Lag flott grafikk uten Excel

Selvfølgelig er vi ikke alle eksperteksperter, og noen ganger de tallerknende egenskapene til en fullblåst regneark-appen kommer bare i veien når du prøver å skape en smart, snill visuell hjelp til dine komplekse data. Med et enkeltformat data-visualiseringsverktøy som LogiXML VizLytics, kan du hoppe over hele matematikken og komme helt ned til å lage flotte bilder.

(For flere flotte presentasjonshjelpere, sjekk ut PC Worlds "Topp 5 Business Presentation Files. ")

[Videre lesing: De beste TV-streamingtjenestene]

Et gratis visualiseringsverktøy

VizLytics er en gratis tjeneste, for tiden i beta, som lar deg lage grafer og dele dem med andre. Du kan skille og telle data på forskjellige måter og deretter visualisere resultatene for å hjelpe alle med å gjøre bedre forretningsbeslutninger.

Registrering av en gratis VizLytics-konto er rask og enkel. Prøve datasett lar deg sette VizLytics gjennom sine skritt for å se hva den har å tilby. Du kan vise bar- og kakediagrammer eller et numerisk bord, og du får også muligheter til å tilpasse oppsettet og skjule eller vise kolonner.

I motsetning til Microsoft Excel hjelper ikke VizLytics deg med å opprette eller til og med organisere dine rå data. I stedet importerer du dataene dine til VizLytics fra en Excel-arbeidsbok, et Google-regneark, en CSV-fil eller Salesforce.com-kundeforvaltningstjenesten.

Etter at du har importert dataene dine, kan du opprette grafen du ønsker. Jeg liker måten VizLytics lar deg dra og slippe forskjellige visuelle stilarter, for eksempel linjediagrammer, for å se hvordan de ser ut. Hvis du ikke vil vise alle dataene i en visning, kan du bare velge de kolonnene du trenger.

Når du er fornøyd med resultatene, kan du invitere andre via e-post for å se diagrammet ditt og legge til kommentarer, hvis de velger.

I fremtiden vil VizLytics tillate dataimport fra andre kilder, for eksempel QuickBooks, Intuit's småbedriftsregnskapsprogramvare. En betalt versjon av tjenesten, planlagt for lansering i år, vil legge til støtte for arbeidsgrupper.

Grafikkalternativene som VizLytics tilbyr, kan være for forenklede for noen brukere. Hvis et diagram ikke virker etter dine behov, kan du være best å forlate det og starte igjen med et annet format. For eksempel kan du prøve et linjekart i stedet for et linjediagram.

En annen onlinetjeneste jeg så på i april, Redigrid, tilbyr flere alternativer for regnearkgrafikk. EditGrid er spesielt sterk hvis du vil vise økonomiske data som kommer fra andre elektroniske tjenester, for eksempel aksjekursdiagrammer og valutakurser. Det støtter mashups fra Google Charts, Reuters, Yahoo Finance og andre elektroniske kilder.

Å lage diagrammer: Det gode, det dårlige og det gale

Diagrammer er ikke alltid det beste verktøyet for å hjelpe kollegene bedre å forstå datatabeller. Noen ganger kan en enkel skriftlig analyse for å forklare et nøkkelpunkt avslørt i tallene alt du trenger, og andre ganger vil publikum bare se noen rånumre.

Dårlige diagrammer kan villede eller gjøre det vanskeligere for publikum å forstå data. Jeg finner at kakediagrammer er spesielt utsatt for misbruk, spesielt når de viser urelaterte data som gir en meningsløs total.

En av de beste måtene å forberede bedre grafikk er å forstå hva som fungerer og hva som ikke gjør det. Her er noen tips for å komme i gang.

Bad Charts, et følgesvennets nettsted til boken

Just Plain Data Analysis av Gary Klass, gir en rekke eksempler på dårlig diagramdesign. Et kakediagram som ikke legger opp til 100 prosent, forvrengninger skapt av unødvendige 3D-effekter og rotete diagrammer som skjuler resultatene, er bare noen av de visuelle effekterne Klassens høydepunkter som du bør unngå i diagrammer. Hvis du ' D liker flere tips om å skape bedre og mer forståelige diagrammer, gir Jorge Camoes Charts blog sin innsikt i datavisualisering.

Den beste grafikken gir en bedre forståelse av resultater enn du kan få fra en tekstbeskrivelse - noe som ikke er Lett å produsere i en standard regnearkgrafiksmal. Én klassiker er flytskjemaet opprettet av Charles Minard i 1869 som viser tapene som Napoleons hær led under sin vanskelige mars til Moskva i 1812. Det er kanskje den beste statistiske grafikken som alltid er tegnet, og den avbilder den franske hærens minkende størrelse under forløpet og tilbaketrekning, tegnet mot temperaturen på utvalgte dager.

Du kan ikke nærme seg standarder for en Minard, men du kan lage gode grafer som hjelper folk å forstå numeriske resultater. Og i tider som disse, når bunnlinjen kommer under større granskning, kan bedre datavisualisering bidra til bedre forretningsbeslutninger.

Richard Morochove er en IT-konsulent og forfatter. Send ham spørsmål om bruk av teknologi i din tilkoblede, små til mellomstore virksomhet via e-post. PC World kan redigere søket ditt og kan ikke garantere at alle spørsmål blir besvart.