Sju viktige måter å redusere dine tekniske kostnader

Teknologikostnader kan enkelt spise bort noe budsjett - noen programvareoppgraderinger og nye systemer her, en annen IT-person til å administrere nettverket ditt der - og før du vet det, har du fullstendig ødelagt din fortjeneste.

Om virksomheten din har bare to personer eller to hundre, kan disse tipsene redusere kostnadene, spare penger og la deg fokusere på det som er veldig viktig: bunnlinjen.

1. Bruk åpen kildekode og fri programvare

La oss innse det - når du prøver å holde virksomheten din på plass, plukker du ned mye penger for hylleprogrammer vondt som å få et hulrom fylt uten Novocain. Heldigvis kan freeware og rimelig programvare være en hyggelig overraskelse når det gjelder robusthet og funksjonalitet.

Selv om ikke så polert som Microsofts Office-pakke (men ikke så mye av minne eller ressurs hog), er OpenOffice.org en gratis, åpen kildekode-alternativ med en komplett pakke med applikasjoner for tekstbehandling, regneark, presentasjoner og databaser som er kompatible med Microsoft Office. Selv om OpenOffice apps lar deg gjøre nesten alt du kan gjøre i Microsoft Office, er interoperabiliteten mellom de to suitene ikke sømløs. Hvis du for eksempel bruker Words Track Changes-funksjonen, kan det være vanskelig å senere slette eller endre endringene når du bruker dokumentet i OpenOffice, og omvendt.

Google Docs er et annet rentabelt og gratis alternativ til Microsoft Office - og har ingen programvare for å laste ned eller installere. Selv om det ikke er så fullverdig som Office eller OpenOffice, kan den grunnleggende funksjonaliteten og strømlinjeformet grensesnitt være alt du trenger.

Opprette PDF-filer kan være avgjørende for virksomheten, men å bruke $ 450 på Adobe Acrobat Professional er ikke. CutePDF er et gratis program som bare eksporterer filer til PDF. Bare last ned og installer det fra målfilen, velg File • Print, og velg CutePDF fra skrivermenyen. (Hvis du bruker OpenOffice eller Google Dokumenter, trenger du ikke engang å installere CutePDF - begge lar deg eksportere til PDF direkte.)

2. Telecommute

Gartner Research forutser at innen 2009 vil over 25 prosent av den amerikanske arbeidsstyrken telekommute. Med telekommunikasjon kan du spare på gasskostnadene, men du kan også forbli like produktiv når du arbeider hjemme, takket være verktøy som gjør det enkelt å koble til og samarbeide (nesten som om du var på kontoret).

Wikis gjør det enkelt å legge inn tekst eller dokumenter slik at en gruppe kan lage kommentarer eller endringer. Noen wikier er gratis og offentlige, mens andre er mer bedriftsfokuserte, med mer robuste sikkerhetsfunksjoner. PBwiki tilbyr tre smaker: Business, Academic, and Personal. Nettstedet inneholder WSIWYG redigeringsverktøy, lagringsplass, SSL-kryptering, automatiske varsler via e-post eller RSS, og kontrollerer tilgangen. Det tilbyr også rimelig forretningsprising - det er gratis for en til tre brukere, $ 8 per måned per bruker for 4 til 99 brukere, og $ 6 per måned per bruker for 1000 til 4 brukere.

De nevnte Google Docs er også telecommuter- vennlig, og tilbyr en rimelig og enkel måte å dele filer på (og holde tabber på endringer). Når du har opprettet en fil i Google Dokumenter, kan du bare invitere andre til å samarbeide online. Når du er ferdig, kan du eksportere filen til Word, Excel, PDF eller PowerPoint.

Hvis du kryper ved tanken om å sette opp et VPN (virtuelt privat nettverk), kan tjenester som LogMeIn Hamachi bare være din billett til hodepinefri ekstern VPN-tilgang. LogMeIn Hamachi lover enkelt oppsett ved hjelp av peer-to-peer-teknologi for å la off-site-ansatte få tilgang til filer. Tjenesten fungerer i din brannmur og koster bare $ 5 per måned for en brukerkort.

Hvis bedriften din ikke har og trenger ikke en sentralisert server, er Central Desktop en måte å dele dokumenter online med nesten ingen oppsett. Nettstedet lar store eller små grupper enkelt dele filer, holde oversikt over hvem som har sjekket ut hvilke filer (eller endret dem), og sette opp separate skrivebord for flere grupper av brukere.

Den frie planen gir deg 25 MB plass og støtter to arbeidsområder med fem brukere hver. Den laveste betalte planen er $ 25 per måned for tre arbeidsområder, 10 brukere hver og 500 MB filoppbevaring. Ved den høye enden får $ 249 i måneden deg 100 arbeidsområder, 100 interne brukere (ansatte) og 100 eksterne brukere (leverandører, kunder eller partnere), 25 GB lagringsplass og tilpasset merkevarebygging. En ekstra avgift gir ekstra sikkerhet og webmøter.

For flere tips og casestudier, sjekk ut PC Worlds Telecommuting Resource Guide.

3. Hold online møter

Hvorfor fly ut for å se en klient når du kan holde et møte i cyberspace? Ved hjelp av gratis videokonferanse programvare, for eksempel Skype, trenger du bare en webkamera, en PC og en Internett-tilkobling - og sparer penger, ikke bare på reisekostnader, men også på lang avstand. Skype slipper samtaler noen ganger og kan være statisk, så hold noen møter før du slipper fast telefonlinjen din.

Hvis du vil oppgradere til en mer robust webkonferansetjeneste, kan Cisco's WebEx dele dokumenter, støtter opptil fire webkameraer, og lar deg kjøre presentasjoner fra skrivebordet ditt.

GoToMeeting er en annen løsning som tilbyr VoIP, støtter møter med opptil 15 deltagere, og lar deg gi presentasjoner, samarbeide eller gi opplæring fra skrivebordet, sparer penger på reise kostnader og møterom. Hvem ønsker ikke å lage presentasjoner i pyjamas?

For det mer eventyrlystne, lar Second Life deg lage en avatar gratis og møte "i verden", lage videopresentasjoner, og hold virtuelle møter eller treningsøkter. Du kan også kjøpe kontorlokaler i Second Life hvis du vil sette opp et mer permanent sted for ansatte å møte og samarbeide.

4. Kjøp Fornyet Maskinvare

Mens ripping åpner en boks som inneholder en skinnende ny datamaskin, er en enestående spenning, sparer bedriften din et bunt er et nært sekund. Kjøpe oppusset (nesten ny) maskinvare er en fin måte å få en avtale på.

Hvis du har øye på et bestemt merke av datamaskinen, gå til produsentens nettsted for å finne tilbud på renoverte systemer. Men merk at hver leverandør definerer oppusset litt annerledes. For eksempel selger Dell tre typer oppussede datamaskiner, som alle testes og gjenopprettes til fabrikkens spesifikasjoner: Certified Refurbished inkluderer bærbare datamaskiner og stasjonære datamaskiner som ble returnert til Dell, og kan ha mindre kosmetiske ting eller blemishes; Tidligere Bestilte Ny betyr en PC som ble sendt ny, men kunden bestemte seg for å returnere systemet uten å starte det, Scratch and Dent-produkter kan virke litt mer "slitte" på utsiden, men fungerer fortsatt bra og inneholder ikke ting eller riper på håndledsstøtten eller skjermen.

Dell Outlet-butikken lar deg søke etter renovert Dell-skrivebord, tilbehør og bærbare datamaskiner etter prisklasse; de fleste av elementene koster opptil 35 prosent under detaljhandel. For eksempel var en Flamingo Pink Certified Renovert Inspiron 1720 laptop med en Intel Core 2 Duo CPU, en 17-tommers LCD-skjerm og en 120 GB SATA-harddisk på $ 879 på Dell Outlet-siden. Prisen avhenger av om varen har riper og bukser, om det ble bestilt nye og andre faktorer. Og hvis du ikke er fornøyd med ditt kjøp, kan du returnere produkter innen 21 dager fra forsendelsesdatoen, med mindre en restockeringsavgift dersom produktet ikke er defekt.

Apple selger oppussede produkter hvis du er Mac-forhandler. gjennom sin nettbutikk. Men forvent ikke store besparelser - noen av de nyere produktene er bare $ 200 mindre enn utsalgsprisen. Men i noen tilfeller kan du spare mye mer. Et nylig utseende på Apple Store avslørte en renovert MacBook Air (med en 1,6 GHz Intel Core 2 Duo CPU, en 13,3 tommers blank skjermdisplay, 2 GB minne, en 80 GB PATA-harddisk og en innebygd iSight kamera) oppført på $ 1499, mot $ 1799 detaljhandel. En oppusset iMac (med en 2,8 GHz Intel Core 2 Extreme CPU, en 24-tommers blank skjerm, 2 GB minne, en 500 GB harddisk og et innebygd iSight-kamera) ble oppført på $ 1599, mot $ 2299 detaljhandel.

Apples oppussede produkter er dekket av en års garanti, og du kan også kjøpe en utvidet garanti. Apples oppussede produkter er "pre-owned", men Apples nettsted hevder at hvert element gjennomgår en "streng oppussingsprosess før den blir tilbudt til salg." Noen produkter ble returnert, mens andre ble brakt tilbake på grunn av tekniske problemer. For å lese hele listen over oppussede tester og kvalifikasjoner, besøk Apples nettsted.

Amazon.com har en lang liste over oppussede forhandlere av datamaskiner, og nettstedets selgerangeringer lar deg umiddelbart få vite hvilken type du har å gjøre med. Selgerne rapporterer også tilstanden til utstyret med et klassifiseringssystem: Bra, Like New, Renovert, og så videre. Under Amazonas A-Z Safe Buying-garanti, vil selgere la deg returnere varer hvis de er defekte.

eBay tilbyr også et vell av tilbud. Som kjøper vet du umiddelbart om selgeren er skyggefull eller anerkjent basert på brukeranmeldelser. Se etter en selger med en stor positiv tilbakemelding, minst 95 prosent. Pass på å tommelen gjennom tilbakemeldingen til kjøperen for å se kommentarene før du dykker inn og byder på. Som Amazon, backer eBay kjøpere, og samfunnet vil starte opp noen hvis de ikke er på nivået.

Fornyede systemer kan ikke være under noen form for garanti, og leverandøren kan selge den til deg "som det er". Dette kan være et mareritt hvis operativsystemet bare er installert på en ny harddisk og stasjonen sitter fast i datamaskinen. Sørg for å stille spørsmål fra leverandøren før du kjøper.

5. Kutt ned på utskriftskostnader

Ifølge GreenBiz.com trenger du ikke bruke penger til å være grønn. Du kan spare på papirkostnader hvis du bare kopierer sider på begge sider, eller bruk utdatert brevpapir for interne notater. Hvis kontoret din for øyeblikket sender ut papirmemoer til ansatte, kan du prøve å legge inn notatene i stedet på en sentral plassering (for eksempel et bord i nærheten av vannkjøleren) der folk normalt samles og vil se det.

En annen sparingbesparende tips er å bruke skriverens utkastmodus for å redusere blekkbruken og erstatte blekkpatroner oftere. Utkastmodus er mye raskere og bruker mindre blekk. Når du skriver ut e-post og websider, må du sjekke om det er et "skrivervennlig" alternativ.

Fargepatroner koster vanligvis mer, så utskrift i gråtoner med bare den svarte kassetten kan spare penger, og du vil erstatte fargekassetten mindre ofte. De fleste skrivere tilbyr mange innstillinger, så sjekk skriverens programvare for å se hvilke funksjoner som kan spare penger.

Hvis du sjelden skriver ut, men blekket ditt går uansett, kan det hende at skriveren automatisk renser skrivehodene. For å unngå dette, skriv ut jevnlig (minst en gang i uken) for å unngå blekkoppbygging.

Se PC World Video, "Hvordan spare penger på utskrift", for flere ideer.

6. Outsource Work

Mange bedrifter mangler en heltids IT-profesjonell eller har en svært overbelastet person som styrer nettverket og systemene. Eller kanskje du har et webprosjekt som trenger etterbehandling eller en enkel pressemelding du vil ha skrevet, men har ikke de ansatte.

I stedet for å ansette en headhunter (hvis avgifter kan utgjøre 10 til 40 prosent av en nyleie første års lønn) eller et tempo-byrå, bruk en av mange freelance-nettsteder som adresserer alle slags jobbfunksjoner og ikke koster en krone. eLance.com er en slags frilansermarked hvor entreprenører legger fram resuméer, porteføljer, referanser og detaljer om sitt arbeid. Arbeidsgivere kan legge inn stillinger eller invitere frilansere til å bye direkte. eLance tester freelancers på nettstedet i sine oppgitte ferdighetsområder for å bekrefte sine ferdigheter og lar kunder sende tilbakemelding når jobber er fullført.

Guru.com er en lignende tjeneste som lar deg søke gjennom en tilgjengelig liste over frilansere etter kategori, motta bud, belønne arbeid, se porteføljer, og betal deretter for arbeid når det er ferdig. Hver profesjonell er gjennomgått av tidligere arbeidsgivere og rangert etter tilbakemelding. Nettstedet tilbyr et bredt spekter av jobbkategorier - lovlig, programmering, markedsføring, CAD, fotografering - og er gratis for arbeidsgivere.

7. Bruk virtualiseringsprogramvare

Virtualiseringsprogramvaren tilbyr mange kostnadsbesparende fordeler, for eksempel å konsolidere servere og redusere backup og gjenopprettingstid. Og fordi du kjører færre servere, sparer du penger på energibrevet.

Industristandard VMware tilbyr tilbudet fra suiter for å administrere store datasentre til VMware Workstation for å kjøre flere operativsystemer på en enkelt datamaskin. Ved å bruke VMware kan du teste nye operativsystemer eller prøve ny programvare uten risiko. VMware Player er tilgjengelig gratis, slik at du kan importere backupbilder eller dele data.

Microsofts gratis virtuelle server og virtuell PC (søk på microsoft.com) lar deg teste virtualisering og prøve selskapets Silverlight virtualiseringsverktøy.

Parallels er en av de bedre kjente Mac-vennlige løsningene. Parallels-programvare kjører på Windows og Linux-verter, samt på Mac-maskiner med Parallels Desktop for Mac-produktet. (VMware har fulgt etter og tilbyr nå også en Mac-app.) Parallels tilbyr desktop-, server- og automatiserings virtualiseringspakker med priser som er rimeligere enn VMware.

Hvis du hellere vil gå til open source-ruten, er FreeVPS et levedyktig alternativ til den kommersielle programvaren som er oppført ovenfor. Som med andre open source-programvareprodukter, gir FreeVPS ikke offisiell støtte, men full dokumentasjon er tilgjengelig på nettstedet.

Selv om økonomien kan være usikker, en kombinasjon av gratis programvare, gratis tjenester og litt av kunnskapsrike kan hjelpe enhver bedrift til å gjenvinne teknologiske kostnader.