Deling og samarbeid med Microsoft Office Web Apps

Microsoft har startet av den tekniske forhåndsvisning av Office Web Apps, og jeg har testet verktøyene for å se hva Microsoft har kommet opp med. En av de viktigste fordelene med å jobbe med Microsoft Office-applikasjoner i skyen, er muligheten til å få tilgang til og jobbe med dokumenter, regneark, presentasjoner og notatbøker fra en hvilken som helst nettverksaktivert PC, hvor som helst i verden. Så lenge du lagrer filene dine på SkyDrive, kan du reise uten laptop og fortsatt ha tilgang til dataene dine.

Med alternativet Mer kan du velge Kopier, Gi nytt navn eller Del.

En enda større fordel med å jobbe gjennom skyen er det at du kan dele filer og samarbeide med noen andre i verden. Tross alt er nettverket skyen, og Internett er en plattform for deling av informasjon - vanligvis i form av websider.

Det faktum at filer og data ligger i skyen i stedet for innenfor et brannmurt nettverk eller på en brukers lokale harddisk betyr at alle kan dele og få tilgang til filene.

[Videre lesing: De beste TV-streamingtjenestene]

Standardmappestrukturen på SkyDrive ligner på hva brukerne ser i Windows Vista og Windows 7. Du får en My Documents-mappe, som tilsynelatende vil holde mesteparten av dataene dine, sammen med en offentlig mappe, hvor du lagrer filene du vil dele.

Du kan klikke for å sende en e-post eller kopiere koden for å legge inn filen på en webside.

Som standard lar den offentlige mappen alle se filer, men begrenser brukere fra å endre eller slette filer. Fordi det er den offentlige mappen, kan du ikke endre disse tillatelsene.

Du kan dele en fil i den offentlige mappen ved å velge filen og deretter klikke Mer for å lage en rullegardinmeny med Kopier, Gi nytt navn, eller delingsalternativer. Når du velger Del, kan du velge enten å sende en invitasjonslink til bestemte brukere eller å legge inn kode på en nettside som viser den delte filen.

Hvis du bestemmer deg for å sende en e-post, kan du da velg fra kontakter knyttet til din Windows Live-konto, eller legg til e-postadresser manuelt. Invitasjons-e-posten som sendes til de angitte brukerne, inneholder en kobling for dem for å se filen.

Velge 'Velg folk' gir deg en rekke alternativer for å angi tilgang.

Bruke HTML-koden for å legge inn filen i Et nettsted vil vise et ikon for filen på nettsiden, hvilke brukere som kan klikke på for å få tilgang til filen fra sin plassering i SkyDrive Public-mappen. En fordel ved å legge inn dataene som dette er at du kan endre eller oppdatere filen, og besøkende på nettstedet vil alltid se den gjeldende versjonen.

For mappen Mine dokumenter eller eventuelle mapper du lager, kan du tilpasse tilgangen gjennom alternativer merket Just Me, Everyone, My Network (som inkluderer hver kontakt du har i Windows Live), eller Velg folk. Hvis du velger Velg folk, ser du et større utvalg alternativer, inkludert muligheten til å angi tilgang basert på Grupper du har opprettet i kontaktene dine, eller muligheten til å legge til brukere en om gangen ved å skrive inn e-postadressen. Merk at den aktuelle e-postadressen må være knyttet til en Windows Live-konto for at brukeren skal kunne få tilgang til dataene.

Brukere som du gir tilgang til mapper på SkyDrive vil motta en e-postinvitasjon som denne.

For hver gruppe eller enkeltperson du velger, kan du bare tillate dem å se filer, eller du kan gi mer kraftig tilgang, for eksempel muligheten til å legge til, redigere og slette filer. Du kan få en e-post invitasjon sendt ut til de som er utpekt med tilgang.

Muligheten til å få tilgang til filer i skyen og dele denne tilgangen med andre er ikke ny: Disse funksjonene er en funksjon av SkyDrive og har vært tilgjengelig for noen tid. Det som er nytt er imidlertid at brukerne vil kunne se filene, uansett om de har de tilknyttede Microsoft Office-programmene installert, og hver fil vil gjengis nøyaktig som brukeren ville se den hvis de åpnet filen i sin opprinnelige applikasjon.

Hvor Office Web Apps virkelig endrer deling og samarbeid, er i stand til at flere brukere får tilgang til og jobber med samme fil samtidig i Excel eller OneNote. OneNote-programmet er ikke tilgjengelig i teknisk forhåndsvisning, men jeg kunne jobbe med samspillet i sanntid i Excel.

Min redaktør (personen jeg delte filen med), og jeg var i stand til å få tilgang til Excel-regneark samtidig. Hver av oss redigerte felt og kunne se hva den andre personen skrev i sanntid. Evnen til å jobbe med Excel-regneark og OneNote-notatbøker på denne måten - samarbeide med jevnaldrende eller kunder i sanntid via skyen - er en klar produktivitetsforbedring.

Å arbeide gjennom tillatelsene og gi tilgang til inviterte deltakere var ikke like intuitivt eller brukervennlig som jeg vil. Til slutt, det er ikke muligheten til å dele data i skyen som er imponerende, men evnen til å samhandle med dataene via Office Web Apps-applikasjonene.

Vil du se mer av Microsoft Office Web Apps? Ta en nærmere titt på Excel Web App og PowerPoint Web App. På pressetid var Word og OneNote ennå ikke fullt funksjonelle.

Tony Bradley er en informasjonssikkerhet og enhetlig kommunikasjonsekspert med mer enn et tiår med bedrifts IT-erfaring. Han tweets som @PCSecurityNews og gir tips, råd og vurderinger om informasjonssikkerhet og enhetlig kommunikasjonsteknologi på hans nettsted på tonybradley.com.