Hvordan sikkerhetskopiere og synkronisere zoho-dokumenter

Når det gjelder valg mellom Google Docs, Zoho Docs (Writer) eller MS Word Online, og den mest primære bekymringen som kommer til tankene er tilgjengeligheten på tvers av plattformer. Alt du trenger er en anstendig internettforbindelse, og du kan fortsette arbeidet ditt omtrent hvor som helst. Og samarbeidsfunksjonen er kirsebær på toppen.

Du vil føle en ekstra følelse av sikkerhet hvis du vet at du har en sikkerhetskopi å falle tilbake på hvis du for noen uforutsette omstendigheter ikke har tilgang til de primære filene. En trist situasjon, men som vi alle vet, skjer det med de beste av oss.

I dag er å ta en sky-sikkerhetskopi av offlinefilene dine nesten ansett som en norm. Og unødvendig å si, den andre veien er også sant. Tross alt, vil du ikke ønsker å tape på dyrebare data.

Heldigvis lar Zoho Docs deg synkronisere filene dine mot tjenester som Dropbox, eller lar deg lagre Writer-filen på Google Drive-kontoen din.

La oss se hvordan vi får det til.

Også på

10 tips for å bruke Zoho Notebook som en proff

Synkroniserer med Dropbox

Zoho Docs lar deg også konfigurere Dropbox-kontoen. Den eneste fangsten er at det er en toveis synkronisering, noe som betyr at alle filene på Dropbox-kontoen din blir synkronisert til Zoho og omvendt.

Følg trinnene nedenfor for å konfigurere Dropbox-kontoen.

Trinn 1: Åpne Zoho Docs og klikk på Dropbox-ikonet øverst til høyre. Klikk på Konfigurer Dropbox-kontoen din.

Nå blir du omdirigert til en ny påloggingsside. Alt du trenger å gjøre er å oppgi Dropbox-kontoinformasjonen din og logge inn.

Trinn 2: Når kontoen er bekreftet, vil du se Dropbox-brukernavnet ditt. Klikk på den, så blir du omdirigert til konfigurasjonssiden for synkronisering.

Mappestrukturene til både Dropbox og Zoho Docs vises, og alt du trenger å gjøre er å velge riktig mappe for oppgaven din. Når du er ferdig, trykker du på knappen Synkroniser mapper, og det er det. Synkroniseringen starter umiddelbart.

Du kan til og med velge synkroniseringstidspunktene. Avhengig av prioritering, kan du velge Synk kontinuerlig. Men jeg vil si, gå med alternativet Sync once, da det tar vare på det meste.

Visste du at Dropbox Paper har en rekke snarveier for formatering av tekst.

Ting å huske på

Zoho Docs lar bare en Dropbox-mappe synkronisere. Foreløpig har jeg holdt Dropbox-mappen min tom, da jeg ikke vil ha disse filene i Zoho. Zoho tillater heller ikke synkronisering av undermapper og filer i disse mappene.

Hvis du sletter en fil i en av tjenestene, må du fjerne filene i den andre manuelt. Det er fordi Zoho Docs ikke har synkronisering av sletting av filer som skrivetid.

Synkroniserer med Google Drive

Zoho Docs lar deg ikke synkronisere mapper eller dokumenter til Google Drive, teknisk sett. I stedet kan du lagre en fil direkte på Google Drive. Du kan også bruke denne prosessen til å lagre filer i Dropbox-mappen.

Når du har fullført arbeidet med dokumentet (og alle kommentarene som er adressert), klikker du på Fil> Lagre på andre stasjoner og velger Google Disk fra listen.

Helt naturlig må du logge deg på og gi relevante tillatelser. Når du er ferdig, bør du kunne se alle Google Drive-mappene dine vises pent i det lille vinduet.

Nå kan du enten velge eller lage en ny mappe for å lagre filen. Bare trykk på knappen Legg til i denne mappen, og dokumentet ditt blir lastet opp umiddelbart.

Det gode med denne prosessen er at du kan velge formatet til filen din. Fra PDF til DOCX eller ODT står du fritt til å velge fra en anstendig liste over alternativer. Du kan også legge til mer enn en Google Drive-konto. Hvis du er noen som er litt paranoide om personvern og sikkerhetsproblemer, kan du til og med fjerne kontoen når du er ferdig med arbeidet ditt.

For begge, klikk på Alternativer> Fjern i vinduet Lagre til andre stasjoner.

Dessverre er den samme funksjonen ikke aktivert for Zoho Presentasjon eller Zoho Regneark.

Også på

#Google Disk

Klikk her for å se google drive-artikelsiden

Hva med offline sikkerhetskopi

Selv om Zoho Docs ikke er en naturlig måte å ta sikkerhetskopi av filer til PCen på, er det litt løsning. Ved å bruke det kan du oppnå nesten like resultater. Jeg sa lignende og ikke nøyaktig.

Hvis du er en vanlig Zoho Docs-bruker, må du vite nå at den lar deg laste ned filer til PC-en din. Det gode er at Zoho Docs gir mange alternativer du kan velge mellom. Så om du vil lagre filen som en PDF eller som en ren tekstfil, er valget ditt.

Åpne Fil, klikk på Last ned som og velg et av alternativene. Du kan også velge å beskytte filene dine med et passord i tilfelle du bruker en delt datamaskin.

Pro-tips: Zoho Writer tilbyr en distraksjonsfri skrivemodus kalt Focus Typing. For å få tilgang til det, klikk på Verktøy> Layoutalternativer og slå bryteren for Fokus skriving.

Også på

Hvordan sette opp Windows-sikkerhetskopi for å forsvare dere mot Ransomware

Velkommen fred!

Med et moderne preg og kule redigeringsverktøy, er Zoho Docs et passende verktøy for alle tekstbehandlingsoppgavene eller regnearkbehovene dine. I tillegg er de pene samarbeidsfunksjonene prikken over i’en. Når du først har funnet ut en riktig måte å ta sikkerhetskopi av alle viktige dokumenter, vil jeg si at du blir sortert.

Neste opp: Apropos samarbeid, visste du at Zoho Writer lar deg låse dokumentene dine under samarbeid? Les følgende innlegg for å vite alle de skjulte tipsene og triksene.