Lag mapperegler i MS Outlook for innkommende e-poster - veileder teknisk

Mange av dere må bruke MS Outlook som e-postklient. Sjansen er også stor for at du har integrert flere e-postkontoer for å levere e-post til din stasjonære klient. I et slikt scenario, når du mottar mange e-postmeldinger, blir det viktig å vite hvordan du skal adskille dem og sjekke de viktige.

I stedet for å gjøre dette manuelt, kan det være lurt å ha dedikerte mapper for forskjellige typer e-poster slik at innkommende meldinger blir stablet i hver sin mappe. For slik automatisering lar Outlook deg opprette regler og bruke det samme for hver innkommende e-post. Følgelig skyver det meldingene til den spesifiserte mappen. Konseptet ligner på filtre og etiketter i Gmail.

For eksempel vil jeg at alle e-postmeldinger fra “Sandeep Agarwal” skal nå en mappe som heter Selv. Slik definerte jeg reglene for det.

Trinn for å opprette en e-postregel

Den samme prosessen gjelder for alle slags e-postregler. Dette er et detaljert eksempel som viser den nevnte prosessen. Du vil ha deg til å velge / definere parametere i henhold til det du ønsker.

Trinn 1: Naviger til Verktøy- fanen og velg alternativet Regler og varsler.

Trinn 2: Fokuser fanen E-postregler og trykk på knappen som leser Ny regel (Endre regel hvis du endrer en eksisterende).

Trinn 3: Under Stay Organised- delen markerer du ditt grunnleggende krav (jeg valgte, Flytt meldinger fra noen til en mappe).

Merk: På bunnen av den samme dialogen finner du et avsnitt som sier trinn 2. Du må klikke på hver lenke som vises etter “ Bruk denne regelen etter at meldingen kommer ” og redigere kravene dine. I min sammenheng var det:

Trinn 3 (a): Velg personene du vil bruke regelen på (dvs. e-postmeldinger fra de valgte personene). Listen viser bare personer som er lagt til kontaktene dine. Så du må sørge for at du har lagt til ønsket kontakt før du starter.

Trinn 3 (b): Velg mappen du vil at postene skal flyttes / leveres til. Du kan også opprette en ny mappe her.

Trinn 4: Deretter kan du avgrense regelen din ved å legge til flere begrensninger eller parametere til grunnregelen. For eksempel meldinger med et bestemt emne. Du må også sjekke det foretrukne alternativet og klikke på lenken for å avgrense regelen eller legge til beskrivelser.

Trinn 5: Hvis det er noen unntak fra regelen som du ikke kunne konfigurere i trinnene ovenfor, kan du gjøre det her.

Trinn 6: Du er nå ferdig og kan velge å fullføre. Imidlertid foreslår jeg at du sjekker Kjør denne regelen nå … sammen med Slå på denne regelen. Dette sikrer at nye og eksisterende meldinger som tilfredsstiller regelen, blir flyttet til den respektive mappen.

Et raskere alternativ

Hvis du vil forkorte prosessen (imidlertid kan det hende at du ikke kan angi en detaljert regel på denne måten), gå til innboksen din og følg trinnene nedenfor: -

Trinn 1: Høyreklikk på en melding (fra personen til din regel til mappekartlegging) og velg Opprett regel.

Trinn 2: Merk av i boksene for hvilke parametere du vil bruke, velg mappen og klikk på OK.

Konklusjon

Dette er en enkel måte å holde e-postene dine i Outlook mer organisert på. Du vil også kunne fokusere på viktige e-poster enkelt. Kom i gang så vet du fordelene!