Microsoft Office er den mest populære tekstbehandlingsserien rundt når det gjelder å generere dokumenter. Men mange mennesker er helt uvitende om at hver gang du åpner et dokument, skriver du inn det, redigerer det, lukker det eller gjør noe annet enn å puste på det. Personlig identifiserende data som heter "metadata" samles inn og festes til dokumentet . Opplysning av denne informasjonen kan være svært skadelig i visse situasjoner, så det lønner seg å bruke ekstra minutter før du send

På samme måte som metadata i bilder fungerer, kan metadata i dokumenter fortell deg mye om historien til dokumentet. Ting som når den ble opprettet, som opprettet den (eller hvilken organisasjon), sist gang den ble redigert, navnet på datamaskinen og serveren der dokumentet er lagret, navn på tidligere dokumentforfattere, versjonsnummeret og hvilket som helst dokument -embedded kommentarer.

I mange tilfeller vil folk ikke bryr seg om at denne informasjonen blir videreført. Men det er visse situasjoner der metadata som det ikke skal avsløres for en tredjepart. For eksempel, kanskje du er en whistleblower, sender ut et Excel regneark fullt av inkriminerende finansielle kontoer? Eller kanskje du jobber på advokatkontor, og du må sende et dokument til motsatt rådgiver? I disse situasjonene vil det ikke være en klok utvikling å kunne lese metadataene og vise dokumentets historie. Skrubbing av disse dataene blir et must, og derfor blir en liten lett desktop-app som Dokument Metadata Cleaner viktig.

[Videre lesing: Slik fjerner du skadelig programvare fra din Windows-PC]

Når DMC skanner mappens filer, vil den vise du hvilke metadata som er knyttet til disse filene.

Etter installasjonen, navigerer du ganske enkelt til mappen eller filen du vil skanne. Hvis det finnes ulike filformater, kan du angi hvilke formater (Word, Excel, PowerPoint) skal inkluderes eller utelukkes. Programmet lister opp den eller de funnet filene, sammen med alle vedlagte metadata, slik at du kan se for deg selv, pre-scrub, hva det er. Da er det bare et tilfelle å sjekke boksen for hvilke metadata du vil ha, og trykk på knappen. La det gjøre ting og før du vet det, vil du ha noen fine, rene filer, fri for inkriminerende / påtrengende / private data, som aldri kan hentes igjen.

En ting jeg la merke til under testingen av denne programvaren var at det noen ganger krasjet (og Explorer sammen med det). Jeg vet ikke om dette var et resultat av å laste for mange dokumenter eller hvis det er en feil i programvaren. Leverandøren kunne ikke replikere feilen. Det skjedde bare noen få ganger, så jeg er fornøyd med å legge det ned til en gremlin i systemet. For en gratis, nyttig app, er det ikke noe som helst tilfelle.

På neste skjerm må du sjekke hvilke metadata du vil slette, og la appen komme til å fungere.

Det er veldig enkelt, i rush å sende ut dokumenter, for å glemme at denne metadataen finnes. Du kan uvitende avsløre detaljer som ikke nødvendigvis må sendes til den globale verden. Hvis du verdsetter ditt privatliv, eller du jobber i en bedrift hvor hemmeligholdelse er viktig, så gi denne dokumentmålerens renere et forsøk.

Merk:

Nedlastningsknappen på Produktinformasjon-siden tar deg til leverandørens nettsted, hvor du kan laste ned den nyeste versjonen av programvaren.