Hvordan produktivt bruke flash fyll i Microsoft Excel

Ah, ja, Microsoft Excel. Det ene verktøyet som vi elsker å hate og hater å elske. Hvis du jobber i en jobb der du unødvendig må jobbe med Excel-ark i løpet av dagen, så føler jeg virkelig for deg. Jeg var i en slik jobb for aldre siden, og det er godt å lene seg tilbake nå og ta en nonchalant titt på den.

Hvis du derimot vil være mer produktiv når du bruker lignende funksjoner mens du bruker Excel, la meg foreslå at du bruker Flash Fill.

Det er som magi

Hvis du aldri har brukt Flash Fill før, vil det føles som magi for deg. Det fungerer på et enkelt prinsipp for å identifisere mønstre og fylle ut ledige rader med disse mønstrene. La oss se på et eksempel.

Delende navn

La oss ta en enkel oppgave med å skille navn, fornavn og initial av ansatte innen (og Albert Einstein) ved hjelp av MS Excel. Kolonne B har for tiden navn som du vanligvis vil finne i en database. Kolonner C og fremover er der du bare vil ha ett (eller flere) element med det fulle navnet.

Så, alt du trenger å gjøre er å først skrive inn navnet på den første personen manuelt. Trykk Enter, og skriv ikke noe i neste celle. I stedet klikker du på Fyll- menyen og velger deretter Flash Fill. Og voila, alle de andre navnene vil selvbefolke på egenhånd.

Hvis du ikke har full tillit til meg, så er her en uredigert video (konvertert til GIF for enkel visning) for neste kolonne.

Tastatursnarvei

Det er også en snarvei for å oppnå det samme. Ved hjelp av samme ark fyller du ut den første cellen manuelt som vi gjorde ovenfor og trykker på Enter. Nå, trykk CTRL + E på samme tid, og Flash Fill vil automatisk fylle ut de tomme cellene med tilsvarende data.

Du bør imidlertid fortsette å krysse av om Flash Fill har fylt ut dataene riktig, eller ikke. I initialkolonnen så jeg at den ikke gjorde det riktig. Men da jeg skrev inn dataene for de to første navnene (i stedet for ett), var det i stand til å fylle ut resten uten problemer. Hei, det er fortsatt mye tid spart.

Merk: Denne metoden fungerer så lenge inndatakolonnen har samme format gjennomgående. Hvis det er noe avvik, vil den ikke kjenne igjen mønsteret.

Fungerer med tall også

Før alle begynner å lure, la meg si det, det fungerer fint med tall også. Enten det er desimaler med n- tall før eller etter desimaltegnet, eller til og med datoer som må skilles inn i dd / mm / å-format.

En annen video her (konvertert til GIF igjen), som viste at jeg la inn de første cellene info manuelt og Flash Fill klarte å plukke opp mønsteret og fylte den manglende informasjonen nedenfor automatisk.

Unngå komplekse formler

Hele ideen å bruke Flash Fill er å unngå komplekse formler innen MS Excel. Hvis du kan tenke på andre scenarier også, gi oss beskjed i det.