Hvordan spore endringer, bruk kommentarer i et delt ms word-dokument

Noen ganger må vi opprette et delt dokument på kontoret. ett dokument som skal brukes av flere personer. Når dette er tilfelle, er det også åpenbart at de privilegerte vil gjøre endringer i dokumentet; og til tider gjøre endringer som andre ikke kan finne ut av.

Derfor er det lurt å holde rede på endringene som er gjort i et delt dokument. Den grunnleggende måten å gjøre det på er å legge til en kommentar etter en endring du gjør eller varsle samarbeidspartnerne etter at du har gjort redigeringen. Men det er ikke alltid så praktisk, spesielt hvis dokumentet er stort. Heldigvis har MS Word ryggen hit.

MS Word tilbyr to utmerkede verktøy kalt Kommentar og spor endringer under fanen Gjennomgang. Selv om jeg har sett veldig få mennesker bruke dem, vet de som bruker hvor enkle ting kan bli når du får tak i disse to utmerkede funksjonene. Og i dag vil vi guide deg gjennom det grunnleggende om å trene dem.

Bruke kommentarer i MS Word

Denne funksjonen vil hjelpe deg med å la andre brukere (de som har tilgang til dokumentet) kjenne til tilbakemeldingene dine eller forslag til visse ting. Velg for eksempel tekst (som jeg gjør på artikkelen min) og trykk på ikonet Ny kommentar. Legg merke til etiketten (s1) og tilhørende kommentar som er lagt til mot den i venstre rute.

Når andre brukere nå åpner dokumentet, kan de se kommentaren, godta tilbakemeldingene dine eller legge igjen egne kommentarer. Fra båndverktøyene kan du slette kommentarer eller til og med hoppe til Forrige / Neste kommentar.

Bruke sporendringer i MS Word for å spore dokumentredigeringer

Som navnet antyder, hjelper dette settet deg med å spore endringer som blir gjort i dokumentet. I det øyeblikket du treffer sporendringer, vil det du skriver nytt vises i rødt og blir understreket. Og hva du sletter blir slått gjennom (som dette) i stedet for å bli slettet.

Den vertikale linjen til venstre strekker seg gjennom hele lengden og inneholder endringer. Sammen med dette vil gjennomgangsruten (kan hentes opp fra båndet) vise detaljer om endringene som blir gjort. På denne måten vil eieren ha en grundig kunnskap om redigeringene som ble gjort til dokumentet.

Disse endringene kan nå aksepteres eller avvises ved å ta høyreklikkalternativet.

I tillegg kan du velge å se revisjonene i ballongformat (bildet under) eller sjekke de forskjellige revisjonene av dokumentet (veksle alternativer på rullegardinmenyen som sier Endelig viser markering; vist i det første bildet).

Det er mange andre formaterings- og fargeendringsaktiviteter som du kan følge. Og du er sikker på at du vil utforske disse alternativene når du mestrer det grunnleggende.

Konklusjon

Målet med denne artikkelen var å dekke det grunnleggende for deg å hjelpe deg i gang med disse to fantastiske verktøyene i MS Word. Hvis du har brukt dem før, kan det være lurt å dele noen triks og tips du kjenner til, med våre andre lesere. For de som skal begynne, fortell oss om erfaringene dine med å bruke den for første gang.