Gjør Internett-faks tjenester for deg

Jeg hater fakser. Da jeg hadde en faksmaskin på kontoret mitt, skulle jeg ankomme om morgenen og se opphopningen av restaurantmenyer, forsikringskommentarer og annen søppel som ankom om natten. Plus, jeg løp alltid ut av spesialpapiret eller blekkpatronene ville tørke ut fordi jeg så sjelden ville bruke den. Det er en bedre måte, og jeg vil vurdere alternativene dine med hvordan du kan koble epost til dine faksbehov.

Ideen er enkel: Internett-faksservice leverandøren opprettholder faksmaskinen og tildeler alt som kommer inn ditt "nummer" til din e-postboks. For utgående fakser, sender du enten til en spesiell e-postadresse, eller de leverer et spesielt web- eller Windows-programvareverktøy som kan sende faksen over Internett. Det er ingen muss, ingen oppstyr og ikke behov for en faksmaskin.

Jeg liker Internett-faksing fordi det har flere fordeler i forhold til vanlige fakser. For det første kan du benytte private faksnumre, slik at ingen andre på kontoret kan se kommunikasjonen din. Husk når en persons konfidensielle notat ble delt rundt vannkjøleren fordi det lå på faksmaskinen? Disse dagene er over, fordi faksen aldri må skrives ut og kan vises på din PC.

[Videre lesing: De beste TV-streamingtjenestene]

For det andre, når du er på veien, og ikke Ønsker å dele fakser med hotellets staber, gir internettfaksing mye fornuft. Siden faksen blir rettet til din e-postboks, trenger du ikke å bekymre deg for hvor du er når du reiser.

Så hvis du er klar til å starte, ta en titt på tabellen sammenligne de ulike Internett-faksingstjenestene. Før du velger leverandøren, må du svare på følgende spørsmål:

For det første, hvor mye faksing trenger du? Hver plan har begrensninger på antall sendte og mottatte sider, og det er viktig å skille dine krav til innkommende og utgående fakser. Tydeligvis samsvarer planen med mengden du trenger. Noen av tjenestene er mer hensiktsmessige for lettere bruk, noen for høyere volumer.

Gjør noen av disse mottatte dokumentene deg til å signere og fakse dem tilbake? Hvis det er tilfelle, kan det være mer fornuftig og sikkert det vil være lettere å ha en avansert faksmaskin eller en multifunksjonsskriver som har faksing som en av dens funksjoner for denne situasjonen. Hvis det meste av faksen din kommer fra et dokument på PCen, kan du bruke tjenesteleverandørens utgående faksverktøy.

Har du behov for spesiell visningsprogramvare når du mottar en faks? Noen av tjenestene har bare Windows versjoner; Noen trenger ikke noe utover en nettleser. For eksempel bruker jeg eFax gratis, som tilordner et tilfeldig faksnummer til deg og passer fint for en og annen bruker (mindre enn 20 sider i måneden). Den frie planen krever at eFax-seeren ser fakser. Hvis du ponier opp mer penger for en av de betalte planene, trenger du ikke seeren. En annen tjeneste, uReach.com, krever ikke seer for noen av sine planer.

Vil du ha et faksnummer i en annen by? Tjenestene gir alle stor fleksibilitet i telefonnumrene de gjør ut for deg. Hvis du har kunder på et annet sted, kan du få et lokalt faksnummer der, hvis det er viktig.

Har du behov for et gratisfaksnummer? For noen bedrifter er dette viktig, og mens jeg vil ikke oppfordre til flere søppelfakser, det er grunner til å ha innkommende gratisfaksnummer. Noen av tjenestene tilbyr disse mot ekstra kostnad, mens Docuharbor.com inkluderer et gratisnummer i alle sine planer.

David Strom er tidligere administrerende direktør for Network Computing, Tom's Hardware.com og DigitalLanding.com og en uavhengig nettverkskonsulent, blogger, podcaster og profesjonell høyttaler basert i St. Louis. Han kan nås på [email protected].