Kontor Live Add-In Easer Arbeider Over flere datamaskiner

Hvis du bruker Microsoft Office, og du ofte jobber fra forskjellige datamaskiner, må du sjekke ut Office Live-tillegget for Office Live Workspace (for tiden i offentlig beta). Denne gratis online-tjenesten gir deg muligheten til å lagre og dele opptil 5 GB Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter, og Office Live-tillegget inneholder muligheten til å jobbe med dokumenter i Office Live Workspace uten å forlate komforten til Microsoft Office-app.

Installere Office Live-tillegget.

Fordelene ved å jobbe med Workspace og Office-tillegget er kraftige. Uten hvordan du endrer måten du jobber på, følger dokumentene dine når du har en Internett-tilkoblet datamaskin som kjører Office, og hvis du er borte fra din egen PC, kan du fortsatt få tilgang til dine ting fra hvilken som helst annen maskin. I tillegg gjør Office Live Workspace delingsdokumenter over Internett trivial.

Komme i gang er enkelt: Først må du ha en Windows Live ID, hvis du allerede har en Hotmail-konto, er du allerede god til å gå. Gå deretter til Office Live Workspace-siden, klikk på "Kom i gang nå", logg inn med Live ID, og ​​opprett ett eller flere arbeidsområder som følger på skjermen. Klikk deretter på "Installer Office Live Update" for å installere tillegget for Office XP, 2003 eller 2007).

[Videre lesing: De beste TV-streamingtjenestene]

Lagre til et Office Live-arbeidsområde.

Når du har fullført installasjonen, kan det ikke være enklere å arbeide med tillegget. Hvis du vil åpne et dokument fra Office Live Workspace, klikker du på Office-knappen (i Office 2007) og velger Åpne fra Office Live. Etter at du har autentisert din Live ID, kan du bla gjennom Office Live Workspace som om det var ditt lokale filsystem. Lagring av filer til arbeidsområdet er like enkelt, velg bare "Lagre i Office Live". I Office 2003 og XP legger tillegget Åpne og Lagre knapper rett på verktøylinjen.

Det er enda en versjon for Mac-maskiner. Den er inkludert i Office 2008 SP2. I Mac-versjonen heter den Dokumentforbindelse, og den finnes på Fil -menyen under Åpne fra dokumentforbindelse. For å få tilgang til det, velger du Legg til et nytt sted og deretter Logg inn på et Office Live-arbeidsområde. For de som spretter mellom forskjellige operativsystemer, er det litt frustrerende at Microsoft velger å gjøre PC- og Mac Office-versjonen så forskjellig. Likevel er det praktisk å kunne lagre en fil fra min PC og åpne den på Mac-en.

Mens noen er utrolig organisert når det gjelder å administrere filer, er andre mer tilfeldige om hvor dokumenter lagres. Ved å lagre i skyttjenesten som Office Live Workspace, blir det lettere å finne filer og administrere forskjellige versjoner. Til tross for at Microsoft sier Workspace er for å administrere Work, Excel og PowerPoint-dokumenter, hadde jeg ingen problemer med å laste opp andre dokumenttyper. Dette er viktig siden prosjekter ikke ofte omfatter strenge Office-dokumenter. Administrere alternative filtyper krever at du jobber direkte med Office Live Workspace-nettsiden.

For folk som jobber strengt med Microsoft Office med et minimum av samarbeid, er dette produktet bra. Selv om det gjør det mulig å dele dokumenter via Internett, finner jeg at for Google Deling og samarbeid er det fortsatt en mer omfattende løsning. I motsetning til Office Live-tillegget tillater Google Dokumenter at flere brukere samtidig kan redigere et enkelt dokument, og det krever ikke at alle brukere skal kjøpe en kompatibel versjon av Office. Dette kan alle endres når Microsoft endelig utgir gratis webversjoner av Office 2010 Suite. Men offlinefunksjonene til Google Dokumenter er i beste fall rudimentære, og dette er her Microsoft Office fortsatt skinner.

Michael Scalisi er en IT-leder basert i Alameda, California.