Overstock.com gjenoppretter inntekter, citerer ERP-implementering

Internett-forhandler Overstock.com gjenoppretter inntektene i fem og et halvt år, noe som skyldes overgangen til det meste av problemer med et implementeringsprosjekt for Oracle ERP (enterprise resource planning) som går tilbake flere år.

"Vårt første bud er å opprettholde en kollisikker balanse," men mens ånden er sterk, gjorde kjøttet en feil, "sa Patrick Byrne, direktør i overstock.com, i en 24. oktober brev til aksjonærene. "Den korte versjonen er: når vi oppgraderte vårt system, krevte vi ikke noe av regnskapsmessige ledninger, men vi trodde vi hadde manuelle reparasjoner på plass. Vi har siden funnet at disse manuelle reparasjonene savnet noen av de uhakkede ledninger. "

Overstock estimerer at feil i perioden i perioden - 2003 gjennom andre kvartal 2008 - utgjør en reduksjon i inntekter på USD 12,9 millioner og en økning på $ 10,3 millioner til kumulativt nett tap.

Verken Byrne er heller ikke en egen uttalelse fra overstocks finansdirektør, David Chidester, klander eksplisitt Oracle eller noen systemintegrator for systemets problemer.

Chidesters uttalelse gir en mer spesifikk redegjørelse for hva som angivelig gikk galt.

"Som en del av dette oppgradering av regnskapssystemet vi endret fra innspilling av tilbakebetalinger til kunder i grupper for å registrere dem transaksjon-for-transaksjon, sier Chidester. "Når vi utsteder en kunderefusjon, reduserer refusjonen det beløpet vi mottar fra våre kredittkortprosessorer, og som følge av dette bør vårt finansielle system redusere vår balanse i kontoen. Etter implementeringen, i tilfelle av enkelte kundetilskudd, Denne reduksjonen skjedde ikke, og vi fikk det ikke. "

Overstock bruker interne" grunnkoder "som viser hvorfor ulike kunder får refusjon, tilføyde Chidester.

" Under det nye systemet er ikke alle grunnkodene ble automatisk registrert, noe kundetilskudd krevde manuell oppføring i det finansielle systemet. Vi opprettet automatiske og manuelle prosesser slik at disse ville bli registrert, sa han. "Dessverre savnet vi noen av de manuelle kundenes tilbakebetalinger, og derfor registrerte vi ikke alt som skjedde. Over tid ble denne feilen oppbygget og på et kumulativt grunnlag til slutt blitt materiale."

I tillegg, lærte selskapet at systemet ikke klarte å "reversere" fraktinntektene for avbestillte ordrer ", og disse $ 2.95 kostnadene ble også lagt opp over tid."

Imidlertid hadde Overstock underbilled sine oppfyllende partnere for visse kostnader knyttet til Produktet returnerer de siste to årene, sa Chidester. "Vi oppnådde med andre ord ikke noen kundetilpasning, og vi mottok ikke noen kostnader fra partnere på enkelte avkastninger. Det samlede resultatet var at våre avkastningskostnader så rimelig ut."

Selskapet har siden "revurdert [sin] prosedyrer for testing og verifisering av balansen "og" sette inn prosesser for å registrere alle refusjoner i vårt finansielle system, "tilføyde Chidester.

Overstock.com og Oracle reagerte ikke umiddelbart på forespørsler om kommentar på mandag.

En observatør sa at problemer som de som citeres av Overstock.com kan skje på et hvilket som helst ERP-prosjekt uten riktig omsorg og planlegging.

"ERP-systemet vil gjøre det du designer det å gjøre, og derfor sier vi ofte det er veldig viktig å tilbringe tid på design og kartlegging, sier Forrester Research-analytiker Ray Wang via e-post mandag. "Selvfølgelig er det enda mer utfordrende hvis dette er det første ERP-systemet som er satt inn hos et selskap. I så fall blir du utfordret med å fange alle manuelle prosesser."