Microsoft Excel-tips for å spare tid og jobbe raskere

Microsoft Excel er et flott verktøy som gjør din kjedelige jobb på en enkel måte. Enten det kan være gjentatte oppgaver eller å administrere dataene på en ren måte, gjør Excel det bra. Det er mange Excel-funksjoner som de fleste av oss ikke vet. Å vite de skjulte tipsene og funksjonene hjelper oss med å fullføre arbeidet vårt raskere og sparer mye tid. I dag vil jeg fortelle deg noen Excel-tips for å spare tid og fullføre arbeidet ditt raskere, på Windows-datamaskinen.

Excel-tips for å spare tid

Vi kan stå overfor små problemer som å opprette flere linjer i en enkelt celle eller skrive ut flere regneark på et enkelt papir. Vi følger forskjellige teknikker for å gjøre dette, noe som kanskje ikke er så effektivt som vi kanskje vil at de skal være. Denne artikkelen vil fortelle deg hvordan du gjør slike oppgaver på en enkel måte å spare tid, slik at du kan fullføre arbeidet ditt på en raskere måte.

1. Flere linjer i en celle

Når du fyller Excel-arket, trenger vi noen ganger å ha mye informasjon i en enkelt celle. For eksempel, hvis du vil skrive adressen i en celle, må den være på flere linjer i en celle. Deretter, hvis du trykker på "Enter " -knappen, flyttes kontrollen til neste celle, men det er ikke det vi ønsker. Trykk Alt + Enter for å flytte markøren til neste linje i samme celle. Dette ville være frelseren for å ha flere linjer i en enkelt celle.

2. Legg til celleverdier raskt

Hvis du vil legge til verdier eller gjennomsnittsverdi for flere celleverdier, er det ikke nødvendig å bruke formelen. For å få disse grunnleggende tingene gjort, velg cellen, trykk " Ctrl " -tasten og velg de cellene du vil ha. På statuslinjen som er nederst på Excel-arket, kan du finne summen, gjennomsnittet og andre verdier som beregnes. Hvis du vil se andre verdier, bare høyreklikk på statuslinjen og velg verdien du vil se.

Du kan legge til verdier som Minimum, Maksimum, Numerisk telling (utvalgte celler som inneholder tallverdiene) og mange flere som dette.

Les : Topp 10 favoritttips, triks, opplæringsposter om Microsoft Excel.

3. Opprett diagrammaler for å gjenbruke

Å lage samme type diagram igjen og igjen, er virkelig et repeterende arbeid. Hvis du for eksempel vil lage et diagram for salgsdata i hele måneden, er det bedre å lage diagrammalen og bruke samme mal hver gang du vil bruke diagrammet. For å opprette og gjenopprette diagrammalen, følg disse trinnene.

• Velg de nødvendige dataene og sett inn diagrammet på en vanlig måte.
• Formater det som du vil. Legg til eller fjern rutenettlinjer, datalabel, trendlinjer og alt du vil.
• Etter formatering av diagrammet som du vil, velg diagrammet og klikk på "Lagre som mal" under Design-fanen.
• Lagre nå diagram med ".ctrx" forlengelse. Standardplasseringen for å lagre diagrammalen er C: Brukere Brukernavn AppData Roaming Microsoft Templates Charts og lagre kartmalken på denne plasseringen selv. Hvis du trenger det, kan du til og med velge ditt reisemål.
• Nå, for å gjenopprette diagrammalten, velg de nyeste dataene og gå over til "Sett inn", i "Charts" -delen, gå til "O ther Charts" og " Alle karttyper". Klikk Maler og velg hvilken mal du vil ha. Dette skaper diagrammet for de siste valgte dataene.

Ved å bruke diagrammalen sparer det mye tid, og det er ikke nødvendig å lage diagrammet som du vil fra begynnelsen.

4. Opprett diagram fra forskjellige celleverdier

Vi kan lage et diagram fra celleverdier som ikke er tilstøtende. Som vi allerede vet, kan vi velge verdier som er tilstede i forskjellige celler ved å holde Ctrl -tasten, og velg på samme måte verdier som ikke er de tilstøtende cellene, og sett deretter inn diagrammet. Hvis du for eksempel har overskrifter i den første kolonnen og verdier i den fjerde kolonnen, holder du Ctrl-tasten og velger den første kolonnen og den fjerde kolonnen, og deretter legger du inn diagrammet.

5. Bruk navn i formler for å forstå enkelt.

Å ha et navn er alltid lett å gjenkjenne. På samme måte er det lett å forstå formelen godt å ha et navn til en bestemt celle eller en rekke data og bruke den i formler. For eksempel er kommisjonen * B5 lett å forstå enn C2 * B5. For å gjøre dette, velg cellen eller datarioden og under «Formler» -fanen klikker du på Definer navn. Det ber deg om å skrive inn navnet og sjekke referansecellene før du skriver inn navnet og klikk "OK".

Si at jeg opprettet navnet "Commission" ved å velge en bestemt celle, og når jeg bruker Commission * B5 , refererer den til celleverdien som ble kalt Commission.

Read: Gjør det beste ut av Navneboksen i Excel.

Merk: Navnet skal starte med et tegn og kan også starte med et understreke. Det skal ikke starte med et tall, og det skal ikke ha mellomrom.

Alle opprettede navnene kan ses fra navneboksen. Klikk på rullegardinpilen i Navn-boksen, og den viser listen over navn som er opprettet. Velg navnet og det tar deg den aktuelle regionen eller området i regnearket.

Dette er noen av Microsoft Excel-tipsene for å spare tid og hjelper deg med å fullføre oppgavene dine enkelt og raskt. Hvis du har noe å legge til, vennligst del med oss ​​gjennom kommentarer.

I morgen vil vi se på noen avanserte Excel-tips og noen Excel Online-tips.