Jeg har vært en deltidsansatt arbeidstaker i flere år nå. Og ja, jeg

arbeid. Mye. Likevel hører jeg hvisker fra kollegaer som lurer på om jeg bare unngår en pendling for å tilbringe kvalitetstid med klesvasket mitt. Og så er det mødrene jeg møter i parken på dagen min - de som sier at de elsker å "jobbe hjemmefra" (komplett med air quotes) fordi det "gir meg så mye ledig tid." De er gir meg et dårlig navn. Men min større bekymring er om sjefen min vet hvor mye arbeid jeg gjør. Arbeid hjemmefra. Arbeider eksternt. Telecom. Uansett hva du kaller det, jobber fra hvor som helst annet enn firmaets kontor, har blitt en dårlig rap i det siste. Med Yahoo CEO Marissa Mayer, som innfører et forbud mot praksis, og Best Buy stiller strenge grenser for sin arbeids-hjemme-policy, har nyheten vært negativ for både ledere og ansatte som stoler på fleksibiliteten som telekommutering kan tilby.

[Videre lesing: De beste TV-streamingtjenestene]

Teleoperatører og sjefene som anvender oss, tar hjerte. I dag er telekommunikasjon enklere enn noensinne, takket i stor grad til en rekke gratis og billige produkter som kan bidra til å holde eksterne ansatte produktive, ansvarlige og i kontakt. De fleste verktøyene er så kostnadseffektive og enkle å bruke at selv de minste små bedrifter kan stole på dem.

Ikke kjøp badmouthing

Fleksible arbeidsarrangementer har blomstret siden adventen av høyhastighets Internett, og de har fått ytterligere damp med oppgangen til smarttelefonen. Noen ganger innebærer planleggingen at ansatte på stedet skal jobbe hjemmefra en eller to dager i uken; men ofte ansetter ansatte ansatte som bor i fjerne stater og forskjellige tidssoner. Dessverre styrker Yahoos nye telepolitikk, som skal tre i kraft i juni, disse arrangementene i dårlig lys.

De fleste av teknologiske oppstart Ordr.ins ansatte jobber på samme kontor, sammen med entreprenører og praktikanter. Den riktige programvaren holder eksternt ansatte i løkken og på samme måte.

Mayer har gjort avgjørelsen etter å ha sjekket selskapets VPN-logger for å se hvor ofte eksterne ansatte loggte inn. Tydeligvis likte hun ikke det hun så. Den resulterende medieoppblokken som legges til brenning til brannen for de som tror at ansatte jobber hjemme, setter ikke inn en ærlig dags arbeid.

Det dårlige presset bør imidlertid ikke si opp telepommuting for alle. Vi snakket med flere konsernsjef, HR-ledere og IT-folk hos små og mellomstore bedrifter for å finne ut hva de gjør for å sikre at deres eksterne arbeidere faktisk jobber. Alle de vi intervjuet er enige om: Å gjøre ordninger for eksterne arbeidstakere kan gjøre både arbeidsgivere og ansatte lykkeligere. Arbeide-fra-hjemmet ordninger kan også maksimere tiden på klokken og spare alle penger. Bedre enn, selskapene kan overvåke telekommuting uten å sjekke en VPN-logg.

"I et stort selskap har konsernsjef oppgave å holde rede på handlingene til titusenvis av ansatte, og å sjekke VPN-logger er en perfekt rasjonell måte å starte prosessen, sier David Bloom, administrerende direktør for tech startup Ordr.in, som forvalter et team på fem ansatte, hvorav en arbeider eksternt. "Men hvis du gjør det for ditt lille firma, har du allerede mistet. Du har mistet et mål på tillit. I et lite selskap bør konsernsjefen ha mye mer personlige og interaktive forhold til sine ansatte. Du bør ha et system på plass for å vite at de gjør sitt arbeid uten å se på noen serverlogger. "

Snakk ansikt til ansikt

Bloom sier at han stoler sterkt på de daglige videochattene som utføres via gratis Google Hangouts-videochatt-tjeneste. "Alle logger på i 15 minutter hver morgen, så vi kan alle snakke om hva vi har oppnådd og hva vi jobber med. Vi har fem ansatte, og fire av oss er på samme sted, men vi logger inn separat. Dette gjør at vi kan ha et møte mot ansikt hvor alle er like. Det er ikke de fire av oss som sitter på ett sted, med vår kollega sitter et annet sted. "

Å komme til dette systemet var ikke lett, skjønt. Bloom sier at han prøvde daglig e-postutveksling, ukentlige møter og ukentlige rapporter fra konsernsjef og CTO før han skjønte at et raskt, daglig ansikt til ansikt (om enn nesten så) møte var den beste måten for Ordr.in-ansatte å røre utgangspunkt. Og arrangementet holder alle sine ansatte ansvarlige for sitt arbeid.

I tillegg til å gjennomføre disse daglige møtene, bruker Ordr.in Asana oppgavestyringsprogramvare, som er gratis for lag med opptil 29 medlemmer. Programvaren kjører $ 100 per måned for lag som har 30 til 50 medlemmer, og prisene går opp derfra.

GoToMeeting og en konfigurasjon med to skjermer. HiringThings direktør for økonomi og drift Jess Tejani jobber fra sitt hjem i San Francisco Bay Område.

Josh Siler, grunnleggeren og CTO of HiringThing, som lager programvare for bedrifter som ønsker å legge inn jobber på nettet, mener også at virtuell ansikt til ansiktskontakt er et av de beste verktøyene for å styre eksterne ansatte. Han grunnla HiringThing som et virtuelt selskap fra begynnelsen, og de seks ansatte bor på forskjellige steder på vestkysten.

"Vi bruker GoToMeeting til videokonferanser tre ganger i uken," sier Siler. "Å kunne se en persons ansikt gjør stor forskjell." Og det koster ikke mye: GoToMeeting, som lar deg utføre HD-videokonferanser som deltakerne kan delta fra en PC eller fra en mobil enhet, starter på $ 49 a måned for ubegrensede møter på opptil 25 deltagere.

Siler sier at det virtuelle kontoret han opprettet ved HiringThing, har vært effektivt. Han bemerker at selskapet stoler sterkt på gratis samtale og videokonferanse fra Skype, samt 37 Signals 'Campfire chat verktøy, som starter på $ 12 i måneden for en grunnleggende plan som dekker 12 brukere og tilbyr 1 GB lagringsplass. HiringThing bruker også Googles Gmail- og Kalender-apps for virksomheten, som starter på $ 5 per bruker per måned, og GitHub, som tilbyr elektroniske verktøy for programvareutvikling. GitHub er gratis for brukere av åpen kildekode, og starter på $ 7 per måned for alle andre programvareutviklere.

Men like viktig som produktene HiringThing bruker, er selskapskulturen som har oppstått, sier Siler. "Vi er stolte-baserte, og vi mikromaner ikke våre ansatte. Vi dømmer alle basert på deres produksjon. Alle kan gjøre planen fleksibel, så lenge de oppfyller sine forpliktelser til sine medarbeidere, sier han. "Våre medarbeidere vet at deres ytelse er det som betyr noe, og vi snakker regelmessig om det."

Samling ved den virtuelle vannkjøleren

Peter Kirwan, Jr., konsernsjef og medstifter av Collexion, en online oppstart forbereder seg til å lansere et nettsted for samlere, bruker også Skype-på en 65-tommers TV for å holde kontakten med eksterne ansatte basert, i noen tilfeller tusenvis av miles unna firmaets hovedkontor i San Diego. Kirwan stoler også på Google Apps e-post og kalenderen, gratis Google Disk for fildeling, Skype og Smartsheets online-prosjektplanleggingsverktøy, som er tilgjengelige fra og med $ 16 per måned. Han og Collexion cofounder Doug Taylor er enige om at wiki de bruker, Atlassian's Confluence-som er tilgjengelig med en startpakke (for ti eller færre brukere) for $ 10 per måned, er nøkkelen til deres suksess med eksterne arbeidstakere.

Collexions 'daglige oppstartsmøter bruker Skype og en 65-tommers TV med innebygd kamera for å holde eksterne og interne ansatte på samme side.

"Takket være sosiale nettverk blir folk bedre til å uttrykke små tanker på nettet, "Sier Taylor. "Wiki gjør det mulig for dem å uttrykke seg på denne måten, og det gjør det mulig for folk å overhøre samtalen og fortsette å gå. Det skaper også ansvar, fordi vi vet når noen sa noe om det er skrevet på wikien. "

Også viktig for Collexion er Asanas oppgavehåndteringsprogramvare (det samme programmet som brukes på Ordr.in.), som gjør at ansatte kan lage og tilordne oppgaver til andre - selv sjefen. "Det kan være vanskelig for noen mennesker, men vi har jobbet for å skape en kultur fra toppen der det er greit å sende en oppgave til sjefen din. Vi ønsker ikke at folk sender e-post, vi vil at de skal sende oppgaver, sier Kirwan. Han legger til at programmets evne til å tillate kommentarer på oppgaver bidrar til å holde alle ansvarlige.

Opprette den rette (virtuelle) atmosfæren

Selv om alle disse verktøyene og produktene kan holde eksterne ansatte tilkoblet og ansvarlig, er alle vi intervjuet for denne artikkelen enig i at ingen verktøy er verdt mye hvis firmaet ikke har riktig holdning og kultur for å få plass til eksterne ansatte. Og noen folk stoler ikke på teknologi i det hele tatt.

"Jeg er stor troende i ROWE [Resultater bare arbeidsmiljø] -bevegelsen. Det handler om å behandle dine ansatte som voksne og tillate dem å klare sin egen tid, sier Ben Eubanks, HR-leder for Pinnacle Solutions, en 70-personers ingeniør- og opplæringsleverandør basert i Huntsville, Alabama. På grunn av sitt arbeid som regjeringsentreprenør, administrerer Pinnacle Solutions for tiden flere ansatte utenfor sitt hjemmekontor enn det som er basert på det, men Eubanks sier at Pinnacle ikke bruker noen spesifikke tekniske produkter for å sikre at de får sitt arbeid gjort.

"Vi har en streng ansettelsesprosess, og vi ser nøye på å finne folk som møter våre kjerneverdier, som vi kommuniserer tidlig og ofte. Noen ganger har vi gått inn i folk som ikke kan håndtere friheten - folk som vil gå av i stedet for å jobbe. Men vi kan fortelle når de ikke møter tidsfrister, og vi får prosessen begynt å finne noen andre som kan, sier Eubanks. "Alt kommer tilbake til våre kjerneverdier og vår evne til å kommunisere dem."

Kommunikasjon er nøkkelen, enten du klarer en stab på 2 eller 222. Og du kan finne mange produkter designet for å hjelpe deg med å holde alle på oppgave - uten å tvinge deg til å spille oppgavemester.