Hvordan lage regler basert på e-postemner i outlook 2013

Bruker du MS Outlook som en stasjonær e-postklient? Og bruker du den bare for å sende og motta e-post? Visste du at du kunne bruke det til andre bruksområder som å organisere oppgavelister og påminnelse om oppgaver?

Vel, jeg gjør mye mer med meg. Jeg bruker den som en automatisk e-post replier, som et verktøy for å organisere e-postene mine og mye mer. En av favorittene mine er å bruke MS Outlook til å gjennomføre undersøkelser. Klienten kan vakkert og automatisk sortere ut statistikk for e-postundersøkelser. Egentlig kan trikset som trengs for å få dette til, brukes i mange andre tilfeller. Vi snakker om å lage regler for e-postmeldinger basert på emnelinjene.

La oss fortsette med undersøkelseseksempelet. Si at du er i en organisasjon og skal sende ut en invitasjon til massevent til de ansatte mens du samler inn data om hvor mange som ønsker å delta. Det er enkelt, bare legg til en valgknapp og be mottakerne svare med et Ja eller Nei ved å klikke på valgknappen.

Merk: Opplæringen vår er basert på MS Outlook 2013. Imidlertid gjelder oppsettet også for lavere versjoner. Den eneste forskjellen vil være brukergrensesnittet.

Nå er problemet å samle inn statistikken. Skal du bla gjennom innboksen din og telle hvert svar og skille Ja og Nei manuelt? Det er bedre måter; vi vil vise deg en.

Jeg skal sende ut en e-post med emnet Cast your Vote og en stemme-knapp som kan brukes til å svare med Ja eller Nei. Klikk på alternativet Use Voting Buttons for å sette inn knappene.

Før jeg sender det ut skal jeg sette opp verktøyet for å være klar til å lytte til svar og telle statistikken på egen hånd. Her er hva jeg trenger å sette opp.

Opprette statistikkmapper

Jeg ville navigere til innboksen min, på venstre rute, høyreklikk på den og opprette en ny mappe. Jeg vil kalle det stemte Ja.

Tilsvarende ville jeg opprette en annen som heter Stemmet Nei. Resultatet vises på bildet nedenfor.

Lag lytteregler

Nå må jeg lage regler slik at outlook kan bruke regler for meldinger når de kommer og skyve dem i hver sin mappe. Følg trinnene for å lage regler.

Trinn 1: Naviger til Hjem- fanen. Under Flytt- delen, hold musepekeren på Regler og klikk deretter på Administrer regler og varsler.

Trinn 2: Start med å klikke på Ny regel.

Trinn 3: Start fra en tom regel ved å velge regler, ved å velge Bruk regler på meldinger jeg mottar. Klikk på Neste.

Trinn 4: Velg en tilstand. Den beste måten er å gå med spesifikke ord i emnet. Du kan velge å ha flere betingelser.

Trinn 5: Klikk på bestemte ord i den nedre ruten i det samme vinduet. Legg til en søkestreng som Yes: Cast your Vote. Klikk på Neste.

Trinn 6: Velg en handling. Den ønskede hensikten med et innkommende svar er å flytte den til en spesifisert mappe.

Trinn 7: Klikk på spesifisert i den nedre ruten i det samme vinduet. Velg nå mappen Stemte Ja og klikk på Ok.

Trinn 8: Tilbake til regler-veiviseren, klikk på Fullfør. Følg trinn 2 til trinn 7 igjen. Denne gangen med søkestrengen (trinn 5) som Nei: Gjør din stemme og mappe (trinn 7) som avstemt nr.

Det er det. Gå tilbake til e-posten som er under utkast, legg til listen over mottakere og Send. Når svarene er kommet, er det bare å sjekke tellingen i hver mappe.

Merk: Som nevnt tidligere, er regelen basert på e-postemnet. Svaret vil prefiks det valgte svaret til emnelinjen. Og dermed er reglene justert på den måten. Med de valgmulighetene du bruker, vil reglene variere.

Høres det interessant ut? Betyr det også mye redusert arbeid? Prøv det ut og fortell oss hvor bra det fungerte.