Slik får du mest mulig ut av Outlook

Mange av oss har et kjærlighetsforhold med Outlook - ja vi hater det fordi noen ganger krasjer det uventet, eller det tar ekstra tre til ti sekunder å gjøre noe som vi ikke hadde forventet. Men jeg tror for det meste at mange av oss liker Outlook og dens intuitive natur. Webmailprogrammer føles bare ikke så rike eller flytende som Outlook.

Outlook er sannsynligvis det første programmet du åpner når du kommer inn på kontoret og det siste programmet du lukker om natten (hvis du lukker det i det hele tatt). Her er mine topp 10 måter å få en bedre opplevelse med Outlook. Jeg skal først dele de fem grunnleggende om å ha en fantastisk Outlook-opplevelse, og deretter dele mer avanserte tips i mitt neste innlegg.

Dra og slipp noe

En av de største fordelene i Outlook er at du praktisk talt kan dra og slipp alle Outlook-elementer fra en mappe til en annen. Dra en e-post til kontaktmappen din, og Outlook vil opprette kontakten for deg med for- og etternavn og e-postadresse for deg. Dra en e-post inn i kalendermappen, og igjen, blir det laget en avtale for deg med kroppen til e-posten som er lagt inn i notatene i kalenderen.

Høyreklikk noe

Hvis du er i tvil og ikke vet hva du skal gjøre neste i Outlook, bare høyreklikk på et Outlook-element, og menyen som dukker opp vil trolig ha den funksjonen du vil ha. Høyreklikk på navnet i en e-postadresse og velg Legg til i Outlook-kontakt og din kontakt vil bli opprettet automatisk. Høyreklikk på et kalenderobjekt, og du kan skrive det ut og ta det med deg til neste avtale.

Åpne flere Outlook-vinduer

Hvor mange av dere vil ha innboksen, kalenderen og kontaktene dine åpnet hele tiden? Du kan ved å høyreklikke på Kalender-ikonet eller Kalendermappen og velge "Åpne i nytt vindu" og en annen mappe av Outlook åpnes. Gjør det samme ved å høyreklikke på Kontaktikonet og "Åpne i nytt vindu."

Søk etter noe

Hvis du er som meg, venter et ekstra sekund for å finne noe er irriterende. En av de beste funksjonene jeg liker om Outlook 2007 er at du kan søke etter ting mye raskere. Den raskere søkingen er verdt oppgraderingen hvis du fortsatt bruker en versjon som er eldre enn Outlook 2007. Bare skriv inn et hvilket som helst ord i søkeboksen i innboksen din, eller en hvilken som helst e-postmappe, og Outlook går straks for å finne deg riktig e-post. Du kan gjøre det samme for Kontakter, Kalender eller Oppgaveelementer. Søkeboksen er øverst til venstre og vil raskt returnere søkeelementet ditt. For eksempel, i kontaktmappene dine, skriv bare inn i New York og alle kontaktene dine som har New York i adressen eller notatene vil dukke opp.

Opprett ekstra mapper av noe

Mange av dere vet allerede hvordan de skal opprettes Ekstra e-postmapper ved å høyreklikke på mappelisten din og velge Ny mappe. Visste du at du også kan lage andre typer mapper, for eksempel en annen kontakt-, kalender- eller oppgavemappe? Hvis du vil opprette en annen kontaktmappe, inneholder kanskje bare en personlig kontakt, bare høyreklikk på et mappeelement og velg Ny mappe. Under "Folder Inneholder" velger du Kontaktelementer og velger hvor du vil at den nye kontaktmappen skal lagres, og mappen vil da være synlig.

Dette er de grunnleggende tipsene for å få en rikere Outlook-opplevelse. Bli kjent med disse funksjonene bør barbere mange flere minutter som du kan bruke til å svare på e-postene dine. Neste gang vil jeg dekke mer avanserte funksjoner som kan hjelpe deg med å redusere mengden e-post i innboksen din.

James Wong er medstifter og administrerende direktør for Avidian Technologies, Prophet-produsentene, den enkle CRM-programvaren for Outlook. James er en erfaren og grunnlegger av tre vellykkede selskaper, og en aktiv investor og tilhenger av skipet.