Hvordan bygge og dele databaser på nettet

Hvis du er en del av en bedrift, vil du eller du senere kunne samarbeide i en database med en kollega eller kunde. Tidligere var den enkleste måten å dele en liten database på, å lage et regneark og sende det til samarbeidspartnere. Selv om dette ikke er den beste metoden, har den motstått mer sofistikert konkurranse av flere grunner:

For det første er databaser fortsatt vanskelige for noen mennesker å forstå, og regnearkene er tydeligere. Et regneark finnes vanligvis på en enkeltskjerm, så det er enkelt for noen å finne ut av logikken, og rutenettet av rader og kolonner er også lettere enn den typiske relasjonsdatabasen med en serie bord. Tabeller er mer enn mange mennesker - spesielt de som ikke har mye formell IT-opplæring - ønsker å håndtere. For det andre er databaseverktøyene vanskelige å lære og bruke. Se på hvor mange folk bruker fortsatt Lotus Notes for e-post og ikke mye annet. Og siden de fleste av oss er komfortable med e-post, bruker vi det som transportsystemet ikke er alt som beskatter. Inntil dagen kommer når tre personer jobber på det samme regnearket eller databasen og gjør motstridende endringer.

For det tredje krever det en viss ferdighet og forståelse av hvordan og hvilke typer data som deles, å bygge de riktige typene samarbeidsprogrammer. Hvor mange mennesker skal legge til / endre poster i databasen din? Hvor mange vil bare gjøre spørringer og rapporter? Og hvordan forhindrer du motstridende samtidige oppdateringer?

[Videre lesing: De beste TV-streamingtjenestene]

Så hva er dine valg, hvis du ikke vil sende e-postvarsler rundt? Du har to grunnleggende metoder. For det første er bruk ett av de mange Internett-kompatible databaseprogrammene. Alpha Five har noen tilgjengelige webverktøy, og standardutgaven er $ 200, eller du kan kjøpe Filemaker Server-versjonen for $ 1000. Det er mange andre, men disse to er enklest å installere og bruke over Internett.

For begge produktene må du benytte en vert Windows eller Mac-maskin hos din Internett-leverandør eller ellers ha andre midler å koble maskinen til at du kjører databasen din til Internett. (PointInSpace er en leverandør som tilbyr en Filemaker Pro-hostingkonto for $ 40 i måneden, og ZebraHost tilbyr Alpha Five-hosting som starter på $ 30 i måneden. Her er en lenke til en serie videoopplæringer om hvordan du gjør dette med Alpha Five.) Du må også lære sitt programmeringsspråk og være komfortabel med hvordan de produserer rapporter. Denne metoden har fordelen at du kjører et ekte databaseprogram og har størst fleksibilitet. Men det har en høy oppføringskostnad når det gjelder ferdigheter og kan være mer enn du vil takle. Her er et eksempel på en av skjermbildene som viser hvilken type programmering du trenger å forstå for Alpha Five:

Hvis ferdighetene som kreves på begge disse er skremmende, vil du nok ende opp med den andre metoden, som er å bruke et av webtjenester selskapene som er rettet mot å dele regneark og tabelldata. Selv om Google Dokumenter gjør det mulig for folk å samarbeide på filnivå, er det vi virkelig vil ha noe noe mer sofistikert, og det kan gjenkjenne de enkelte poster. Det er minst fire tjenester som jeg har funnet som gjør dette:

• TrackVia, $ 10 per måned per bruker

• DabbleDB, $ 8 per måned per bruker

• Intuit's QuickBase $ 250 per måned for 10 brukere

• Blist.com, $ 10 per måned per bruker pluss $ 30 per måned for en adminkonto

Med alle disse kan du opprette en konto og laste opp regnearket på omtrent fem minutter. Hvis din første linje i regnearket inneholder feltnavnene dine, er du bare ferdig. Du kan enkelt sortere hvilken som helst kolonne raskt ved å klikke på pilikonene. Du kan raskt finne duplikatoppføringer, opprette en skriftsammenleggingsmal og skjemaer for ditt nettsted, alt med bare et par museklikk.

Egendefinerte rapporter er enkle, og i tillegg kan de distribueres via e-post til samarbeidspartnere på en bestemt tidsplan. Å legge til forskjellige samarbeidspartnere med ulike diskrete tillatelser er veldig grei, og om lag 30 minutter kan du få et prosjektoppsett og jobbe med teamet ditt. Den gode nyheten er at du ikke trenger å være programmerer, eller til og med opptre som en. Du trenger heller ikke å betale for vertsavgifter (som er inkludert som en del av tjenesten), og alt du trenger er nettleseren din for å få tilgang til dataene dine.

For å få en følelse av hva som er involvert, alle fire tjenester Tillat at du kan starte med gratis kontoer. I TrackVia-saken har du 14 dager før du må gi dem kredittkortet ditt, og i dabbleDBs tilfelle kan du bruke den gratis kontoen for alltid, forutsatt at du ikke har noe imot at dataene dine kommer i offentlig visning. Med blist kan du bruke sin brukervennlige konto gratis for alltid, men det begrenser deg til databaser mindre enn 100 MB. QuickBase gir deg en 30-dagers gratis prøveversjon og muligheten til å dele med opptil 10 personer, så hvis du er ute etter noe for å støtte noen få samarbeidspartnere som vil bli for dyre.

Hver av de fire tjenestene er forskjellig av hvordan de kan importere data til databasen din, hvilke typer rapporter er tilgjengelige, og hvor mange forskjellige databaser og lagring som er tillatt per konto. Derfor er det best å prøve hver ut og se hva som gir mest mening for arbeidstypen og må-ha-funksjonene, og hvor langt du virkelig kan komme uten å vite noen ekte HTML.

La oss se på hvordan du importer dataene dine i TrackVia som et eksempel. Når du oppretter en ny database, blir du presentert med tre valg som du ser på skjermen nedenfor:

Du kan laste opp et regneark, og hvis du klikker du på "se tips" -linken og du vil se en liste over advarsler og instruksjoner om hvordan du gjør dette. Hvis du har dataene dine i en CSV-fil, må du først importere den til Excel før du får dataene til TrackVia. Noen av de andre tjenestene tillater deg å importere CSV-filer direkte, eller kutte og lime inn data fra skrivebordet eller et webområde. Du har også muligheten til å starte med en sample database mal, og TrackVia tilbyr mer enn et dusin forskjellige. La oss si at du velger kontaktmalen. Deretter kan du enten legge til hver kontaktoppføring en om gangen ved hjelp av et standard webskjema, eller bruk Importverktøyet og ta med det regnearket.

TrackVia har også et interessant alternativ for å overvåke en spesiell e-postinnboks som samler nye databaseposter og legg inn informasjonen automatisk. Hvis du går til e-postsamlingsverktøyet, ser du en rekke skjermer, inkludert den nedenfor du kan bruke til å angi denne funksjonen. Du kan få e-postene dine til å opprette nye poster, eller oppdatere eksisterende poster.

Lykke til med å dele databaser og regneark!