter Google baren.

Du kan følge Tony på hans Facebook-side, eller kontakt ham via e-post på [email protected]. Han tweets også som @Tony_BradleyPCW.