Microsoft Office Regnskap blir mer allsidig

Office Accounting 2008 lar deg importere praktisk talt alle data i Excel, inkludert kontoer, transaksjoner (for eksempel fakturaer og leverandørregninger) og oppføringer (for eksempel vareprodukter og kunder).

2008-versjonen av Microsoft Office Accounting forvirrer linje mellom tradisjonell pakket regnskapsmessig programvare som kjører på en Windows PC og web-basert programvare (eller SaaS - Software as a Service - som det er kjent i industrien snakker). Begge er integrert i Office Accounting-menyen, som kan tilpasses, slik at et regnskapsfirma kan tilby forbedrede tjenester til sine kunder.

Office Accounting 2008 er også bedre for neophytes enn forgjengeren var. Komme i gang med regnskapsprogrammet er enklere - spesielt hvis du for øyeblikket bruker et Excel-regneark for å spore forretningsfinansene dine. Nye forretningsmaler er tilgjengelige for å sette opp kontoer for bestemte typer bedrifter, fra detaljhandel til bygg.

Et nytt nettbasert Ressursenter tilbyr koblinger til videoopplæringer (for å hjelpe deg med å lære mer om programoperasjoner), generelle forretningstips, et fellesskap Oppslagstavle hvor andre brukere kan dele spørsmål og svar, og mer.

[Videre lesing: Din nye PC trenger disse 15 gratis, gode programmene]

Siden debutering for tre år siden har Office Accounting alltid tilbudt god integrasjon med Word, Excel og andre Microsoft Office-programmer, slik at du kan bruke skjemaer og rapporter som er opprettet i Office. Integrasjonen er enda bedre i den nyeste versjonen: Programmet kan nå importere nesten alle Excel-data, inkludert kontoer, transaksjoner (for eksempel fakturaer og leverandørregninger) og oppføringer (for eksempel lagerprodukter og kunder).

Også nytt i år er spansk-språklig støtte til latino-bedrifter. Du kan også blande språk - for eksempel å se spanske regnskapsmenyer mens du forbereder kundefakturaer på engelsk.

Nærmere kommunikasjon med din regnskapsfører

Noen av de nye funksjonene i Office Accounting 2008 synes å være overbevist om å overbevise regnskapsførere om å flytte sine småbedrifter klienter til Microsofts app (i motsetning til å bruke Archrival Intuit QuickBooks). Mange små bedrifter ansetter ikke en profesjonell revisor, i stedet stoler på et offentlig regnskapsfirma for å hjelpe dem med å utarbeide årsregnskap og avkastning. Office Accounting introduserer innovative funksjoner for å forbedre kommunikasjonen mellom en ekstern revisor og en klient.

Et regnskapsfirma kan nå integrere deler av sitt nettsted i Office Accounting-menyen. Eksempelvis kan en regnskapsfører gi påminnelser om forfallsdato for skattebetaling, et nettbasert nyhetsbrev og koblinger til regnskapstjenester for spesialiserte områder som lønnsbehandling.

Disse regnskapsmessige tilleggene er angitt i en XML-fil. Endring av denne filen krever litt teknisk ekspertise, men Microsoft sier at det snart vil tilby et gratis nedlastbart verktøy for å forenkle oppretting og modifisering av XML-filen.

En regnskapsfører kan utvikle en eller flere tilpassede forretningsmaler for en spesialisert bedriftskonfigurasjon og kan opprette en Standard diagram over kontoer som passer for klienter i bestemte bransjer. Revisor kan deretter eksportere den egendefinerte mal og sende den til en klient for å hjelpe klienten til å komme i gang raskere.

Appen lar også en bedrift sende en kopi av sine elektroniske bøker til revisor, som kan foreta finansielle tilpasninger og korrekte oppføringer. Denne overføringsfunksjonen for revisor er tilgjengelig i de fleste andre småbedrifts regnskapsprogrammer (inkludert QuickBooks).

Gratis Ad-støttet versjon

Office Accounting Express 2008, en grunnleggende versjon av programmet rettet mot ny og hjemme-basert bedrifter, er en gratis nedlasting fra Microsofts Ideawins. Express kan spore inntekter og utgifter, men det klarer ikke varebeholdning, så det er ikke egnet for bedrifter som selger produkter. Denne gratis versjonen viser annonser.

Office Accounting Professional 2008 ($ 200, opp $ 50 fra prisen på forrige års versjon, oppgraderinger $ 150) legger til lagerstyring, jobbsporing, salgs- og innkjøpsordre og anleggsmidler. Det er rettet mot små bedrifter med opptil 25 ansatte. Bedrifter som utvider profesjonell kan oppgradere til en mer kvalifisert regnskapsapp i Microsofts produktserie Dynamics.

Microsoft planlegger å lansere en Professional 3-brukerutgave ($ 500) og en Professional Plus-utgave ($ 300) neste år; Professional Plus vil legge til et ettårig abonnement på en lønnsberegningstjeneste, sammen med en eBay-tjeneste som kan hjelpe raskt å liste produkter til nettsalg.

Er kontorsregnskapet riktig for din bedrift?

Kontorregnskap tilbyr et interessant alternativ til Intuit's QuickBooks. Støtten for flere valutaer i Microsofts app gjør den til en god passform for bedrifter som er involvert i import og eksport av produkter. Den tette integrasjonen med Word og Excel skal oppmuntre bedrifter som for tiden sporer økonomiske poster i de aktuelle appene for å oppnå et ekte regnskapssystem.

Til tross for prisoppgangen på $ 50 for Professional-utgaven, forblir Office Accounting rimelig for hva den leverer. En gratis 60-dagers prøveversjon lar bedrifter prøve det uten økonomisk risiko.

Richard Morochove er en IT-konsulent og forfatter. Send ham spørsmål om bruk av teknologi i din tilkoblede, små til mellomstore virksomhet via e-post. PC World kan redigere søket ditt og kan ikke garantere at alle spørsmål blir besvart.