Legg til kalender som viser tidsplan for å se ut av kontorsvar

Å sette opp Out Of Office (OOO) svar for å automatisere e-post svar (når du er på ferie) gir et profesjonelt preg på måten vi håndterer e-postene våre. Imidlertid har de fleste av oss utviklet eller tatt opp standardprosessen med å detaljere bare datoene for utilgjengelighet i våre meldinger.

La oss endre denne stilen og gi en innovativ kurve til hva mailingene ser på de automatiserte svarene våre. Hvorfor ikke prøve å ta med detaljer om vårt engasjement i løpet av den perioden (eller før og etter den perioden), slik at menneskene som prøvde å nå oss, kan planlegge å kontakte (igjen) deretter.

Og i dag vil vi lære å inkludere slike detaljer på en grafisk måte, dvs. ved å legge til en minikalender (med utvalgte detaljer) til slike meldinger i MS Outlook.

Trinn for å inkludere en minikalender i feriesvar

Prosessen gjennom trinn 1 og 2 er vanlig for alle Outlook-brukere. Trinn 3 vil imidlertid ikke gjelde for de som bruker OOO Assistant (tilgjengelig i MS Outlook Exchange-utgaven). Vi vil dekke hva slike brukere kan gjøre, mot slutten.

Trinn 1: Start MS Outlook-klienten og naviger til kalenderdelen fra bunnen av venstre rute. Høyreklikk på kalenderen du vil inkludere i de automatiserte meldingene; og trykk deretter på Send via e-post.

Trinn 2: Du ser en dialogboks der du må angi datoperiode og velge kalenderomfanget du vil dele.

(a) Du kan også endre kalenderen din her, i tilfelle du hadde tatt et feil valg eller bestemt deg for å bytte.

(b) Velg området / perioden du vil lage en del av svarene dine. Generelt vil det være de neste 7 dagene (i det minste gjør jeg det).

(c) Velg detaljene du vil dele. Her foretrekker jeg å angi begrensede detaljer.

(d) Du kan bytte avanserte innstillinger for flere preferanser og begrensninger.

Når du har lagret innstillingene, blir kalenderen importert som en e-postmelding. Du vil se en miniatyrkalender med fargeindekser på datoer som definerer engasjementet ditt. Datoene inneholder også lenker til detaljene som er oppgitt lenger nede i meldingen.

Jeg foreslår at du fjerner vedlegget fordi det ville bli overflødige data.

Trinn 3: Fremgangsmåten etter dette inkluderer å opprette en ny regel og angi den som en ferie respons. Det blir forklart på en detaljert måte i et annet innlegg her. Følg trinn 2 til slutt på den artikkelen.

Merk: For de som bruker OOO Assistant, kopier resultatet av trinn 2, naviger til der du angir meldingen for svar og lim den der.

Konklusjon

Så skal du stille svarene dine med en minikalender neste gang? Jeg garanterer at de som mottar slike svar vil sette pris på deg mer enn noen gang. Ikke glem å dele denne artikkelen med kollegene og vennene dine hvis du vil.