Hvordan lage og administrere regler i Outlook 365 webmail

Det er en vanskelig oppgave å administrere e-postmeldinger. Fra å svare på e-post i tide og legge til påminnelser til viktige e-poster, er det mange ting som kjemper om oppmerksomheten vår. Dessuten er en hode med spam-e-postforsøpling på innboksen en ekstra hodepine. Til slutt gjør en uorganisert postkasse det vanskelig å finne viktige e-poster.

Ja, e-postadministrasjon er en tøff virksomhet, men heldigvis kan den gjøres enklere via regler. Outlook 365 Webmail støtter en rekke regler som lar deg videresende e-post til en bestemt mappe. Du kan straks slette e-postmeldinger fra en bestemt avsender. Høres kult ut, ikke sant?

Før vi begynner, la oss raskt gå gjennom hvordan e-postregler fungerer.

Hvordan regler fungerer

Regler er måten å oppnå en ren og organisert innboks på. En typisk regel består av en trigger, en handling og et unntak. Når regelen er utløst, setter den av en handling som å slette e-posten, legge den til i en mappe eller videresende den til en annen konto.

Når det gjelder regler, har Outlook 365 mange alternativer, både handlinger og betingelser. Du kan enten matche emnet eller velge en bestemt adresse eller velge en avsenders navn.

Og det beste er at du kan legge til så mange forhold du vil. Alt du trenger å gjøre er å velge de rette forholdene.

Det samme er handlingene - valgene er mange. Så, alt du trenger å gjøre er å lage regelen, velge betingelsen for å behandle flere regler, og deretter bingo!

Nå som vi har etablert hvordan regler fungerer, la oss se hvordan vi oppretter dem.

Også på

Slik slutter du å få e-post fra Twitter

Hvordan lage regler i Outlook 365

Trinn 1: Åpne Outlook, og klikk på Innstillinger-ikonet øverst til høyre. Deretter klikker du på Vis alle Outlook-innstillinger nederst.

Trinn 2: Velg E-post fra venstre panel, og velg deretter Regler. Nå trykker du på alternativet Legg til nye regler, og gir et navn til den nye regelen.

Hvis du velger People-betingelsene, må du oppgi de riktige adressene. Når det gjelder fag, må du legge til de eksakte nøkkelordene.

Trinn 3: Når du har nullet på betingelsen, er det på tide å legge til handlingen. Handlingen utgjør hva du vil gjøre med e-postene som samsvarer med forholdene ovenfor.

Akkurat nå lar Outlook 365 webmail deg videresende, slette, feste e-post, blant mange andre.

Trinn 4: Vil du at e-postregelen ikke skal utløses til tider? Hvis ja, klikk på Legg til et unntak og skriv inn den nødvendige tilstanden.

Klikk deretter Lagre. Der har du opprettet en e-postregel.

Merk: I motsetning til andre e-postklienter som Gmail, gjelder en ny e-postregel for meldinger mottatt etter at regelen er opprettet. Det vil ikke fungere på gamle meldinger.

Også på

#email

Klikk her for å se siden om e-postartikler

Når skal jeg bruke slutte å behandle mer regel?

Du må ha lagt merke til avmerkingen for Stopp prosessere mer regel mens du opprettet regler. Dette alternativet gjelder hvis du har flere regler i innboksen din som kan gjelde for en enkelt melding.

La oss for eksempel si at du har en regel A som flytter alle nyhetsbrevene fra til en mappe som heter GT NL, og en annen regel B som videresender alle e-postmeldinger med søkeordet 'Android' til den sekundære e-postkontoen.

I dette scenariet vil du ikke at regel B skal kjøres etter at regel A ble utført vellykket. Det er da alternativet Stopp å behandle flere regler kommer til bildet. Etter at den oppfyller en spesifikk betingelse, hindrer det flere regler i å utføre.

For det må du sørge for at prioritering av reglene blir satt deretter, noe vi vil se i følgende punkt.

Redigere og administrere regler i Outlook 365

På Outlook 365 kjører reglene i henhold til ordren i tabellen. Heldigvis er bestillingen ikke permanent, og du kan endre prioritet.

For å gjøre det, klikk på pil opp og pil ned. Hvis du vil redigere en regel, klikker du på Rediger-ikonet og gjør endringene. Ikke glem å redde dem!

Bonustips: Behandle e-post smart

1. Feip e-postmeldinger

Feie er en annen måte å få en renere innboks. På samme måte som regler, lar denne deg automatisk slette all e-post fra en bestemt avsender.

Det sletter ikke bare e-postene. Du kan velge å fjerne e-postene eller beholde den siste e-posten i kjeden.

Å feie en e-post er superenkelt. Bare åpne e-posten som plager deg, og trykk på feieikonet øverst.

Velg deretter alternativene fra rullegardinmenyen. Den andre er den beste ettersom den oppretter en regel automatisk. Når du er ferdig, trykker du på Lagre.

Merk: Feip-alternativet i mappene Sendte varer, utkast, søppelpost og slettede elementer.

Også på

Topp 15 Cool Outlook for iOS-tips for å bruke den som en proff

2. Blokker avsendere og domener

Bortsett fra ovenstående, kan du blokkere bestemte avsendere og domener helt. Bare gå over til søppelpost-delen, klikk på Legg til og skriv inn e-postadressene eller domenenavnet.

Samtidig kan du også legge til sikre avsendere og domener. Dette alternativet sørger for at viktige e-poster (eller e-poster fra viktige personer) ikke havner i søppelmappen.

Bare trykk på Legg til og legg til domenenavnet eller e-postadressene.

Hei, smartere innboks!

Vel, det er slik du kan lage og administrere regler, og holde innboksen ren fra all meningsløs rot. Vi har jo ikke råd til å gå glipp av de viktige e-postene, kan vi vel?

Hvis du bruker interessante regler som du vil dele, må du nevne dem i kommentarfeltet nedenfor.

Neste opp: Vil du bli kvitt uønskede nyhetsbrev fra postkassen din? Følgende innlegg vil vise deg hvordan du gjør nettopp det.