Hva NAS kan gjøre for små bedrifter

Enhver virksomhet av hvilken som helst størrelse kjører på informasjon, om det følger med regnskapsdata eller styrer strømmen av forslag og ordrer. I løpet av de siste 25 årene har datamaskiner forvandlet måten småbedrifter opererer på, slik at det er mulig å organisere og administrere informasjon på en måte som ikke var mulig i dagene for papirmagasiner og indekskort.

Men når en bedrift vokser større enn en enkelt ansatt, møter du et problem med den informasjonen. Hvordan opprettholder du informasjonen, men gjør den fortsatt tilgjengelig for de forskjellige personene i selskapet som trenger å jobbe med det? Store bedrifter har bedrifts IT-avdelinger som kan gjøre tunge løft av å designe og opprettholde komplekse datanettverk, men de fleste små bedrifter er hardt presset for å få alt sitt arbeid gjort uten å legge byrden på å ta vare på kompliserte datasystemer.

[Videre lesing: Best NAS-bokser for media streaming og backup]

Heldigvis har datanettverk blitt mye enklere å installere og bruke. Du trenger ikke en dedikert server, og mange bedrifter finner ut at et lokalt nettverk kan være verdt investeringen hvis bare for å dele ressurser som en Internett-tilkobling eller en rask skriver. Og nå er det enklere enn noensinne å dele data på et nettverk også.

Du kan enkelt dele data ved å la andre datamaskiner på nettverket se en del av datamaskinens harddisk, men dataene er bare tilgjengelige for andre når datamaskinen din kjører. Et separat lagringssystem enn noen kan få tilgang til når som helst, kommer rundt det problemet. Slike produkter, kjent som Network Attached Storage - eller NAS - gjør for en rimelig og sofistikert løsning for småbedrifter. (De er også veldig praktiske hjemme, hvor de kan lage digitale medier som MP3-lydfiler tilgjengelig for alle datamaskiner på hjemmenettverket.)

Komme i gang d med en NAS-enhet

Som navnet tilsier, en NAS-enhet festes direkte til nettverket ditt. Koble den til med en Ethernet-kabel; Du kan koble den til en hvilken som helst bryter eller router. Koble deretter strømkabelen til en stikkontakt. Hvis det vil være en misjonskritisk komponent, bør du vurdere å få en strømforsyning til standby.

Når du slår på den, starter enheten opp, kommuniserer med nettverket og får en nettverksadresse. På det tidspunktet er det klart å gå.

Det er også enkelt å konfigurere enheten. Hvis du vil endre standardinnstillingene - for eksempel definere grupper eller begrense tilgangen til bestemte mapper (mer på disse alternativene nedenfor) - vil enhetens verktøy komme deg gjennom det. I nesten alle tilfeller vil enheten ha en nettside som finnes i sin kontroller som du kan få tilgang til ved hjelp av en hvilken som helst nettleser. Skriv inn IP-adressen i nettleseren din, og du vil vanligvis bli presentert med en påloggingsskjerm hvor du blir bedt om et navn og passord. Derfra kan du sette opp brukere og grupper, sikkerhetskopieringsinnstillinger og aktivere funksjoner som nettilgang.

For den enkleste tilgangen vil du at enheten skal se på datamaskinen som en annen lokal harddisk. Slik gjør du det i Windows XP:

Åpne Windows Utforsker, og velg Verktøy, Kart Nettverkstasjon. I Kartnettverk-vinduet kan du spesifisere stasjonsbokstaven som skal brukes til stasjonen. Du kan velge hvilket som helst brev som ikke allerede er tildelt datamaskinen din. I dette tilfellet har vi valgt å ha det til kjøre Y, men du kan velge hvilket som helst brev du vil ha, for eksempel Drive N for "Network".

Deretter klikker du Bla gjennom-knappen for å finne NAS-enheten på din nettverk. I vinduet Søk etter mappe kan du finne enheter på Windows-nettverket, og deretter koble til den delte mappen på NAS.

(I denne figuren er "Ts-xlb66" navnet på NAS-enheten som det vises på vår nettverk. Du kan endre det hvis du vil, men vi brukte standardinnstillingen.)

Når du har valgt mappen, velger du OK for å gå tilbake til vinduet Kartnettverk. Legg merke til at det er en avkrysningsboks nederst i vinduet: "Koble til igjen ved pålogging". Hvis du legger en sjekk her, vil datamaskinen automatisk koble til NAS-enheten igjen når den starter, så du trenger aldri å gjøre disse trinnene igjen.

Merk at trinnene i Vista er nesten identiske. Velg Computer i Utforskerens mapper-panel, og klikk deretter på Kartnettverksdrift -alternativet øverst i vinduet. Dialogboksen Kartnettverksdriver har de samme alternativene og valgene som XP-versjonen beskrevet ovenfor.

Og bla etter mappe fungerer på samme måte som med XP.

Vi har forklart hvordan du kobler til NAS-enhet for å vise hvor lett det er å bruke. Du trenger ikke å vite noe fancy nettverksspørsmål. Du trenger ikke å vite om IP-adresser eller filsystemer eller Linux. Bare to vinduer og du er ferdig. NAS-enheten vil dukke opp som en annen harddisk på datamaskinen din. Vi håper at dette virker enkelt nok at du vil lære om hvor lett det er å installere en NAS-enhet på nettverket ditt, og hva det kan gjøre for deg.

Er dette en RAID?

Før vi dekker Noen detaljer om NAS-enheter, la oss snakke om lagringen. Hele poenget med å bruke en NAS-enhet er å gjøre det lettere å bruke verdifulle forretningsinformasjon. Fokus for et øyeblikk på ordet verdifullt. Formentlig gjør du for øyeblikket regnskapet på en enkelt datamaskin, og dataene lagres på datamaskinens harddisk. Og forhåpentligvis har du en rekke prosedyrer på plass som sørger for at disse dataene blir sikkerhetskopiert slik at du kan gjenopprette det hvis noe skjer med harddisken eller datamaskinen. (I alt for mange tilfeller føler folk som driver små bedrifter at de ikke har tid til å sikkerhetskopiere dataene sine, og de setter sitt firma i fare for alvorlig tap.)

Men hvis harddisken på det datamaskinen dør, vil regnskapet ditt stoppe så lenge det tar å gjenopprette den siste sikkerhetskopien. Og du vil fortsatt miste data som ble oppgitt siden den siste sikkerhetskopien, noe som kan kreve litt tidkrevende rekonstruksjon fra papirdokumenter.

Nå, hva hvis det var noe som gjorde at du kunne fortsette å jobbe hvis en harddisk mislykkes? Hvis du har flere harddisker som deler dataene, kan du bare gjøre det.

De billigste NAS-enhetene har bare en harddisk, som ikke gir noen databeskyttelse i det hele tatt. Hvis din NAS-enhet har tre eller flere harddisker, er det imidlertid mulig å lagre alle dataene dine slik at ingen av det går tapt hvis en av stasjonene skulle mislykkes, og du vil fortsatt kunne fortsette å jobbe mens den stasjonen blir erstattet. Denne teknologien kalles RAID, som står for Redundant Array of Cheap Disks.

RAID-systemer kommer på forskjellige nivåer, men den eneste som virkelig lever opp til den "overflødige" delen av navnet, er RAID 5. I dette systemet, alle dataene er spredt over alle stasjonene i enheten sammen med paritetsdata. Dette betyr at hvis en stasjon mislykkes, kan dataene på de andre stasjonene brukes til å rekonstruere alle sine data ved hjelp av paritetsinformasjonen for å fylle ut de manglende delene. Dette tillater de andre stasjonene å fortsette å arbeide. Bytt den mislykkede stasjonen, og de gjenværende stasjonene rekonstruerer de manglende dataene på den nye stasjonen.

Paritetsinformasjonen for de andre stasjonene tar opp lagringsplass, slik at den totale kapasiteten til NAS-enheten reduseres med størrelsen på en kjøre. I mange tilfeller er RAID 5 NAS-enheter konfigurert med fire harddisker. For dette stykket brukte vi en 2 TB-versjon av TeraStation III fra Buffalo Technology (www.buffalotech.com) som har en estimert gatepris på $ 1300. Denne enheten er konfigurert med fire 0,5 TB harddisker. Som følge av dette er den totale tilgjengelige kapasiteten til enheten 1,5 TB ved bruk av RAID 5-konfigurasjonen.

RAID 5 gjør datalagring langt mer pålitelig, men det er ikke en erstatning for sikkerhetskopier. For eksempel, hvis en viktig fil slettes ved et uhell, blir den slettet fra alle stasjonene. Og hvis en innbruddstyver stjeler NAS-enheten, har du mistet alt. Den eneste måten å gjenopprette data som er tapt i en av disse mulighetene, er å ha sikkerhetskopier. Så ikke tro at du kan hoppe over sikkerhetskopiene bare fordi du har et RAID 5-system.

Vær oppmerksom på at det finnes andre RAID-nivåer som ikke gir samme beskyttelse. RAID 1 speiler bare dataene på to stasjoner; Når data er skrevet til en, blir de samme dataene også skrevet til den andre. Dette er mindre sofistikert og har ikke feilkontrollen som paritetsdataene kan gi. RAID 0 er designet for hastighet, ikke beskyttelse. Ved striping - spredning av en fils data på flere stasjoner - og dermed tillater stasjonene å hente sine deler samtidig, kan det forbedre ytelsen når de arbeider med store filer. Dette øker faktisk risikoen, fordi flere stasjoner betyr mer sannsynlighet for feil, og hvis du mister en stasjon, mister du innholdet på alle stasjonene.

RAID 5 gir deg det beste av RAID 1 og 0, siden det gir redundans for beskyttelse og striping for forbedret ytelse. Så for en forretningsapplikasjon, sørg for at du får en NAS-enhet som har en RAID 5-konfigurasjon.

Hva kan NAS gjøre?

Sammen med harddiskene inneholder NAS-enhetsboksen en datamaskin dedikert til å kjøre NAS oppgaver. Det kjører nok Linux, men alt du trenger å vite er at du kan få tilgang til funksjonene ved å bruke systemadministrasjonsprogramvaren som fulgte med enheten. Ulike enheter kan tilby forskjellige funksjoner, men noen er av særlig interesse for små bedrifter. Vær oppmerksom på at ikke alle enhetene kan ha alle disse funksjonene. Og det er også viktig å innse at mens disse funksjonene kan være tilgjengelige, trenger du ikke bruke dem hvis du ikke vil ha dem.

Selv om hele punktet på en NAS-enhet er å la enkelte datamaskiner på en nettverkstilgang filer, kan du ikke gi alle i bedriften tilgang til all den delte informasjonen. De fleste systemer lar deg definere hvem som har tilgang til hvilke mapper på stasjonen . Du kan tilordne adgangsrettigheter til enkeltpersoner eller grupper. Dermed kan alle i en salgsgruppe få tilgang til alle forslag og bud, men de vil ikke kunne få tilgang til medarbeiderinformasjon. Du kan også gi enkeltpersoner egne mapper slik at de kan beholde private filer på enheten.

Noen NAS-enheter kan også være vert for en skriver, slik at du kan bruke den til å dele en skriver.

Noen NAS-enheter kan Du kan også kopiere data fra en USB-stasjon automatisk, og plassere dataene i en delt mappe.

De fleste NAS-enheter leveres med sikkerhetskopieringsprogramvare, men siden du kan kartlegge en delt mappe til datamaskinen din, kan du vanligvis bruke hvilken som helst backup-programvare du vil ha. Dette kan gjøre det lettere for alle i selskapet å sikkerhetskopiere alle kritiske filer som er lagret lokalt på datamaskinen til NAS-enheten. (Du bør fortsatt ha prosedyrer som lager sikkerhetskopier som kan lagres på stedet, men det er mye bedre enn ingen sikkerhetskopiering i det hele tatt.) Ved å bruke en automatisk funksjon som gjør at enkelte mapper kan sikkerhetskopieres på bestemte tidspunkter, kan du lage Det er lettere for folk å kopiere sine verdifulle data, og dermed gjøre det mer sannsynlig at de vil gjøre det.

Hvis bedriftsnettverket ditt er koblet til Internett, har enkelte NAS-enheter deg tilgang til de delte dataene eksternt. For eksempel kommer du til et prospektkontor og oppdager at du ikke har tatt med noen dokumentasjon som du trenger for et bud. Bare logg inn på NAS-enheten og kopier filen du trenger. Du kan også laste opp filer du har opprettet i feltet til NAS-enheten, slik at andre i bedriften også kan få tilgang til dem.

Noen NAS-enheter støtter også Internet FTP (File Transfer Protocol) som tillater brukere å laste opp eller laste ned filer til en bestemt del av NAS-enheten over Internett. Dette kan være spesielt nyttig når noen prøver å sende deg en fil som er for stor til e-post, eller når du har en slik fil du prøver å sende til dem.

En NAS-enhet kan løse mange små forretningsproblemer og gjøre tilgangen til viktige data langt mer effektiv, så det er liten grunn til ikke å begynne å bruke en på systemet med en gang.