Google Dokumenter får delte mapper

Google Dokumenter fikk en overhaling denne uken som gjør det lettere for brukerne å dele elementer, laste opp dokumenter og holde seg organisert. De nye tilpasningene bidro også til en liten endring på Google Docs hjemmeside med et mer enhetlig og enklere utseende.

Delt mapper

En av de beste funksjonene i Google Dokumenter er evnen til å la deg dele og samarbeide på dokumenter med andre brukere. Tidligere, hvis du hadde flere dokumenter du måtte dele med en arbeidsgruppe, krevde Google Dokumenter at du skulle sende ut flere delingsvarsler for hvert dokument.

Den nye delte mappefunksjonen løser dette problemet ved å la deg konfigurere deling tillatelser for en mappe. Bare dra og slipp filene du trenger å dele inn i en mappe, og klikk deretter "del denne mappen" og inviter medlemmer av arbeidsgruppen din. Personene i arbeidsgruppen din vil få en e-postmelding som forteller dem at du har delt denne mappen. Når de har logget på Google Dokumenter, kan medlemmer i arbeidsgruppen se filene du har lagt til i mappen, og også slippe filer i mappen din for å dele med samme gruppe.

Den nye funksjonen er praktisk, men Det er et par quirk du burde huske på. Selv om et dokument er i en delt mappe, er tilgangstillatelsene for det aktuelle dokumentet knyttet til mappen - ikke filen. Så hvis du trekker et dokument du eier (dvs. du opprettet det) ut av den delte mappen, vil arbeidsgruppen din ikke lenger kunne få tilgang til dokumentet.

Administrere arbeidsflyten din

Tilbake etter populær etterspørsel er "Elementer Ikke i mapper "-filter som lar deg se eventuelle dokumenter du har som ikke er organisert i mapper. Google brakte tilbake funksjonen fordi noen brukte dette som et arbeidsflytverktøy.

En måte å dra nytte av dette filteret er å bruke det som et verktøy for å spore dokumenter i utkaststrinn. Deretter kan du flytte et dokument til en mappe når det er klart for prime time.

Det er en detalj du bør være oppmerksom på når du bruker denne funksjonen: La oss si at John deler en rapport direkte med Mary, men John har ikke det rapporter i en mappe. Hvis Mary setter det inn i en av hennes mapper, vil John se at rapporten har en mappekode, men det vil fremdeles oppstå når John filtrerer dokumentene sine med "Items not In Folders." På den måten forstyrrer Marias handlinger ikke Johns arbeidsflyt. Filen "Items not In Folders" kan nås under menyen "Flere søk" i navigasjonsruten til venstre.

Google Docs lar deg også laste opp flere filer samtidig. Bare velg alle filene du vil bruke ved hjelp av "shift" eller "ctrl" ("command" på en Mac) -taster, og start deretter opplastingen.

Den nye layouten til Google Dokumenter.

Google Dokuments gamle layout.

Du vil også legge merke til at Google Docs har et litt annet utseende. Den nye oppsettet er litt boxier, og de visuelle ikonene (som stjernemerket, dele, laste opp og slette) er fjernet til fordel for et tekstbeskyttet utseende.

Deling Alternativ

Hvis Google Dokumenter ikke er for deg, Microsoft har også to dokumentdelingsalternativer. Live Mesh, lansert i fjor, lar deg lage et nettverk av enheter og synkronisere mapper mellom dem. Live Mesh gir deg også ditt eget online skrivebord, kalt Live Desktop, hvor du kan dele mapper med personer utenfor nettverket eller Mesh. For å bruke Live Mesh må du laste ned et lite program, men folk du deler elementer med, trenger bare å registrere deg for Live Desktop. Live Mesh fungerer på både PC og Mac-systemer.

Microsofts andre alternativ er dets online lagringsplass som heter Skydrive. Skydrive delingsrettigheter er imidlertid litt for kompliserte, så jeg anbefaler å gå med Live Desktop og Live Mesh hvis du er en Windows Live-bruker.