Hva er MS Outlook-søkemapper, og hvordan lage en tilpasset en

Tidligere har vi utdypet hvordan en MS Outlook-bruker kan opprette regler for å sjekke innkommende e-postmeldinger og filtrere eller dirigere dem til spesifikke mapper (basert på de tilpassede reglene). Du kan imidlertid ha noen spesifikke krav som ikke dekkes av mapperegler. Eller det kan være at du ikke vil flytte en gruppe (eller type melding) til en helt annen mappe, men likevel ønsker en egen visning for dem.

MS Outlook dekker intelligent slike krav under en funksjon som kalles Søkemapper. Slike mapper er virtuelle mapper og inneholder eller lagrer ikke e-postene dine. De lager bare en visning i henhold til de definerte reglene og viser meldingene som samsvarer med den regelen.

Som standard inneholder en søkemappe alltid visninger som kategorisert post, stor post og ulest post. Det kan være lurt å lage noen mer som For oppfølging, med vedlegg osv. La oss se hvordan vi gjør det.

Trinn for å opprette en visning under søkemappe

Du kan velge en visning fra en liste over standardregler eller til og med tilpasse sluttregler eller brukerbaserte standarder.

Trinn 1: Høyreklikk på søkemappen for en e-postboks og klikk på Ny søkemappe.

Trinn 2: Velg typen søkemappe du vil opprette. Mappetyper listet opp under de tre første seksjonene har interne standardregler (navnene deres definerer dem ganske mye).

I denne guiden vil vi utvide med å lage en tilpasset mappe (siste alternativ). Så velg det og klikk på Velg for å spesifisere regler og se kriterier.

Trinn 3: Gi et relevant navn til visningen. Du kan endre mappen som blir sjekket for e-postmeldinger som skal vises under visningen. Klikk deretter på knappen for kriterier for å definere regler du ønsker.

Trinn 4: I Meldinger- fanen kan du legge inn noen nøkkelord som systemet vil søke i e-postmeldinger og i feltet du velger. Som du ser på bildet (nedenfor) kan du også definere Fra og Send til felt, definere tidslinjer og mer.

Trinn 5: Du kan nå navigere til Flere valg og inkludere flere regler som kategori, lese / uleste e-postmeldinger, med / uten vedlegg, viktighet, størrelse og mer.

Trinn 6: Trenger du flere valg? Naviger til Avansert og klikk på Felt. Velg et kriterium, definer en betingelse og en verdi.

Til slutt, klikk på Legg til liste for å se oppføringen din vises. Du kan legge til flere slike oppføringer.

Trinn 7: Klikk på Ok og lagre innstillingene dine. Prøv å sende en test-e-post og sjekk om den fungerer. Hvis ikke, må du ha tullet med reglene. Så du må kanskje se dem på nytt.

Merk: Husk at hvis du sletter e-postmeldinger i søkemappene, blir de også fjernet fra sin opprinnelige plassering. Men hvis du fjerner en søkemappe, er e-postene tilknyttet dem fortsatt intakte på de opprinnelige stedene.

Konklusjon

Hvor nyttig tror du at søkemapper er for deg? Skal du bruke dem i kombinasjon med andre regler du allerede har?

Jeg har ganske mange skapt for meg selv. De hjelper meg virkelig med å organisere ting et skritt videre og holde rede på forskjellige typer e-postmeldinger som jeg trenger å ivareta.