Få store forretningspostsporingsverktøy for små kontorer

ExpenseWatch hjelper små og mellomstore bedrifter til å spore og godkjenne bedriftskostnader gjennom en nettleserbasert applikasjon. Hvis du bruker et papirbasert eller annet clunky-system for å håndtere innkjøpsforespørsler og fakturaer, kan tjenesten potensielt spare arbeidskraftskostnader ved å automatisere disse prosessene. Det kan også spare penger med sine revisjonsverktøy, noe som gir nye perspektiver på hvor du kan redusere budsjettene. Disse verktøyene er standard på store bedrifter, men ExpenseWatch kan sette det mindre utstyret på like måte.

ExpenseWatch er delt inn i månedlige brukerlisenser for hvert av de tre verktøyene: reise- og underholdning, innkjøp og fakturaadministrasjon. Du må i hovedsak kreve en lisens for hver samtidige bruker, for eksempel antall personer som vanligvis reiser samtidig for den første eller en av avdelingsleder for innkjøp. Hver reise og underholdning lisens koster $ 16, mens de andre to typer koster $ 31 hver. (En gratis prøveversjon er også tilgjengelig.)

Reise- og underholdningsverktøyet lar ansatte på veien direkte legge inn kostnader som de skjer. Du kan sette opp automatiske parametere for godkjenning - for eksempel en middag med klienter koster opptil $ 35 / person - eller manuelt akseptere transaksjoner. Deretter kan disse elementene automatisk sendes til din regnskapsavdeling for refusjon og annen bokføring. Og revisjonsfunksjoner - for eksempel å sammenligne en salgsforetakets kundeinntekter med sine schmoozing utgifter - kan bidra til å få et større perspektiv på hvordan du bruker.

[Videre lesing: De beste TV-streamingtjenestene]

Innkjøpsverktøyet lar ansatte gjør forespørsler om kontorrekvisita eller større gjenstander, og holder samme automatiske eller manuelt godkjente sti. Du kan foreta kjøp med flere nettsteder, inkludert Dell, CDW og Office Depot, automatisk inn i disse transaksjonene i systemet ditt. Eller du kan legge inn kjøpsdetaljer manuelt. Rapporter detalj hvor mye du bruker til de største leverandørene dine; Du kan bruke disse dataene til å forhandle om rabatter eller andre fordeler.

Fakturahåndteringsverktøyet sporer budsjettering og betaling av kontraktsarbeid og andre fakturaer. Som de andre to verktøyene, etablerer det en arbeidsflyt og godkjenningsprosess. Det dokumenterer som godkjente en kontrakt og faktura, og hvilket budsjett det kommer fra. Fakturaer som ble laget med innkjøpsverktøyet, inkluderer automatisk tilbakebetaling, men ikke-relaterte fakturaer kan også legges til. Og mange parametere, for eksempel budsjettgrenser, kan hjelpe deg med å holde oversikt over disse kostnadene.

Hvis bedriften din vokser og bruker mer, kan disse kostnadene og revisjonsverktøyene være spesielt nyttige. Kanskje du har lagt til nye medarbeidere som trenger å kjøpe eller få større budsjetter; Du vil sørge for at virksomheten ikke blir sløsing. Eller hvis du står overfor slankere tider, kan du bruke verktøyene til å strømlinjeforme godkjenningsprosessen og peke på steder å kutte. I begge situasjoner - eller en kombinasjon av begge - kan ExpenseWatch være akkurat det du trenger for å holde en bedrift blomstrende.

Zack Stern er frilansskribent og redaktør basert i San Francisco.