Google Voice gjør småbedriftslyd større

Google Voice har vært gjenstand for kontrovers og gjort overskrifter for alle de fornuftige grunnene siden tilgjengeligheten ble utvidet tidligere i år. På den annen side, selv med begrenset tilgjengelighet har Google Voice nådd nesten 1,5 millioner brukere, og halvparten av dem bruker angivelig tjenesten hver dag.

Google Voice transkriberer talemeldingene og e-postene dem til deg.

Årsaken for sin popularitet er ikke vanskelig å se. Google Voice tilbyr en rekke samtalerhåndteringsfunksjoner til en pris som ikke kan være beatfri. For små og mellomstore bedrifter er Google Voice en mulighet til å bruke avanserte samtalehåndteringsfunksjoner som vanligvis er reservert for dyre taleløsninger i større bedrifter.

Store bedrifter har IP-PBX-er og dedikerte stemmeadministratorer til å administrere det, eller de har tatt seg til enhetlig kommunikasjon og ha et stemme miljø bygget rundt Microsoft eller Cisco eller en annen enhetlig kommunikasjonsleverandør. Små og mellomstore bedrifter har imidlertid ikke økonomiske eller personellressurser for disse løsningene. La oss se på hvordan mindre bedrifter kan sette Google Voice på jobb.

[Videre lesing: De beste TV-streamingtjenestene]

Samtidig ring

Google Voice lar deg få et innkommende anrop til Google Voice-nummeret samtidig ring på flere telefoner. På individuell basis kan samtaler ringe en kontortelefon og en mobiltelefon samtidig for å sikre at viktige anrop kommer deg uansett hvor du er.

Bedrifter kan sette denne funksjonen til bruk, men som en form for avdelingsdirigering. Du kan bruke et Google Voice-nummer for en avdeling, for eksempel salg eller kundeservice, og få Google Voice-nummeret samtidig til å ringe skrivebordstelefonene til alle de ansatte i avdelingen slik at kundene får et effektivt svar.

Tilpasset Ring hilsen og ruting

Du kan konfigurere Grupper i Google Voice og opprette unike alternativer for samtalehåndtering for hver gruppe. En salgsavdeling kan bruke denne funksjonen til å sette opp ulike grupper for hver selger. Innkommende anrop som er knyttet til en selgers gruppe, kan dirigeres for å gå bare til den angitte brukerens skrivebord og mobiltelefon, og hvis anropet går til talepost, kan det ha en tilpasset melding fra den enkelte selgeren i stedet for en generell hilsen.

Ved hjelp av et Google Voice-nummer på denne måten kan alle kunder ringe ett nummer for å komme til salgsavdelingen, men eksisterende kunder vil bli sendt til deres utsøkte salgsperson, mens samtaler fra nye og potensielle kunder vil bli administrert ved å bruke standardinnstillingene til ring samtidig hele avdelingen.

Voicemail via e-post

Når en ny talepost er mottatt i Google Voice, kan du sende telefonsvareren til en e-postadresse og / eller transkribere lyden i teksten til en e-postmelding. Du kan konfigurere Google Voice til å levere talepostmeldingene til en e-postgruppe eller distribusjonslisteadresse slik at alle medlemmer av avdelingen vil motta telefonsvareren.

Å ha telefonsvareren sendt til e-post i det hele tatt, vil bidra til at det ikke overses helt og fullt, og å distribuere meldingen til en gruppe kan forbedre effektiviteten som avdelingen reagerer på på forespørsel fra kundene og føre til betydelig høyere kundetilfredshet.

Anropssynkronisering

Du kan konfigurere Google Voice til å kunngjøre innkommende anrop til deg før du avgjøre om du vil godta samtalen eller ikke. Når telefonen ringer og du svarer på deg, er den ikke umiddelbart koblet til den som ringer. Google Voice identifiserer kilden til samtalen, på hvilket tidspunkt du kan velge om du skal godta det eller sende det til talepost.

Denne funksjonen kan brukes av en person eller et lag for å redusere bortkastet tid og forbedre produktiviteten. Hvis du er midt i et prosjekt, kan det fortsatt bli tatt viktige anrop, mens andre samtaler kan sendes til talepost, slik at du kan holde fokus på mer produktive oppgaver.

Google annonserte nylig et nytt alternativ, en slags Google Voice Lite, som lar deg bruke noen Google Voice-funksjoner mens du opprettholder ditt eksisterende nummer, men funksjonene jeg har oppført ovenfor krever standard Google Voice-konto. Google Voice er ikke tilgjengelig for allmennheten ennå, men hvis du kjenner en venn eller en venn som har Google Voice, kan du muligens få en invitasjon.

For flere virkelige teknologiløsninger for små og mellomstore bedrifter - - Inkludert skygtjenester, virtualisering og fullstendig nettverksoverhaling - sjekk ut PC Worlds Tech Audit.

Tony Bradley er en informasjonssikkerhet og enhetlig kommunikasjonsekspert med mer enn et tiår med enterprise IT-opplevelse. Han tweets som @PCSecurityNews og gir tips, råd og vurderinger om informasjonssikkerhet og enhetlig kommunikasjonsteknologi på sitt nettsted på tonybradley.com.