Hvordan bruke filterdataverktøyet i MS Excel

Jeg bor hos venner av meg, og av samme grunn opprettholder vi et excelark for husholdningsutgiftene. På slutten av hver måned sitter vi og analyserer utgiftene våre på tvers av ulike kategorier for å skille det forfalte og allerede betalte beløpet.

Siden det er mye data, har vi det tøft med å skanne gjennom radene og kolonnene for å skille ut alle alternativene. Dette fortsatte til jeg utforsket filterverktøyet som MS Excel tilbyr. Og tro meg, siden har ting blitt mye lettere. Dette er nøyaktig hva vi skal snakke om i dag.

Å bruke filterverktøyet gjør det veldig enkelt å analysere og beregne ting. La oss se på hva den kan gjøre. Til å begynne med må du ha et Excel-ark med data. Du må også finne ut kriteriene og kolonneverdien du vil filtrere.

For eksempel har jeg kolonne B (Forfall og betalt) som base for filtrering av dataene mine. Filterverktøyet ligger under fanen Data.

Når du navigerer til nevnte fane, må du velge kolonnen du velger å filtrere. Du kan velge flere kolonner eller til og med hele dokumentet. Trykk på Filter- ikonet når du har valgt.

Du vil merke at en trakt som ikon vises på kolonneoverskriften og tilbyr en rullegardinmeny for å gjøre valg. Utvid denne menyen og fjern merket for bokser som du ikke vil se i resultatsettet. Med andre ord, sjekk bare de boksene / verdiene du vil se, og trykk Ok.

I vårt eksempel vil du merke at radene som har Forfall under kolonne B utgjør en del av resultatsettet. Alle andre rader er filtrert ut. Du vil også se at rad 1 fremdeles viser betalt og grunnen bak er at excel anser rad 1 som kolonneoverskrifter og ikke en verdi.

På lignende måte kan du bruke flere filtre basert på andre kolonneverdier. For å tømme filteret kan du trykke på verktøyikonet igjen eller klikke på Fjern ved siden av det.

Det er en annen måte å bruke filtrene på, og det kan brukes mot en valgt celleverdi. Velg en celle og høyreklikk for å navigere til filteret. Det er fire typer valg du kan ta her. Utforsk alle for å forstå hva de mener.

Konklusjon

Hvis du trenger å vedlikeholde excelark og i tillegg krever konsolideringsresultater fra tid til annen, vil du finne filterverktøyet nyttig. Det er ikke vanskelig å mestre. Jo mer du bruker det, jo mer vil det få deg til å tenke hvordan du levde uten det.

(øverste bildekreditt: Microsoft Sverige)