10 Tips for å mestre Microsoft Outlook 2013

Å holde oversikt over e-post, kalendere og kontakter kan suge utallige timer ut av hver arbeidsdag. Alt som øker arbeidet ditt i Outlook, kan øke produktiviteten målbart. Tenk deg om innboksen din bare viste meldingene du ville se. Tenk på om du kunne finne viktig kontaktinformasjon om sekunder. Hva om du endelig visste hvorfor noen av hyped Outlook-funksjonene ikke virker som annonsert?

Disse 10 tipsene vil hjelpe deg å zip gjennom meldingene og agendaen din, og jobbe mer effektivt generelt.

1. Se innboksen din vei

Når du har organisert skjermen slik du vil se den, kan du lagre visningsinnstillingene slik at du kan komme tilbake til dem når som helst.

Når du åpner innboksen din først, vises en standardvisning, men det trenger ikke å se på denne måten. For å se Oulooks mange tilpasningsalternativer, klikk på Vis -fanen på båndverktøylinjen og velg Endre visning. Det finnes flere forhåndsinnstilte visninger du kan velge, som en som bare viser de nyeste e-postene.

Også på fanen Vis kan du velge Meldingsforhåndsvisning og velg Av for å snu forhåndsvisning av. Eller velg enten 1, 2 eller 3 for å se det antall linjer i meldingsteksten under overskriften. Du kan konfigurere noen av disse alternativene enten for den aktuelle mappen eller for alle postkasser.

Klikk Vis innstillinger for alternativer for å tilpasse en visning, for eksempel å legge til kolonner eller omorganisere bestillingen. Med alternativene Arrangement kan du sortere e-postmeldinger etter dato, emne og så videre. Layoutalternativene lar deg tilpasse mappepanelet og lesepanelet.

Når du har ordnet innboksen til din smak, klikker du på Endre visning> Lagre gjeldende visning som ny visning. Skriv deretter et navn for visningen, og angi hvilke mapper den kan brukes på og av hvem. I fremtiden går du tilbake til denne visningen ved å velge Endre visning og velge den lagrede visningen.

2. Avgrens det som merker en e-post som allerede "les"

Marker meldinger automatisk som skrivebeskyttet, hvis de vises i lesepanelet i lengre tid enn en forhåndsinnstilt tid.

Outlook farger uleste e-postmeldinger annerledes enn meldinger du allerede har lese. Det er imidlertid altfor enkelt at en e-post merkes som lest når du nesten ikke har gitt det et forbigående blikk, noe som kan gjøre at du overser noe viktig.

For å forhindre dette, velg Fil> Valg> Mail, og klikk deretter på Lesepane -knappen. Merk av for "Merk elementer som lest når de vises i lesepanelet". Juster antall sekunder du vil at meldingen skal vises i leseruten før Outlook markerer den som lest. Standardinnstillingen er 5 sekunder. La oss si at du setter det til 30 sekunder. Etter dette, mens du forhåndsviser meldinger i lesepanelet, blir bare e-postene som vises der lenger enn 30 sekunder merket automatisk som lest.

3. Skriv dine egne regler for hvordan meldinger vises.

Uleste meldinger er merket blå som standard, men du kan endre dette.

Outlook 2013 har en ny måte å angi uleste meldinger på. Det er en blå linje til venstre for meldingen i innboksen din, og meldingsoverskriften vises også blå.

Denne blåen brukes med betinget formatering. Du kan imidlertid endre både farge og skrift. Enda bedre, du kan skrive dine egne regler og formatere e-postene dine ved å bruke farger etter eget valg.

Du kan tilordne en bestemt farge til e-post basert på hvem som sendte dem, eller på hvilke ord som vises i emnelinjen. For å gjøre dette, velg

Vis> Vis innstillinger> Betinget formatering. Du vil se regelen uleste meldinger og den blå fargen. Her kan du endre skrifttype eller farge som du ønsker. Du kan også klikke på

Legg til for å legge til en ny regel. Start med å skrive et navn på regelen i Navn-boksen. Deretter klikker du på Font og velger en skriftfarge og skriftfarge som skal brukes til e-posthodet. Til slutt klikker du på Tilstand -knappen. Når dialogboksen Filtrering åpnes, velger du alternativene som beskriver hvilke typer e-postmeldinger som skal formateres med de nye innstillingene. Klikk OK tre ganger for å lagre innstillingene dine. 4. Gjenta oppgavelinjen

Du kan vise oppgavelinjen i Outlook 2013, men den fungerer ikke så effektivt som tidligere.

Outlook 2013 deaktiverer oppgavelinjen som standard, men det er lett å ta med seg. Klikk på kategorien

Vis, velg Gjør bar,, og velg hvilke elementer som skal vises på rullegardinmenyen fra rullegardinlisten. Alternativene er å veksle til oppgavelinjen Av (standard) eller for å vise en kombinasjon av Oppgaver, Personer og Kalender. Ordren der du velger disse alternativene, bestemmer rekkefølgen de vises i oppgavelinjen. For eksempel er Oppgave, valgt først, øverst. Det andre elementet, Personer, vises under det, og det tredje, Kalender, vises nederst i linjen. Fungerer Til-Do-linjen ikke lenger som den gjorde i tidligere versjoner av Outlook. Uansett hvor langt linjen er, ser du bare en kalendermåned. I tillegg, hvis du ikke har avtaler planlagt for i dag, vises ingen avtaler selv om du har planlagt i morgen.

5. Koble til dine sosiale medier-kontoer

Bruk dialogboksen Social Network Accounts til å koble Outlook med LinkedIn og Facebook, slik at kontaktinformasjonen din vil være tilgjengelig fra Outlook.

Når du kobler Outlook til dine sosiale medier, kan People-modulen vis data om kontaktene dine og deres aktiviteter.

Hvis du vil koble en sosial nettverkskonto til Outlook 2013, velger du

Fil> Info> Kontoinnstillinger > Sosiale nettverkskontoer. Koble til LinkedIn og Facebook ved å velge ønsket tjeneste, skrive inn kontoopplysningene dine og gi Outlook tillatelse til å få tilgang til kontoen din. Nå er detaljer fra personer i kontaktlisten din som bruker det sosiale nettstedet du har lagt til, vist i Personer-området i Outlook. 6. Oppryd kontaktinformasjon

Bruk Link Contacts-funksjonen til å koble flere kontaktoppføringer til en person sammen slik at informasjonen er lettere tilgjengelig.

Nye funksjoner i Outlook People-modulen gir deg tilgang til informasjon om kontakter fra steder som Facebook og LinkedIn.I noen tilfeller vil du ha flere kontaktoppføringer i kontaktlisten for en enkeltperson, med forskjellige detaljer på hvert sted.

Du kan koble disse flere oppføringene til en enkelt kontakt for å forene dataene på ett sted. Klikk på kontakten du er interessert i og se informasjonen deres ved å velge Hjem>

Personer. På høyre side av skjermen klikker du på

Link Contacts,, og en dialogboks åpnes som viser kontaktoppføringen eller oppføringene for den personen. I boksen Søk personer skriver du inn noen identifiserende opplysninger for den personen, og Outlook returnerer eventuelle andre kontaktoppføringer som kan være en kamp for den personen. Hvis de er den samme personen, klikker du på oppføringen for å koble detaljene. 7. Kontroller hvor Outlook søker som standard

Du kan konfigurere Outlook 2013, slik at det er standard å søke i de valgte mappene.

Når du søker etter e-postmeldinger i Outlook, er standardplasseringen din nåværende postkasse. Dette er imidlertid ofte for begrenset. Hvis du vil at et søk skal returnere alle matchende oppføringer i alle postkasser, må du for eksempel velge dette alternativet fra listen i søkefeltet for hvert søk du gjør.

Alternativt kan du endre standardplasseringen som Outlook bruker for å søke. For å gjøre dette, velg

Fil> Valg> Søk. I området Resultater kan du velge å inkludere resultater, velge ett av disse fire alternativene: Aktuell mappe; Aktuell mappe, Nåværende postkasse når du søker fra innboksen; Nåværende postkasse; eller alle postkasser. Velg alternativet du vil bruke, og klikk på OK. Dette vil da bli standard for Outlook-søk, selvfølgelig kan du endre det på et søk etter søkebase når det er nødvendig. 8. Bestem om du skal bruke Quick Steps eller Rules

Quick Steps og Rules utføre lignende oppgaver, men det er et klart valg som skal brukes til å bruke til hvilket formål.

Hurtige trinn ble introdusert i Outlook 2010 for å gi deg en metode for raskt å utføre oppgaver i Outlook. Det kan imidlertid hende du lurer på hvorfor du ville bruke et Quick Step snarere enn en regel? Hurtige trinn er fleksible, slik at du kan velge å bruke dem når du vil bruke dem - Reglene er mindre fleksible og når de er satt opp, blir de automatisk brukt.

Svaret på hvilke av disse du bør bruke avhenger av oppgaven din. Bruk regler, for eksempel når du kan identifisere en melding som alltid skal håndteres på en bestemt måte hver gang. Så du vil bruke en regel hvis du vil flytte alle innkommende meldinger fra sjefen til en bestemt mappe. En regel vil fungere bra her fordi sjefs e-postmeldinger vil være enkle å identifisere etter den unike e-postadressen.

På den annen side, hvis du lagrer innkommende pressemeldinger i en spesiell mappe, kan dette være en oppgave for et raskt trinn hvis du vet ikke på forhånd hvem disse e-postene kommer fra. Uten en måte å unikt identifisere en e-post som inneholder en pressemelding, kan du ikke skrive en regel for å automatisk behandle meldingen. Du kan imidlertid opprette et raskt trinn som du kan klikke for å flytte hvilken som helst valgt melding til en bestemt mappe. Quick Step kan ikke identifisere at en epost inneholder en pressemelding - du må gjøre det - men det vil øke hastigheten på prosessen med å flytte e-posten hvis du bestemmer deg for at den må flyttes. Du kan opprette raske trinn og regler i Mail-området i Outlook ved hjelp av verktøyene på Hjem-fanen.

9. Gjør bruk av Favoritter

Gjør hvilken som helst mappe en favoritt slik at den vises øverst i mappepanelet, og det er lett å finne og bruke.

Hvis du har noen e-postkontoer, kan mappepanelet bli overfylt med mapper som gjør det er tidkrevende å navigere for å finne de mappene du bruker mesteparten av tiden. Du kan forenkle å finne disse mappene hvis du legger dem til som favoritter. Favoritter vises øverst i mappelisten når du er i Mail-modulen.

Hvis Favoritter-området ikke vises, skift til Mail og velg

Vis> Mappepanel og klikk for å aktivere Favoritter. Nå kan du legge til en mappe i Favoritter ved å høyreklikke den i mappepanelet og velge Vis i favoritter. Du kan til og med sette en søkemappe til å være en favoritt, så det er lett å finne og bruke. 10. Forstå konsekvensene av bruk av IMAP

Hvis e-posttjenesten din bruker IMAP-protokollen, vil noen av funksjonene i Outlook ikke være tilgjengelige, inkludert detaljert meldingstasting.

Hvis e-postkontoen din bruker IMAP-protokollen, vil visse vanlige funksjoner ikke arbeid i Outlook 2013. Dette vil være et problem for et økende antall brukere, siden IMAP lar deg få tilgang til e-post fra en hvilken som helst enhet. Tjenester som Hotmail og Gmail, for eksempel, bruker IMAP for e-post.

Når du bruker IMAP-e-post, kan du ikke laste ned bare meldingshodene i Outlook, og avgjør hvorfra meldingene skal lastes ned derfra. I stedet, nå lastes alle e-postmeldinger automatisk. I tillegg kan du med IMAP ikke legge til detaljerte flagg i meldinger. Flagg er enten på eller av, og kan ikke settes til å bety forskjellige ting. Du vil ikke kunne tildele meldinger til kategorier heller, bortsett fra Hotmail-konto meldinger.