Forbered din virksomhet for digital katastrofe

Merk: Denne artikkelen ble opprinnelig publisert i slutten av september 2012. Men etter orkanen Sandy og økte bekymringer om katastrofeberedskap, har vi besluttet å skrive ut denne veiledningen. Hvis du har noen forslag som ikke er dekket i artikkelen, vennligst del ideene dine i en kommentar nedenfor.

Du trenger ikke å se hardt for å finne historier om teknologisk katastrofe. Gauss-viruset infiltrerte tusenvis av Midtøsten-PCer, der det kunne fange opp nettbankinformasjon. Apple iPhones ble avslørt for å være sårbare for spoofed SMS-meldinger. Oversvømmelser, men ødelagt Western Digital sine harddisk produksjonsanlegg i Thailand.

Tettere hjemme, forfatteren Mat Honan så sitt digitale liv alt, men slettet da en hacker brukte et par telefonsamtaler for å bestille en fjernkontroll av MacBook Air. Honan sier at han mistet mer enn ett års verdi av bilder etter brudd-bildene som han selvfølgelig ikke hadde sikkerhetskopiert.

[Videre lesing: Slik fjerner du skadelig programvare fra din Windows-PC]

Disse hendelsene - og til en viss grad, alt som går galt med tech universet ditt - har en ting til felles: Med forsiktig planlegging kunne ofrene ha gjort problemene mye enklere å gjenopprette.

Visst, en flom som tørker ut din produksjonsanlegget er verre enn å miste noen lagrede babybilder, men katastrofeplanlegging er viktig for enkeltpersoner og bedrifter av alle former og størrelser. Den eneste virkelige variabelen er kompleksiteten til den nødvendige planleggingen. For små bedrifter er det viktig å planlegge for katastrofer, slik at du ikke blir helt knust hvis katastrofe streiker. Slik starter du.

Sikkerhetskopier

Du kan skarpe redusere de dårlige effektene av de fleste teknologiske problemer ved å vedta en enkelt overraskende enkel forholdsregel: Ta sikkerhetskopi av dataene dine.

Du har utvilsomt hørt dette rådet før, men til og med Datamaskinbrukere som har rammet krasjer, malwareinfeksjoner og andre datadødende katastrofer, finner det ofte vanskelig å komme i gang, og frykter at regelmessig planlagte sikkerhetskopier er for kjedelige å utføre eller for komplisert å sette opp.

Intet av dette er sant i dag. Myriade løsninger og systemer har forenklet oppdraget å sikkerhetskopiere, enten du har å gjøre med en datamaskin eller et dusin. Her er noen strategier du kan begynne med.

Lokal USB-sikkerhetskopiering

Dette er den enkleste måten å utføre sikkerhetskopier på, men den passer for personer med bare én eller to PCer. Koble en USB-harddisk med høy kapasitet til datamaskinen, og sett opp et sikkerhetskopieringsprogram. Windows 7 har en inkludert-Windows 8 vil legge til filhistorikkfunksjoner til mix-og omfattende alternativer finnes på nettet.

Windows-sikkerhetskopierings- og gjenopprettingsverktøyet er ganske enkelt å bruke.

Synkronisering

En annen strategi er å holde to datamaskiner synkronisert, slik at hvis man går ned, den andre er tilgjengelig slik at du kan hente opp hvor du sluttet. Igjen er dette alternativet kun effektivt for svært små bedrifter eller i miljøer hvor alle bruker samme maskin. En stor fordel ved en synkroniseringsstrategi er at du kan sette opp datamaskiner i forskjellige rom eller forskjellige deler av bygningen, slik at hvis noe skjer i en del av arbeidsplassen (eller hvis en tyv stjeler utstyr derfra), er den andre siden av Bygningen kan fortsatt være trygg. Sjekk GoodSync for et solid synkroniseringsarrangement.

GoodSync hjelper deg med å synkronisere dataene dine mellom to PCer.

NAS-sikkerhetskopiering

Når flere datamaskiner trenger sikkerhetskopiering, gir et nettverkstilkoblet lagringssystem (NAS) system en utmerket følelse. En NAS-enhet legger til ruteren din. Du bruker deretter inkludert programvare eller ditt eget backupprogram for å sikkerhetskopiere NAS regelmessig. En ulempe: Ofte er sikkerhetskopieringsprogramvaren som følger med disse stasjonene begrenset, og sikkerhetskopiering kan være så tung at den oversvømmer nettverket ditt. Sjekk ut WD MyBook Live-serien for et flott lite kontor NAS.

Western Digital's My Book Live NAS-boks gir mobil tilgang til filene dine.

Nettbasert sikkerhetskopiering

Hvis du har god Internett-båndbredde, kan sikkerhetskopiering på nettet være den sikreste måten å beskytte data mot katastrofer som et hus brann som ødelegger alt på stedet. Online sikkerhetskopiering sender filer (vanligvis automatisk) til et langt sted, og eliminerer risiko for tap fra fysisk tyveri, brann eller flom i virksomheten din. På den annen side har noen nettbaserte, skybaserte tjenester blitt utsatt for sikkerhetsbrudd. Denne risikoen er trolig tålelig for de fleste av oss, men hvis du jobber med svært sensitiv informasjon som kundekredittkortdata, kan du best bli betjent ved å sikkerhetskopiere denne informasjonen lokalt og sikre deg på et sted utenfor stedet, for eksempel en safe

Antimalware og datasikkerhet

En annen vanlig og ofte ignorert tips er å installere antimalware-programvare på alle bedriftens PCer og holde den oppdatert.

Dette tiltaket er ikke veldig tøft hvis du 'håndtere en enkelt PC, men ting kan bli komplisert og dyrt hvis du prøver å beskytte et småbedriftsnettverk. Eventuelle antall betalte og gratis sikkerhetsløsninger for en enkelt datamaskin er tilgjengelige. Hvis du har mer enn noen få datamaskiner, kan du spare penger ved å velge en pakke med små bedrifter. Noen av disse pakkene er ikke mer enn et pakke lisenser for den enkelte pakken, som hver må installeres og vedlikeholdes separat. Andre tilbyr en sentral administrasjonskonsoll for å presse oppdateringer ut på brukernes PCer og motta varsler om trusler på nettverket. Handle rundt for å finne frem til den tilnærmingen som fungerer bedre for deg.

Fysisk sikkerhet

Programvaresikringer bortsett fra, kan en bøss med en bøyle forårsake massiv skade på bedriften din. Derfor bør fysisk sikkerhet være et viktig hensyn, enten du er en enhetsbutikk eller et selskap med hundre ansatte. Hver bedriftseier vet å låse dørene og installere et alarmsystem hvis det er verdifulle eiendeler på stedet. Men du bør også ta bestemte tiltak for å beskytte datamaskinutstyret ditt, i tillegg til å sikre din bygning riktig.

Kabellåser

Kabellåser er en enkel måte å øke datamaskinens sikkerhet til svært lave kostnader. Nesten alle bærbare datamaskiner har en spesiell Kensington-låseport, og de fleste skrivebord har en metallsløyfe som strekker seg fra baksiden og gjennom hvilken du kan kjøre en sikkerhetskabel. (Datamaskiner som ikke har en låseport kan i stedet bruke et "universal" låsesystem som festes direkte til chassiset.) Koble datamaskinen til et skrivebord med kabelen, og du har lagt til tilstrekkelig sikkerhet for å ødelegge de fleste smash- og -grab operatører. Pass på å lagre nøklene til kabellåsene på et sikkert sted. Du bør også bruke en kabellås når du tar en bærbar PC ut av kontoret.

Kensington ClickSafe-kombinasjonslås kan forankre en bærbar PC til skrivebordet.

LoJack-systemer

LoJack for Laptops er programvare som går ubemerket i bakgrunn, men lar din bærbare kringkaste sin posisjon når du rapporterer det som tapt. Dette hjelper til med rettshåndhevelse å finne datamaskinen lettere og lar deg tørke harddisken eksternt dersom gjenoppretting virker usannsynlig. Verktøy som Finn min iPhone tilbyr lignende funksjoner til smarttelefon- og nettbrettbrukere. Installer dem før enheten din går glipp av.

Videoovervåkningssystemer

Det allsynende øyet til et kamera hindrer ikke bestemte tyver fra å bryte inn på kontoret, men fjernovervåkingssystemer kan hjelpe deg med å få dem til å bli reddede. Videoovervåking med bevegelsesdeteksjon vil vise kriminalitetens scene i sanntid og registrere opptak for å hjelpe deg med å forfølge de onde gutta senere.

Logitech Alert videoovervåkingssystem er et godt valg for å overvåke flere steder.

Brann, oversvømmelser og handlinger fra Gud

Vi har behandlet tyver, men hva med intervensjoner av overveldende styrke? De generelle beredskapstipsene som er skissert ovenfor - spesielt bruken av offsite-sikkerhetskopier - vil bidra til å redusere skade på grunn av naturkatastrofer, men noen enheter kan gjøre enda mer hvis du er bekymret for at en brann eller flom kan viske bort livet ditt.

For digital lagring, gjør ioSafe en rekke eksterne harddisker designet for å motstå både brann (opptil 1550 grader Fahrenheit) og vann (en vannkolonne på opptil 10 fot i 3 dager). Hold analoge nødvendigheter som papirdokumenter (og utskrifter av viktige data), enten offsite i en safe eller i en solid brannsikkerhet på stedet. Disse rimelige garantiene er vel verdt investeringen.

Og selvfølgelig bør du inkludere høykvalitets bremsebeskyttelse eller UPS på alt høyteknologisk utstyr for beskyttelse mot strømforstyrrelser og lynnedslag.

Forsikring

Du kan erstatte datautstyr, men det koster penger. Og hvis virksomheten din er ute av kommisjon for en måned eller to mens du bygger om igjen fra en brann, vil du ikke tjene noe underveis. Det problemet kan ødelegge et selskap som kan tåle den fysiske skade som er forårsaket av en katastrofe.

Generelt er forsikring den beste beskyttelsen mot økonomisk ruin. Standard eiendom forsikring vil dekke tap av maskinvare, men forretningsavbrudd forsikring er viktig hvis du vil ha et sikkerhetsnett for å bevare din bedrift mot tapt salg.

Oppfølgingsplanlegging

En annen komponent i din småbedrift må beskyttes: du. Vil du at virksomheten din fortsetter å fungere etter at du har slått av denne dødelige spolen? Hvis planen er å stenge den ned, hvordan vil det skje? Hvordan fastslås løpende eierskapsspørsmål? Hvem skal kjøre showet?

Dette er kompliserte problemer som enhver eier av små bedrifter skal diskutere med en kvalifisert eiendomsplanlegger for å løse, og eventuelle protégés blir preparert til å overta når du er borte, må være oppmerksom på planene i god tid. Programvare som Quicken WillMaker skritt en person gjennom grunnleggende eiendom planlegging. Det er et seriøst emne, men å takle opprettelsen av en vilje og en suksessplan mens du er ung og sunn, er langt bedre enn å vente til du ligger i en sykehusbed. Gjør det til en prioritet å lage en kontinuitetsplan (eller en oppløsningsplan, hvis du ikke skal overføre virksomheten til en arving), og se den årlig for å sikre at det er snus.