E-poststrategier: Vedlegg, emnelinjer

Folk: Det er 2009. E-post er ikke et nytt fenomen. Som en planet har vi vært i det i et par tiår nå. Vi har selv etikettguider om emnet (for eksempel "E-postetikett: Tips for hjemme og arbeid" og "E-post-etikett" for eksempel). Og likevel noen ellers veldig intelligente-jeg-sikker folk har fortsatt ikke mestret grunnleggende. Som å skrive en effektiv emnelinje.

For eksempel har jeg nylig mottatt en e-post med dette emnet: "From Joe User." (Navnene er endret for å beskytte, er, misforstått.)

Um, Joe? Jeg vet at det er fra deg. Det står så akkurat der i Fra-feltet. Hva jeg ikke vet er hva din e-post handler om, eller hvorfor jeg burde lese den.

[Videre lesing: Din nye PC trenger disse 15 gratis, gode programmene]

En annen melding kom med emnet " BRYDERI." Igjen, ingenting for opplysende der. Trenger du hjelp til å løse problemer eller skriver du for å hisse meg? Jeg har nok av sistnevnte allerede, takk.

Jeg tror de verste lovbryterne er folk som ikke kan bry seg om å skrive en emnelinje i det hele tatt. Det er som å få en banke på døren, ser gjennom peephole, og ser ingen på den andre siden. Gjett at jeg ikke trenger å åpne den!

Nå er det min jobb å lese e-posten din, og det gjør jeg lykkelig. (Alas, jeg kan ikke svare på det hele, men jeg prøver å svare på spørsmål her når jeg kan.) Men hvis du håper på best mulig respons fra hvilken e-post du sender, er det viktig å ta vare på din emnelinje.

Med andre ord, gjør det kort, men informativt. Hvis du skriver til Problemfri PC, for eksempel, gi en rask beskrivelse av problemet ditt. Et godt eksempel: "Datamaskinen gjenkjenner ikke DVD / CD-ROM-stasjoner."

Husk at emnelinjen i din e-post er det første mottakeren ser. Det bør være et lite sammendrag av hva som er i kroppen til e-posten. Alt annet og meldingen din kan bli oversett, overgått eller bare ignorert.

Tre måter å unngå glemte vedlegg

Fordi jeg er perfekt på alle måter, har jeg aldri glemt å legge ved en fil til en e-post. Men jeg har vært på mottakersiden, og ingenting slår følelsen av overlegenhet som kommer fra å komponere dette svaret: "Du har glemt vedlegget, Doofus!"

For å unngå e-post smackdowns, vurder å installere en plug- i det varsler deg om glemte vedlegg (den digitale ekvivalenten til å dukke opp i noen dørs uten bukser).

Disse verktøyene skanner utgående meldinger for søkeord som "fil", "vedlagt" og "vedlegg". Hvis de oppdager et slikt ord, men det ikke er noe vedlagt, vil du få et varsel - slik at du kan legge til den påtatte filen og unngå fremtidig forlegenhet.

Outlook 2007-brukere kan ta tak i den manglende vedlegget PowerToy, eller den mye mer robuste Glemt vedleggsdetektor (som støtter egendefinerte søkeord og kan til og med advare deg om tomme emnelinjer).

Hvis du bruker en tidligere versjon av Outlook, kan du prøve Attached4Sure - den støtter alle versjoner som går tilbake til 2002.

Best nyheter om alle? Hver eneste plugin jeg har nevnt er gratis.

Rick Broida skriver PC Worlds problemfri PC-blogg. Registrer deg for å få Ricks nyhetsbrev sendt til deg hver uke.