Den komplette guiden for arkivering av e-post i outlook 2010

De fleste av oss som bruker populære nettbaserte e-posttjenester som Gmail og Outlook.com, bekymrer oss sannsynligvis aldri for arkivering, med tanke på at vi har GBs skylagring til disposisjon. Imidlertid, hvis du jobber i en organisasjon, eller har en pedagogisk e-postkonto der du bare har begrenset serverplass til å lagre e-poster, er det nødvendig å arkivere dem fra tid til annen.

Så i dag skal vi fortelle deg alt du trenger å vite om arkivering av e-postmeldinger på Outlook 2010 e-postklient, som enkelt kan implementeres på de andre versjonene.

Så la oss komme i gang med å lage et e-postarkiv på Outlook 2010.

Opprette en arkivfil

Det første du trenger å gjøre er å lage en ny arkivfil som lagrer alle e-postene lokalt på datamaskinen din. For å lage den, klikk på Fil-menyen på Outlook 2010 og velg alternativet Opprydningsverktøy. Ikke bekymre deg, vi vil ikke slette noen av e-postene dine.

I Rydde opp verktøyene, vil du se et alternativ som heter Arkivering. Klikk på den for å åpne opprettingsarkivvinduet. I vinduet velger du mappene du vil arkivere. Du kan også velge hele innboksen hvis du vil. Hvis du vil ta med gamle e-postmeldinger rett ved opprettelsen av arkivet, velger du datoperioden.

Til slutt, gi stedet du vil arkivere filene til, og klikk på OK-knappen. Du kan også velge den delte stasjonen hvis den er kartlagt på datamaskinen din. Outlook vil opprette en PST-fil for å lagre alle e-postene som arkiv på systemet ditt.

Når arkivet er opprettet, vil du se et arkiv-avsnitt under postboksmappene på venstre rute. Den innledende arkiveringen kan ta litt tid, avhengig av antall e-postmeldinger du inkluderte i arkivet.

De arkiverte e-postene har samme struktur som din elektroniske postkasse, med alle mapper og undermapper. Hvis du bare har valgt spesifikke mapper for arkivering, vil den automatisk inkludere alle undermappene.

Flytte e-post til arkiv

Du kan flytte en e-post til arkiv ved å slippe den i arkivdelen i venstre bar. Hvis du vil flytte e-poster i bulk, velger du de du vil flytte og høyreklikker på dem for å åpne hurtigmenyen. Velg her Arkiver mappene under mappedelen og klikk OK for å flytte e-postene.

Du kan også opprette auto-arkivinnstillinger for e-postene. Hvis du vil opprette automatisk arkiv for bare en bestemt mappe i postkassen, høyreklikker du på mappen og velger Egenskaper.

Naviger deretter til AutoArchive og velg innstillingene som passer deg best. Hvis du vil implementere automatisk arkiveringsregel for hele postkassen din, åpner du alternativet Outlook fra menyen og velger Avanserte innstillinger.

Klikk her på AutoArchive-innstillingene og lag regler for automatisk arkivering av e-postene i postkassen.

Flytte en arkivfil

Noen ganger må du bytte fra en datamaskin til en annen (oppgradering fra en gammel), eller det kan hende at du går tom for plass på organisasjonens delte stasjon. Under disse omstendighetene må du flytte arkivfilene dine og koble dem igjen til Outlook. Så la oss se hvordan det kan gjøres.

Fjern koblingen og flytt arkivfilen

Før du flytter arkivfilen, må vi fjerne lenken fra Outlook. For å gjøre dette, åpne Fil-menyen og velg alternativet Kontoinnstillinger.

I Kontoinnstillinger naviger du til delen Datafiler , så ser du arkivfilen du har opprettholdt på det gjeldende systemet.

Alt du trenger å gjøre nå er å velge arkivfilen og klikke på Fjern- knappen. Ikke bekymre deg, du vil ikke slette arkivfilen, men du vil bare slette koblingen i Outlook.

Nå flytter du filen til det nye stedet ved å bruke en av lagringsstasjonene du har til disposisjon.

Kobling av arkivfilen

For å koble arkivfilen til Outlook, åpner du datafil-delen igjen fra kontoinnstillingene i Outlook og klikker på Legg til-knappen. Importer nå PST-filen til arkivet som du har sikkerhetskopiert, og åpne e-postene fra arkivdelen.

Komprimerer arkivfilen

Hvis du lagrer arkivfilen på din lokale harddisk, trenger du sannsynligvis ikke å bekymre deg for størrelsen på arkivfilen, men hvis det er en delt stasjon i en organisasjon eller en skykonto hvor du har en begrenset lagringsplass, komprimering av arkivfilen for å spare lagring ville være den forsvarlige tingen å gjøre.

For å komprimere arkivstørrelsen, høyreklikk på Arkiver-delen i høyre rute og velg Datafilegenskaper. Klikk her på Avansert-knappen for å åpne Outlook-datafil. Alt du trenger å gjøre er å klikke på Compact now- knappen for å redusere arkivfilstørrelsen.

Konklusjon

Så det var stort sett alt man trenger å vite om arkivering av e-postmeldinger på Outlook 2010, og jeg er ganske sikker på at du også kan bruke disse trinnene på Outlook 2013. Hvis du er i tvil om arkivering av e-post, er det bare å slippe en kommentar, så hjelper vi deg gjerne.