Få mer fra Outlook med problemfri pc

Søk Outlook E-post med Xobni

For bedre eller verre er jeg en Outlook-bruker. Jeg sier det fordi jeg liker å ha all min e-post, kontakter, avtaler, notater og lignende under ett programvare tak, men finne Outlook selv å være oppblåst, overvåt gris av et program. Heldigvis har jeg funnet et verktøy som gjør det mye lettere å leve med: Xobni.

Xobni gjør bare noen få ting, men gjør det bra. Først indekserer det hele min e-post for å tillate rask, dynamisk søking (resultater vises når jeg skriver). Enda bedre, hvis jeg klikker på en melding i innboksen, viser Xobni meg en komplett profil for avsenderen: kontaktinformasjon (inkludert telefonnumre hentet fra e-post), en liste over e-postsamtalene vi har hatt, en liste over filer vi har utvekslet, og eventuelt hans eller hennes detaljer på sosiale nettverkssider som Facebook og LinkedIn.

Du kan til og med sjekke statistikk for hver avsender, for eksempel antall meldinger sendt og mottatt og et linjediagram som viser meldinger sendt per time. Jeg finner ikke denne informasjonen spesielt nyttig, men det er litt interessant.

Det er raskt og enkelt å søke som gjør Xobni til et må-ha-verktøy, spesielt for Outlook 2003-brukere (Outlook 2007 har anstendig søkemuligheter, men ingen av Xobni sine andre fasiliteter). Utrolig, Xobni er gratis, i hvert fall mens det er i beta (som det har vært en stund). Ikke fortell firmaet jeg sa det, men jeg vil gjerne betale noen få dollar for det.

Send store filer rett fra Outlook

Store filvedlegg suger. Ved at jeg mener at de suger opp båndbredden, tetter både utboksen og mottakerens innboks (og himmelen hjelper den ringe oppringte brukeren som blir sittende fast nedlasting av et uønsket 5MB vedlegg). Dessuten, fordi mange e-postserverer ved å sende og / eller motta store filer, din store gruppe bilder, sommerferievideo, killer PowerPoint-presentasjon eller hva som helst kan bli stoppet i sine utboksspor.

Derfor er jeg delvis til tjenester som YouSendIt, som lar deg sende store filer uten alle problemer. For å bruke tjenesten, leder du til nettstedet, skriver du inn navn (e) og e-postadresse (e) til mottaker (e), og velg deretter filen du vil sende den. Etter at det lastes opp mottar mottakerne en e-post som inneholder en lenke som laster ned filen.

Det er selvfølgelig mye mer enn bare å legge ved en fil til en e-post - derfor bruker jeg nå YouSendIt er Outlook plug-in. Denne freebie lar meg utnytte tjenesten uten å bruke nettstedet eller til og med forlate Outlook: Jeg kan "Vedlegg av YouSendIt" hvilken som helst fil jeg normalt vil legge ved en e-post, eller få plugin-modulen automatisk å sparke inn for filer som er større enn en Det er også en ny plug-in for Microsoft Office som fungerer mye på samme måte, men opererer innenfor rammen av Word, Excel og PowerPoint. Neat stuff.

YouSendIt er ikke det eneste spillet i byen: Det er mange tjenester som samsvarer med eller overgår kapasiteten. (Drop.io kommer i tankene.) Men jeg har alltid hatt lykke med YouSendIt, og plug-ins er glasur på kaken. Du må registrere deg for å kunne bruke dem, men i retur får du en gratis YouSendIt Lite-konto som lar deg sende filer så store som 100 MB.

Unngå å skrive inn samme tekst om og om igjen.

Er lei av å skrive det samme ord, signaturer, setninger og til og med avsnitt om og om igjen? Hva du trenger er et program som automatisk legger inn tekst når du skriver en forkortelse eller klikker på hurtigtast.

PhraseExpress er et slikt program, og det er min favoritt av flere grunner. For det første utvider den typede forkortelser til komplette setninger. Du kan skrive, si "fwiw", og PhraseExpress vil umiddelbart sette inn "for hva det er verdt." Eller "sig" for å sette inn en egendefinert signatur (komplett med bilder og / eller HTML-kode) på slutten av e-postene.

Denne funksjonen fungerer i et hvilket som helst program (tekstbehandler, e-postklient, bloggverktøy, etc.), og PhraseExpress kan til og med skanne dokumenter og e-post for å finne ofte brukt tekst som skal legges til i sin auto-komplette liste. (Det kan også importere eksisterende AutoCorrect-oppføringer fra Word.) Selvfølgelig kan du også definere dine egne oppføringer.

Programmet inneholder også en global stavekontrollfunksjon og et klippeposthistorikkverktøy som lagrer alle de nyeste klippepostoppføringene, ikke bare den nyeste.

Unødvendig å si, det er en killer app, en du kommer raskt til å finne uunnværlig. Siste grunnen til at det er min favoritt? Det er gratis.

Rick Broida skriver PC Worlds problemfri PC-blogg. Registrer deg for å få Ricks nyhetsbrev sendt til deg hver uke.