Voicemail Etiquette: Sende den riktige meldingen

Ja, folk gjør fremdeles telefonsamtaler. De burde sannsynligvis ikke, men de gjør det. Her er fem regler - noen nye og noen av lange stående - for å håndtere faren for talepost.

Brevity er nøkkelen. Den gjennomsnittlige personen kan lese en melding minst tre ganger raskere enn du kan snakke det, så de fleste lyttere finner hvert sekund de tilbringer å lytte til telefonsvareren, som er agonizingly kjedelig. En vanlig citerbar maksimal tolerabel lengde for en talepostmelding er 30 sekunder.

Enkelhet svinger på begge måter. Å ha en kort utgående melding er en enkel, men ekstremt viktig for å unngå å angre på dine oppringere. Ikke fyll utgående meldingen med alternative telefonnumre og e-postadresser. I stedet tilbyr ringere en alternativ måte å nå deg (enten et mobilnummer eller en e-postadresse, vanligvis). Hvis noen raskt trenger å spore deg, finner de deg.

[Videre lesing: De beste Android-telefonene for hvert budsjett.]

Ved å følge opp. Hvis du føler behov for å følge opp på en e-postmelding du sendte ved å ringe et taleanrop, fortsett - men hold deg stramt på det du ber om igjen. For eksempel, ikke la en talepost spør personen om å returnere anropet "for å sikre at du fikk e-posten." Det er nok å minne mottakeren om å sjekke sin innboks for meldingen din. (Mange travle fagfolk misliker oppfølgingssamtaler av noe slag, så tread forsiktig her.)

Bruk den tilgjengelige teknologien. De fleste telefonsvarersystemer tillater deg å slette eller på annen måte "gjøre over" en botched melding. Ikke vær sjenert om å slå pundnøkkelen (#) hvis du glemte å forlate din retningsnummer, eller hvis du feilstavde e-postadressen din første gang. Trykk på den riktige knappen (det er vanligvis #) for å få tilgang til de "flere alternativene" som du normalt ikke spørre etter, og du kan legge igjen en profesjonell melding sans flubs.

Bare hent håndsettet. Voicemail melding for noen mens du snakker gjennom en høyttalertelefon.