HyLighter hjelper grupper samarbeide på dokumenter

Samarbeide med andre medlemmer av teamet ditt Å opprette og endre dokumenter er et felles forretningsbehov. Men hva er den beste måten å håndtere denne oppgaven på? En ny online dokumentsamarbeidstjeneste kalt HyLighter, lar deg bruke fargekoding for å markere merknader, som tjenesten sporer separat fra originaldokumentet.

Produkter som er utformet for å møte behovene til personer som samarbeider på dokumenter, har eksistert i en stund. Et kjent eksempel er Microsoft Words Track Changes-evne; introdusert for flere år siden, lar brukeren merke et Word-dokument med kommentarer og foreslåtte endringer som andre samarbeidspartnere kan godta eller avvise.

Mange kjente webtjenester gir svært fleksible alternativer for dokumentsamarbeid, inkludert tilgang til delte dokumenter. Microsoft Office Live og WebEx WebOffice, for eksempel, lar deg laste opp dokumenter til et privat nettsted for å dele, vurdere og modifisere. Basecamp tilbyr en online Writeboard for dokumentsamarbeid, samt enkle prosjektledelsestjenester.

HyLighter, for tiden i beta-testing, spesialiserer seg utelukkende i dokumentsamarbeid. Det gir fordeler utilgjengelige i mer generiske nettdelingstjenester - særlig en intuitiv fargekodingsplan som fremhever områder som er bekymret for forretningsteamet.

HyLighter sporer kommentarer og foreslår endringer separat slik at de ikke skjuler originaldokumentet. Faktisk kan du ikke endre dokumentet selv i HyLighter, noe som kan gjøre det uegnet for noen brukere. Men i situasjoner der sporing av samarbeidspartneres bekymringer er viktig, kan det være ganske praktisk.

HyLighter gjorde feil bokstav c i hele dette importerte PDF-dokumentet.

HyLighter er et pågående arbeid, så jeg vil ikke anbefale å stole på på det utelukkende når du jobber med viktige dokumenter; vær forberedt på å bruke noe annet hvis du går i dybder med det. Tjenesten sier for eksempel at den støtter dokumenter i Word-, PDF- og HTML-formater, men noen PDF-filer som jeg lastet opp til tjenesten, ble ikke fullstendig trofast. (HyLighter bekrefter at noen multikolonne PDF-filer med innebygd grafikk, som den i skjermbildet vist over til venstre, kanskje ikke vises riktig.)

På den annen side vises Word-dokumenter feilfritt. HyLighter sier at den planlegger å støtte annotasjon på grafikk, lyd og videofiler til slutt.

Hvordan HyLighter Works

HyLighter gjenkjenner to typer brukere: opphavsmannen til dokumentet og invitereren - personen som opphavsmannen ber om å delta i samarbeidet. Kort animerte opplæringsprogrammer på HyLights nettsted forklarer begge brukerrollene mer detaljert.

Opphavsmannen starter prosessen ved å registrere seg for tjenesten og laste opp et dokument. Jeg kjørte inn i et mindre problem første gang jeg prøvde å registrere meg: Jeg mottok ikke en bekreftelse via e-post. Men på et annet forsøk dagen etter, var jeg vellykket.

Når du er logget inn, ser du et ekstra grensesnitt. Over toppen er menyalternativer for å få tilgang til dokumenter du kommer fra, og dokumenter du har blitt invitert til å samarbeide på. En rute på høyre side inneholder koblinger for å endre profilen din og for å importere dokumenter du vil jobbe med i HyLighter.

Importere dokumenter er grei. Du oppgir en dokumenttittel, finner filen på din PC, tilordner den en opphavsrettsstatus (sikker, ventende eller ikke aktuell) valgt fra en rullegardinmeny, skriv inn en beskrivelse hvis du ønsker det, og oppgi e-postadressene til Personene du vil invitere som samarbeidspartnere.

Hver inviterende mottar en e-postmelding som ber om innspilling på dokumentet. Før du jobber med et dokument, må invitereren opprette en HyLighter-konto.

Kommentarer, Ikke endringer

Når du har lastet opp et dokument fra PCen til Internett-tjenesten (som tar noen sekunder), kan du starte annotere den.

HyLights fargestenger ligner virkelighets høydepunkter som brukes med fargede markørpennene: De gjemmer ikke teksten. Gule stolper markerer passasjer der du har skrevet en kommentar, de blå angir kommentarer fra andre og grønne signalområder av felles bekymring. Mørkere nyanser av blått eller grønt vises når samarbeidspartnere viser særlig sterk interesse for et segment - for eksempel når flere deltakere gir kommentarer om samme tekst.

Kommentarer vises i en rute til høyre for dokumentet. Hver kommentar vises under forfatterens navn, og ved å klikke på et lite boksformet ikon til høyre for forfatterens navn, blir relevant merking rød. Andre små ikoner lar deg erstatte, legge til eller fjerne kommentarer.

Når du legger til eller erstatter kommentarer, vises en enkel tekstredigeringsboks, og tilbyr noen vanlige formateringsalternativer som for fet skrift og kursiv. Du kan sette inn koblinger til nettsteder eller data på en ekstern server - videoer fra YouTube, for eksempel - men du kan ikke laste opp de eksterne dataene til HyLighter selv.

Knapper som ligger over kommentarkolonnen, gjør det ekstra dokumentbrett funksjoner tilgjengelig. En lar deg lage et G-notat - en generell kommentar som ikke er knyttet til et bestemt område av dokumentet. En Sammenlign-knapp lar deg angi hvilke kommentarer du ser - dine egne, si eller bare kollegaer.

Når samarbeidet er fullført, kan du trykke på en Export-knapp for å eksportere dokumentet og kommentarene til en HTML-fil, tilsynelatende begrenser tjenestenes brukervennlighet. (HyLighter planlegger å inkludere støtte for eksport til RTF, PDF og muligens Word-formater i fremtiden.)

I mellomtiden foreslår HyLights hjelpefil en løsning som bruker Easy View-knappen: Klikk på den for å generere et smalere vindu der det fremhevede dokumentet vises i øvre rute og kommentarene i nedre ruten. Med mindre du har en veldig liten skjerm, har du nok plass til å åpne dokumentopprettingsappen din (Word, for eksempel) i et annet smalt vindu ved siden av Easy View-vinduet. så kan du gjøre endringene manuelt. Selvfølgelig er dette ikke en effektiv måte å jobbe på.

Er HyLighter verdt det?

Jeg liker måten HyLighter separerer kommentarene fra dokumentet. De fleste nettbaserte samarbeidsverktøy endrer selve dokumentet, og som følge av at mange brukere er involvert, kan intensjonen og tonen i den opprinnelige teksten gå seg vill.

Hvis bare én eller to personer gjennomgår dokumentet ditt, Faren for å drukne i kommentarer kan være svært liten. I mellomtiden kan det ekstra arbeidet med å overføre kommentarer og endringer i det opprinnelige dokumentet være en stor ulempe.

HyLighter er gratis å bruke i beta-perioden, og tjenesten viser et reelt løfte. Hvis du trenger å samarbeide på dokumenter, anbefaler jeg at du prøver å se om det passer din stil.

Når den endelige versjonen av HyLighter vises, vil den være tilgjengelig som et program som brukere kan installere på sin server, som vel som å være vertskap. Prising er ikke satt.

Richard Morochove er en IT-konsulent og forfatter. Send ham spørsmål om bruk av teknologi i din tilkoblede, små til mellomstore bedrift via e-post. PC World kan redigere spørringen din og kan ikke garantere at alle spørsmål blir besvart.