Få bedriften din startet med Evernote for Business

Hvis dine ansatte bare trenger et notatprogram, er Evernote et åpenbart valg - det er 800 pund gorilla, som har vokst i fem år til 50 millioner brukere. Men programmet tilbyr også et eklektisk utvalg av produktivitetsfunksjoner, og dette er her bruken i forretningsmiljøer er mye mindre åpenbar.

Ja, Evernote kjører på nesten alle plattformer, og det kan fange opp all informasjon du samler i naturen, inkludert notater, bilder, videoer, koblinger, stemmeopptak, og til og med håndskrevne skribenter. Appen er fullpakket med mulighet, men Evernotes administrerende direktør innrømmer at bruken ikke umiddelbart er åpenbar. Men prøv det i minst et par uker, sier Phil Libin, og du vil sette pris på hvordan Evernote gir direkte tilgang til alt du kan mentalt og fysisk bokmerke i løpet av en dags arbeidsverdi.

Du kan også vurdere det som "andre hjernen ", som viser data du ikke visste at du kunne leve uten.

Hvorfor Evernote?

Enhver tilgang er et viktig salgsargument.

Evernote kan arkivere organisatorisk visdom. Tenk på notatene du skrev på et visittkort for to år siden. Eller lederens instruksjoner som du (heldigvis) har tatt opp i forrige uke. Eller den uklare artikkelen du klippet om en nøkkelkonkurrent. Nå, hva hvis resten av dine kolleger kunne få tilgang til den slags Evernote-data fra en hvilken som helst enhet, og hva om du også kunne få tilgang til dataene sine? Med Evernote samler ikke dataregisteret støv. I stedet vokser og tilpasser seg seg sammen med virksomheten din.

Den grunnleggende versjonen av Evernote er gratis på skrivebordet, i nettleseren og på alle store mobile OS. Kanskje dine ansatte allerede bruker det. Denne artikkelen vil hjelpe deg med å gå opp til den betalte Evernote Business, som ble lansert i desember i fjor. Forretningstjenesten gjør at firmaet ditt sentralt kan administrere ansatte Evernote-kontoer for $ 10 per bruker per måned eller $ 120 per år. Tidligere kunne du bare velge mellom personlige versjoner av Evernote og Evernote Premium ($ 45 per år), som tilbyr mer lagringsplass, offline notatbøker, og muligheten til å la andre redigere notatbøker.

Evernotes hovedkonkurrent, Microsoft OneNote, er Inkludert med de nyeste versjonene av Office, men en frittstående desktop lisens koster $ 70, og ingen Mac-versjon er tilgjengelig. Microsofts gratis iPhone- og iPad-versjoner av OneNote er begrenset til 500 notater hver, i motsetning til 100 000 på Evernote.

Et nylig sikkerhetsbrudd førte til at Evernote økte sikkerhetsmålingene med tofaktorautentisering, gode nyheter for å beskytte dataene dine.

Konfigurer brukerne dine

Administrasjonsstatus

Gå til Evernote Business-siden og skriv inn arbeidsadressens e-postadresse i Start-boksen for å opprette en ny bedriftsadministrasjonskonto. Du kan bruke din eksisterende Evernote-konto hvis du allerede er en bruker, eller opprett en ny. Når du har angitt noen grunnleggende opplysninger, velger du betalingsplanen.

For en svært liten bedrift er det enkelt å legge inn e-postadresser og klikke på Inviter brukere. Alternativet er tilgjengelig fra enten administrasjonskonsolens hjemmeside eller Add-brukere-underdelen. Hvis du vil at alle i firmaet ditt skal registrere deg for Evernote, men ikke vil legge inn alle e-postadressene en etter en, så la den som har e-postadresse, dele domenenavnet ditt til å opprette en konto for seg selv. Hvis dine medarbeider allerede har Evernote-kontoer under disse e-postadressene, blir de oppgradert til Evernote Business.

Hvis du er hos et stort selskap og vil unngå å legge til tusenvis av ansatte manuelt og måtte huske å slette sine kontoer når De forlater selskapet senere, du vil ha integrasjon med Active Directory, LDAP eller et annet loggingsystem for bedrifter. Evernote tilbyr ikke denne funksjonen, men du kan slå til tredjepartsalternativer som OneLogin.

Hvis du er en Evernote-nybegynner, vil notatbøkene dine starte som en tom skifer.

Når du har skrevet inn brukere i systemet, kan du i brukerpanelet Administrere brukere slette alle som forlater selskapet. Administrasjonskonsollen lar deg se faktureringsdetaljer og historie, samt administrere notisbøker og koder. Alle disse skjermene er latterlig enkle å bruke. For eksempel kan du enkelt se på brukernes kontoer og trekke noen av deres arbeidsrelaterte notatbøker inn i det bedriftsrike forretningsbiblioteket. (Mer om hvordan Evernote organiserer informasjonen din.) Hvis brukerne har merket sine notatbøker som personlig, kan du ikke se dem. Du kan også eksportere eller slette notatbøker fra denne sentrale kontoen.

Konfigurer forretningsdata

Den kollektive visdommen til de ansatte vil lagre ditt forretningsbibliotek.

Evernote organiserer informasjon i notater-individuelle utdrag av data lagret fra nettet eller verden i stort - ett stykke av gangen. Fordi Evernote lagrer rike medier, kan et "notat" være et smarttelefonbilde av en parkeringsbillett, teksten i et notat, en handleliste, et lydopptak eller en nettside. Listen fortsetter.

Du kan legge til notater i notatbøker, som du deretter kan legge til i stabler med bærbare datamaskiner. Underliggende alt dette er tags-søkeord som du legger til notater for å hjelpe brukerne å søke etter dem senere. Alt vises i Business Library, et fellesregister for selskapet.

Evernote-arbeidsområdet viser tre typer notatbøker: dine personlige notatbøker, notatbøker og notatbøker i selskapets Business Library. Dine personlige notatbøker er private, men du kan dele dem, hvis du vil, med alle i eller utenfor firmaet.

Dine notatbøker er tilgjengelige for firmaets Evernote-administrator, men ikke til andre ansatte, med mindre du deler dem med de enkelte eller legg dem til Business Library. Notatbøker i Business Library er tilgjengelige for alle i firmaet.

Notatbøker organisere notater.

For å dele en notatbok i en nettleser, klikk på nedpilen til høyre for notisbokens navn. Høyreklikk notatbokens navn i desktop-versjonen.

Du kan ikke flytte en notatbok fra den personlige delen til virksomhetsdelen, men du kan flytte individuelle notater i desktopversjonen av Evernote: Høyreklikk bare notatets navn, klikk Flytt notat, og velg navnet på destinasjonsnotatboken.

For å flytte hele notatbøker til bedriftskategorien, må du først opprette nye tomme notatbøker i forretningsseksjonen, og deretter flytte eller kopiere personen notater. Du kan gruppere notater i notatbøker og samle bærbare datamaskiner i stabler. Bare dra en bærbar datamaskin på toppen av en annen i nettleseren eller skrivebordsklienten for å lage en stabel.

Hvis du trenger enda flere organisasjonsnivåer, slå til merker, hvilke du kan bo på ubestemt tid. Stablene og tagghierarkiene du har satt opp, selv i notatbøkene dine, er dine alene. Husk at stabler er bare for visuell organisasjon, ikke nestet som et filsystem.

Lag listen med tagger så lenge du vil.

Hvis du ikke kan bli plaget av å gjøre alt denne manuelle arkivering av notatene dine, bare dra nytte av Evernote's kraftige søkefunksjoner for å finne informasjonen du trenger i ditt eget arbeidsområde eller i firmaets bibliotek. Søkefunksjonen strekker seg selv til tegngjenkjenning på håndskrevne notater.

Styrke virksomheten din

Du har opprettet din bedriftskonto, og du har delt noen dokumenter med kollegaer. Nå hva?

Å spille med Evernote Business og lær hvor kraftig det kan være, bruk det på ditt neste møte. I delen Notatbøker i kontoen din oppretter du en ny notatbok for møtet og deler det med kolleger. Deretter får du tilgang til den via din bærbare datamaskin, nettbrett eller smarttelefon på selve møtet.

Evernote lagrer notater automatisk når du bruker en nettleser eller mobilklient, slik at dine kolleger umiddelbart kan se hva du har lagt til. På PC- og Mac-klienter lagrer Evernote notater i henhold til en tidsplan du angir, for eksempel hvert 15. minutt eller en gang om dagen. Du kan også synkronisere notater manuelt når som helst.

Alle kan bidra med notater til den delte notisboken, og de kan fortsette å samarbeide etter at møtet er over. Men ikke stopp ved å dele skrevet notater - del dokumentvedlegg eller websider også. Hvis dine kolleger har tatt med egne tabletter eller bærbare datamaskiner til møtet, er det ikke nødvendig å skrive ut dokumenter for hver deltaker.

Du kan gjøre kontaktene til hverandres virksomhet ved å dele dem med selskapet.

Under møtet kan du Ta bilder av visittkort og legg dem til som notater til den delte notatboken for en enkel registrering av hvem som deltok. Visittkortene er fullt søkbare, siden Evernote har innebygd optisk tegngjenkjenning.

Hvis enheten har lydinngang, må du registrere noe av møtet. Innebygd talegjenkjennelse er tilgjengelig på både iOS- og Android-enheter, hvis du vil at opptaket automatisk transkriberes.

Hvis gruppen din bruker en tavle for brainstorming under møtet, ta et bilde for å lagre det for senere. Siden Evernote kan lese håndskrift, kan du også søke i whiteboardnotatene.

Når du snakker om håndskrift, tar du håndskrevne notater direkte på mobilenheten eller med din Livescribe-penn, hvis du foretrekker å skrive i stedet for å skrive. eller skriv på en papirkurv, og klikk deretter på bilder på sidene.

Benytt deg av Evernote's karaktergjenkjenning og stemmegjenkjenning.

Har arrangementet du deltar, en Twitter-feed? Lagre alle tilknyttede tweets i en Evernote-notat ved å sette opp en IFTTT-prosess. IFTTT (If This, Then That) er et gratis, tredjepartsverktøy som lar deg lage enkle automatiserte prosesser. I tillegg til å overvåke Twitter-feeder, kan IFTTT trekke inn Google News og Google-søkvarsler, samt RSS-feeder fra en hvilken som helst blogg eller nettpublikasjon. Notatene dine vil være enkle å finne senere i Evernote, organisert med de andre notatene fra møtet, og, akkurat som tavla notater, vil de bli fullt søkbare. Når du og dine kolleger kommer tilbake til kontoret, vil alle kunne få tilgang til de samme postene av arrangementet og fortsette å samarbeide.

Dette er bare begynnelsen på de kreative måtene bedriften kan samarbeide og jobbe mer effektivt med Evernote.