Slik låser du dataene i appene dine

Dine daglige kontorprogrammer lagrer mer skjult informasjon i dokumentene du lager og jobber med enn du kanskje er oppmerksom på. Slik gjør du at du ikke lager data som bør forbli privat.

Skjulte data i dokumentene dine

Microsofts fjern skjulte dataverktøy lever opp til navnet sitt med eldre Office-dokumenter.

Hvorfor du bør bry deg Du er regnskapsfører for et selskap hvis styre har bedt deg om å gi et sammendrag av utgifter og inntekter - en oppgave som krever at du samarbeider med flere personer. Utkastet til rapporten din - skrevet i Microsoft Word - endrer hendene i flere dager, da ulike deltakere legger inn notater, spørsmål og kanskje enda noen ubehagelige grep.

[Videre lesing: Slik fjerner du skadelig programvare fra Windows PC] Du rydder opp dokumentet før du sender det til styret, men kommentaren "Forventer de virkelig at folk skal kjøpe denne dritten?" (sammen med navnet på personen som lagde det og tidspunktet og tidspunktet for opprettelsen), har ikke forsvunnet. Det skjuler bare.

Blant typer metadata som regneark, Word-dokumenter og PowerPoint-presentasjoner kan beholde i skjult (men lett oppdagbar) skjema er navn og initialer til alle som noensinne har skrevet eller redigert dokumentet; mal data; dokument revisjoner; redigering av kommentarer; navnet på datamaskinen din, firmaet hvis navn vises i lisensinformasjonen for din kopi av Microsoft Office og navnet på harddisken eller serveren der du lagret dokumentet.

Embedded informasjon som filservernavn eller brukernavn - som ofte blir resirkulert som påloggingsinformasjon - gjør datatyveri som er mye enklere for en bedriftsspion. Hvis du ikke vil publisere detaljene i bedriftens interne nettverk for hele verden å se, hvorfor vil du gi bort biter av den informasjonen som er innebygd i dokumentene du produserer for Internett? Noen av denne informasjonen er lett tilgjengelig, mens utpakking av andre deler fra dokumentet kan medføre bruk av binærnivå filredigerere.

Fix:

For Office XP og 2003 kan du laste ned Microsofts verktøy for fjerning av skjult data. For Office 2007-dokumenter kan du bruke kommandoen Dokumentinspeksjon til å vise og (eventuelt) slette uønskede metadata-rester fra Word-, Excel- og PowerPoint-filer.

Mislykket redaksjon Hvorfor du bør bry deg:

Tillat sensitiv privat Data som kommer til offentligheten gjennom uforsiktighet, reflekterer dårlig på deg.

Scenario: Akademikere, medisinske forskere og rettssaker må noen ganger publisere versjoner av deres private forskningsnotater, data eller rapporter for offentlig forbruk. Når disse dokumentene inneholder sensitiv personlig informasjon - navn, personnummer, gateadresser og telefonnumre - det er ofte lettere å redigere eller dekke opp de delene av dokumentet, i stedet for å revidere den opprinnelige filen.

The Svarte barer som dekker navnene til personer, steder og datoer i trykte dokumenter, er tilstrekkelig for en papirrapport, men digitale dokumenter er en annen sak. Det har vært høyprofilerte forekomster der tredjeparter lett oppdages at informasjonen som reddes for redaktør fordi personen som jobbet med dokumentet ikke visste at alle som er utstyrt med den fullstendige versjonen av Adobe Acrobat, kan fjerne en svart bar malt over tekst i en PDF-fil. Hvis du trenger å offentliggjøre informasjon uten å avsløre sensitive opplysninger, må du passe på at redaksjonene du gjør er irreversible. Fix:

NASA har de klareste online instruksjonene som forklarer prosessen. I Word-dokumenter er det enkelt å lagre en ny kopi av filen du planlegger å redigere: Sørg for at revisjonsmodus er slått av, og skriv deretter tekst over teksten du må redigere. Hvis du vil redigere innholdet i PDF-filer, må du enten bruke en tredjeparts plugin-modul (for eksempel Applikantens Redax-verktøyet $ 249) eller dekke teksten med svarte linjer i PDF-filen, konvertere PDF-filen til et TIFF-bilde, og konverter deretter TIFF-filen til en PDF. Den eneste ulempen er at leserne mister muligheten til å søke tekst i en PDF som er konvertert på denne måten.