8 Beste måter å bruke Microsoft-skjemaer på

Microsoft lanserte Microsoft Forms i september 2018. Siden har den samlet et sunt publikum av mennesker som leter etter en tjeneste som lar dem lage undersøkelser, avstemninger og spørrekonkurranser. Sammenlignet med Google Forms, har Microsoft Forms et renere grensesnitt. Noen av funksjonene er imidlertid enkle å savne, eller de er ganske vanskelige å finne.

Vel, ikke bekymre deg. Det er der vi kommer inn. Vi har gått gjennom Microsoft Forms med en fin tannkam, slik at du utnytter den best mulig.

Da det kommer til å bli et langt innlegg, la oss hoppe rett inn og se noen av de beste måtene å bruke Microsoft Forms på.

Også på

Hvordan lage og administrere regler i Outlook 365 Webmail

1. Hvordan lage skjemaer

Når det gjelder å lage skjemaer, gir Microsoft Forms deg syv valg -

• Flere alternativer
• Tekst
• Vurdering
• Dato
• Rangering
• Netto promoteringspoeng

Når det gjelder flervalgsspørsmål, er det gode at Forms analyserer spørsmålet ditt og hjelper deg med svarene. Så hvis spørsmålet starter med "Har du kjøpt …", vil skjemaer be deg om Ja, Nei og Kanskje.

Eller for den saks skyld, hvis det første alternativet er trist, vil skjemaer be deg om å legge til Happy and Angry som det andre og tredje alternativet. Nifty, ikke sant?

Å legge dem til er en no-brainer. Alt du trenger å gjøre er å velge alternativet og gå videre til neste spørsmål.

På samme måte kan du for tekstrelaterte spørsmål angi om det vil være et langt svar eller et kort svar. Du kan også begrense typen respons. Hvis du for eksempel vil ha en verdi mindre enn 5, klikker du bare på trepunktsmenyen og velger Begrensninger.

Velg deretter en av verdiene fra rullegardinmenyen og legg til verdiene.

For rangeringer kan du angi nivåer så vel som symboler.

2. Deling og innebygging: Hvem kan svare

Når skjemaet er fullført, kan du sende det ut for å samle svar. For å gjøre det, klikk på Del-knappen i øverste høyre hjørne.

Du kan velge publikum på skjemaet ditt. Hvis du vil holde den begrenset til personene i organisasjonen din, kan du gå med standardalternativene. Men hvis ikke, klikk på koblingen 'Bare folk i min …' og velg alternativet 'Alle med lenken'.

Igjen, kan du dele lenken direkte med målgruppen din. Men det beste alternativet er å legge skjemaet inn på nettstedet eller bloggen din. Eller bedre, du kan bare laste ned QR-koden til skjemaet ditt og deretter dele den på bloggen din, eller legge den til i en e-post. Denne metoden gjør det utrolig nyttig for respondentene dine å svare.

Rask tips: Vil du at skjemaet ditt skal klones? Hvis ja, slå på Del som en malalternativ og del lenken med kompisene, eller på skjemaet ditt selv.

Også på

#online verktøy

Klikk her for å se vår side om verktøyartikler

3. Når du skal bruke forgrening

Hvis du oppretter undersøkelser og avstemninger ofte, må du nå vite at ikke alle undersøkelser eller avstemninger er et sett med rette spørsmål. Betinget logikk kommer helt sikkert til å komme opp, og dessverre lar Microsoft Forms deg ikke legge til forhold like enkelt som Google Forms. Dette er en av de skjulte funksjonene i Microsoft Forms.

Hvis du vil legge til betinget logikk, inkluderer alle spørsmålene dine og når du har gjort det, trykker du på trepunktsikonet lengst til høyre og velger Forgrening.

Deretter trykker du på spørsmålet du vil forgrense. Velg nå neste spørsmål fra rullegardinmenyen. Legg merke til at du må gjøre det for alle spørsmålene.

For å forhåndsvise skjemaet ditt med betinget logikk, bare gå tilbake og trykk på forhåndsvisningsikonet.

4. Del for å samarbeide

Skjemaer og undersøkelser kan også være en jobb på to personer eller mer, og for det har Microsoft Forms inkludert funksjonen som skal samarbeides. For å dele et skjema med vennen din eller kollegaen, trykk på Del-knappen øverst og velg Del-alternativet fra høyre meny.

Velg deretter den som du ønsker, og del lenken med kollegaene. Den eneste ulempen er at du ikke selektivt kan velge navn til å dele et skjema, noe som vil være et kjærkomment tillegg i fremtiden.

5. Gruppeskjemaer: Hva er de og hva gjør de

La oss ta en titt på hva grupper er før vi kommer til det. Groups er en eksklusiv Office 365-tjeneste som hjelper deg i samarbeid med lagkameratene. Og disse gruppene er ikke bare relatert til skjemaer, men er spredt over hele Office Suite.

Når teammedlemmene kommer til gruppeformer, kan de både se og redigere et skjema. Og hvis du er en del av en gruppe, trenger du ikke ha en lenke til skjemaet for å se det. I stedet vil disse skjemaene være tilgjengelige under delen Gruppeskjemaer.

Også på

11 Beste Microsoft Word online tips og triks

6. Hvordan legge til tidsbegrensninger og andre tilpasninger

Ved første øyekast ser det ut til at Microsoft Forms mangler flere funksjoner. Men som vi nevnte ovenfor, er noen av funksjonene skjult, og dette er en av dem.

Hvis du vil legge til startdato og sluttdato, går du til Innstillinger i trepunktsmenyen og merker av for startdato og sluttdato. Angi datoene, og det er det.

En annen tilpasning som du også kan gjøre er å blande spørsmålene blant respondentene dine. På samme måte kan du også legge til en tilpasset takkemelding på slutten av skjemaet.

Men den innstillingen som er av største betydning er e-postvarsling. Sjekk varselinnstillingen, og det handler om det. Neste gang, når noen svarer på en undersøkelse, vil du bli varslet om det samme.

7. Analyser svar

Så du har sendt ut undersøkelsen, og svarene har begynt å strømme inn. Men hvordan analyserer du svarene?

Bare gå til svar-fanen på skjemaet ditt, så ser du svarene. Det gode er at Microsoft Forms gir en visuell fremstilling av alle svarene, noe som gjør det enkelt å forstå.

Hvis du imidlertid vil vise alle de individuelle svarene, klikker du på Vis resultater. Deretter vil navnet på responderen være på svareren-boksen, og svarene vises nederst.

For å se neste svar, klikk på pilikonet. For å laste ned alle svarene på et regneark, klikker du på Åpne i Excel-knappen, og regnearket blir lastet ned til systemet ditt.

8. Endre tema og maler

Det jeg elsker med Microsoft Forms er at grensesnittet er rent og uoversiktlig. En annen ting som er verdt å elske med denne tjenesten er dens temaer. Med lyse og hullete farger vil disse temaene gjøre at skjemaene dine skiller seg ut fra resten.

Alt du trenger å gjøre er å trykke på Tema-knappen øverst og velge en. Samtidig kan du også gi en tilpasset farge til skjemaet ditt, eller bedre velge et bilde på PC-ens galleri.

Så for eksempel hvis undersøkelsen din handler om dingser og telefoner, vil en bakgrunn med en dingser være mer fornuftig enn en med en mann som surfer.

For å gjøre dette, klikk på Plus-ikonet og velg ett av to alternativer. For å laste opp en bakgrunn, kan du også velge å laste opp et bilde fra OneDrive-kontoen din eller søke på et fra nettet.

Gjør dem til rock!

Selv om Microsoft Forms har mange funksjoner kombinert med en god design, mangler det fremdeles visse alternativer som muligheten til å laste opp filer. I tillegg har den heller ikke brukervennlige maler som du bare kan hente og fortsette jobben uten å kaste bort mye tid på å bygge strukturen.

Neste opp: Ønsker du å lage et arkiverbart skjema på Microsoft Word? Les artikkelen nedenfor for å finne ut hvordan.