Slik låser du zoho-forfatter under samarbeid og mer kule triks

Hvis du ofte jobber med tekstbehandlere som Google Docs eller Zoho Writer, må du vite at det å lage et perfekt dokument vanligvis innebærer mye omskriving fra bunnen av. Det være seg tilsetningen av nye setninger eller korrigere tidligere feil. Situasjonen er relativt enkel hvis du jobber alene på et dokument.

Imidlertid, hvis du samarbeider med teammedlemmene dine, er det viktig at du vet hvordan du effektiviserer opplevelsen. Tross alt ville du ikke ønske at kollegene dine skal jobbe og omarbeide den samme blokken i det uendelige.

Heldigvis har Zoho Docs (skribent) et koselig alternativ som lar deg låse en viss del av dokumentet mens du samarbeider med andre. I dette innlegget vil vi derfor utforske hvordan du kan låse Zoho Writer under samarbeid og andre avanserte funksjoner.

Også på

Hvordan skanne og legge til et dokument i Google Docs

Slik låser du valgt innhold for samarbeid

Trinn 1: Når du har fullført delen av dokumentet, klikker du på knappen Gjennomgang øverst.

Trinn 2: Velg deretter tekstutdraget du vil låse. Klikk på det lille låseikonet øverst og velg Lås valgt innhold, og det er alt.

Når noen i den delte gruppen klikker på tekstblokken, vil de se et lite låseikon og en melding om at "Innholdet er låst av …" for redigering.

Merk: Samarbeidsfunksjonene er bare tilgjengelige for dokumenteiere. For å sette opp sameiere, klikk på Del og gi sameieren rettigheter til brukerne.

Slik tillater du redigering for et bestemt folk

Imidlertid vet vi alle at å jobbe med det samme dokumentet med andre ikke nødvendigvis er en svart-hvitt jobb. Det er tider når du vil at en tekstblokk skal redigeres av bare et visst medlem i teamet ditt. I situasjoner som dette, vil du helt sikkert ikke ønske å utarbeide en annen e-post med detaljer om hvem som redigerer hvilken seksjon og lignende.

Det er da de avanserte funksjonene til Zoho Writer kommer i bruk. For å aktivere det, gå til gjennomsynsmodus og klikk på Lås-ikonet. Velg deretter på Avanserte alternativer.

Nå legger du til e-postadressen til personen du vil gi eksklusiv tillatelse og trykk på Lås-knappen. Det er alt!

Lurt tips: Lås ikke valgt innhold fungerer som et omvendt verktøy. Du velger en del av teksten du ikke vil redigere, og deretter velger du det andre alternativet. Resten blir tatt hånd om av Zoho Writer.

Slik maskerer du tekst

Igjen, hvis du er eier av et dokument, og du ønsker å redigere eller maskere en viss tekstblokk, lar Zoho Writer gjøre det til og med. Det kommer godt med når du må legge til sensitive data og ikke vil at alle i teamet ditt skal lese dem.

Mask fungerer imidlertid ikke som de fleste verktøy, noe som betyr at du ikke kan velge tekstutdrag og deretter maskere det. I stedet må du klikke på ikonet og deretter legge inn dataene.

Trinn 1: Verktøyet for denne oppgaven er Mask, betegnet med det lille øyeikonet øverst. Plasser markøren der du vil legge til teksten, og klikk på den. Det vil legge til en tekstboks som er betegnet med prikkede linjer.

Trinn 2: Legg til teksten, og det handler om det.

Mens du vil kunne se teksten farget grå, vil andre samarbeidspartnere se linjene betegnet med stjerner. Jepp, akkurat som de gamle FBI-filmene.

Slik stopper du samarbeid på Zoho Writer

Heldigvis er prosessen for å stoppe samarbeid en tur i parken. Bare bytt til gjennomsynsmodus og klikk på veksle for pausesamarbeid øverst.

Når du er ferdig, vil du se en advarsel øverst om at ingen av samarbeidspartnerne dine vil kunne redigere dokumentet. På den annen side vil samarbeidspartnere se at dokumentet er sjekket ut av et av teammedlemmene dine.

Så neste gang du ser dokumentet blir sjekket ut, vet du hva du skal gjøre i stedet for å klikke på forskjellige knapper og verktøy.

Bonus Zoho Writer Tips og triks

1. Slik viser du dokumenthistorikk

Når du ofte samarbeider om et enkelt dokument, er det viktig at du vet hvem som har gjort endringene og når. Heldigvis for oss kommer Zoho Writer med en fin View History-funksjon. Med det kan du ikke bare se hvem som har gjort endringene, men du kan også se de nyeste tilleggene til en versjon. I tillegg kan du også sammenligne de forskjellige versjonene, hvis behovet skulle dukke opp.

Trinn 1: Klikk på Vis historie-ikonet øverst (betegnet med sandtimeren). Igjen, du finner den i gjennomsynsmodus.

Trinn 2: Nå vil dette vise de forskjellige versjonene på høyre panel. Klikk på Sammenlign versjoner øverst for å sammenligne versjonene.

For å se de nyeste tilleggene, klikk på knappen Se hva som er endret og velg tidspunktet. Alle de nye teksttilleggene sammen med linjeskift blir uthevet.

Også på

Slik kan du stoppe trackere fra å spore Gmail

2. Hold oversikt over endringer

Selv om Writer har noen seriøse sporingsfunksjoner, blir det til tider for tungvint å gå gjennom hver og en av dem. Hvis du er noen som trenger å gjennomgå endringer på en super presserende måte, er det beste alternativet å aktivere sporendringsfunksjonen.

Som du kanskje allerede har gjettet, fremhever det alle de nylige endringene. Og det er opp til eieren å godta eller avvise disse endringene.

For å aktivere sporendringer, slå på knappen øverst. Teammedlemmer vil se den grønne knappen lyse øverst.

Du vil se navnet og tidspunktet for eventuelle endringer. Selv den minste linjeskift spores i denne modusen. Som eier er alt du trenger å gjøre å klikke på høydepunktene og godta / avvise endringene.

Når dette er gjort, vil teksten ta opp standardtekstfargen.

3. Bruk de innebygde e-postvarslene

Vil du kunngjøre noen nye endringer angående det delte dokumentet? Du trenger ikke skrive en egen e-post. I stedet lar Zoho Writer varsle dem via e-postalternativet fra verktøyet.

Klikk på det lille brevikonet øverst. Navnene på samarbeidspartnerne blir lagt til automatisk. Alt du trenger å gjøre er å legge til emnet og kroppen og trykke på Send-knappen.

Også på

#online verktøy

Klikk her for å se vår side om verktøyartikler

Samarbeid smart

Borte er de dagene du må stole på e-postoverføringer for å samarbeide om et dokument. Ordbehandlingstjenester som Google Docs og Zoho Writer tar frustrasjonen ut via sine smarte samarbeidsfunksjoner. De hjelper deg å følge med på endringene og lar deg strømlinjeforme arbeidet ditt og spare tid i prosessen.

Neste opp: Apropos tidsstyring, hvis du tilfeldigvis eier en Android-telefon med Android Pie, gå gjennom innlegget nedenfor for å bli et produktivitetsmonster.