MS Office-kampene Google i skyen

Når Microsoft løser den neste versjonen av produktivitetspakken, Office 2010, kommer den til et svært konkurransedyktig landskap enn det Office 2007 møtte sent i 2006.

Tidligere Google Apps hadde begrenset tilgjengelighet, og nesten ingen hadde hørt om vertskapet Zoho. IBM hadde ennå ikke utgitt sin programvare for fri produktivitet, Symphony, og mens mange likte ideen om OpenOffice.org, holdt kompatibilitetsproblemer med andre programmer det på kantene i de fleste vanlige kontormiljøer.

Ting har endret seg siden da Google mer enn noe annet selskap som utgjør en reell trussel mot Microsofts Office-feste. I løpet av litt over to år har Google Apps gjort fremgang i bedriftsmarkedet, særlig blant små bedrifter som ikke trenger alle de avanserte funksjonalitetskontorene, og som foretrekker Googles US $ 50 per bruker, per års pris.

[Videre lesing: De beste TV-streamingtjenestene]

Google Apps - som har mye av funksjonaliteten som de fleste bedriftsbrukere trenger i Office, men legger til dokumentdeling og samarbeidsfunksjoner Kontoret har ikke - brukes nå av hundrevis av tusenvis av bedriftsbrukere, sa Google-talsmann Andrew Kovacs.

Og små bedrifter er ikke de eneste som bruker Google Apps; Selskapet teller noen store bedrifter, som Motorola, Genentech og Sabic (tidligere GE Plastics) som kunder, som alle har titusenvis av medarbeidere som bruker den verste tjenesten.

Microsoft er klar over den voksende trusselen, og vil motvirke det i Office 2010, som for første gang vil inneholde nettbaserte versjoner av de mest brukte produktivitetsapplikasjonene, Word, Excel, PowerPoint og OneNote.

Selskapet mener at ved å tilby valg til sine kunder, kan den beholde Office-skrivebordsbrukere som kanskje tenker på bytte til en web-basert applikasjon, eller vinne tilbake noen kunder som allerede bruker Google Apps.

I et nylig intervju sa Stephen Elop, president for Microsoft Business Division mens tilstrømningen av alle disse nye nettbaserte konkurrentene til Office er ny, er selve pakken ikke noe fremmed for konkurranse.

Før Office konkurrerte med Google Apps og andre konkurrerte det med seg selv i form av piratkopierte personer som var Gett ing fra hverandre, sa han. Faktisk bruker flere personer gratis Office-versjoner enn bruk av Google Apps, noe som bør gi et visst perspektiv på selskapets nåværende dominans på produktivitetsmarkedet.

"Vi har på den måten måten, måten flere mennesker bruker gratis versjoner av Word, Excel, PowerPoint, Outlook, hva har du - langt mer enn Google har eller vil i lang tid bruke Google-applikasjonene, sier Elop. "Av de 500 millioner eksemplarer av Office i bruk i dag, er halvparten av disse betalt. Den andre halvdelen har vært gratis. Tydeligvis tipper jeg en lue til folk som kan låne programvare."

Elop sa inkluderingen av Office Web Apps vil gi Office-brukere mulighet til å samarbeide og dele applikasjoner over nettet, noe som er en av grunnene til at noen Google Apps-bedriftsbrukere har sagt at de foretrekker å bruke de webbaserte applikasjonene i stedet for skrivebordssuiten.

"Når du bruker Office 2010, evnen til å jobbe innen Word 2010 og si," Hei, lagrer jeg dokumentet lokalt, eller legger jeg det opp i et cloud-basert miljø i SharePoint, eller sender jeg det til nettet?' - Alle disse typer ting blir samlet sammen på en måte som gir mening for brukeren og tillater selskapet å utnytte noen av disse produktene, sier Elop.

Googles Kovacs sa at Microsoft mangler poenget, Men når det snakker om Office Web Apps som "lettvekt" -versjoner av mer robuste Office-applikasjoner.

I stedet for å prøve å ta opp skrivebordet med å bruke Office på nettet med Google Apps, sa Kovacs at Google forsøker å "revurdere måten folk samarbeider på, "gir dem et sted som lar dem redigere og dele dokumenter og kommunisere med hverandre mens de jobber sammen med dem.

"Vi ser ikke [Google Apps] som lette versjoner - vi ser dem som mer kraftige, slik at folk blir mye mer produktive," sa han.

Tidlige Google Apps-brukere pleier å være enige med Kovacs; De fleste bruker pakken sammen med en versjon av Office for å komplettere den, ikke erstatte den, og det er samarbeidsfunksjonene de finner mest attraktive.

"Vi bruker fortsatt Microsoft Word og Excel når du lager dokumenter, men hvis det er en Dokument som blir produsert som trenger samarbeid eller formidling over hele virksomheten, går det vanligvis gjennom Google Dokumenter, sier Andrew Johnson, CIO for SF Bay Pediatrics, en lege praksis med kontorer i San Francisco og Mill Valley i California.

Han sa at praksis har et Google Apps regneark som resepsjonister på begge kontorer bruker som en del av deres daglige arbeidsflyt for å svare på spørsmål eller gi planleggingsinformasjon til pasienter. Det er muligheten til å sende meldinger hverandre i søknaden som gjør det så nyttig, sa Johnson.

Kari Barlow, assisterende visepresident ved University Technology Office ved Arizona State University, sa at Microsoft Office alltid vil bli foretrukket av noen brukere som trenger sine mest avanserte funksjoner. "Det kommer alltid til å være avanserte [Office] -brukere som trenger brevfelt eller regnearket, men det er ikke alle," sa hun.

For flere år siden erstattet ASU et hjemmegående e-postsystem for sine studenter med Google Apps, og noen av fakultetet har siden overgått fra universitetets Exchange Server / Outlook-klientens e-postsystem for å bruke Gmail og samarbeidsfunksjonene til Google Apps også, sa hun.

Barlow priser også sanntidssamarbeid. "Synkron redigering av et enkelt dokument, med flere personer samtidig redigering av dokumentet, evnen til å dele den med en person, en gruppe mennesker, et domene, verden - det er veldig enkelt og greit," sa hun.

Fra disse tidlige tilfellene er Elop trolig riktig ikke for bekymret for at Google Apps vil banke Office ut av sin dominerende posisjon, så mange organisasjoner er fortsatt avhengige av Microsoft-pakken for tung løfting. Mer enn 80 prosent bruker det fortsatt mer enn noen annen produktivitetspakke, ifølge nyere figurer fra Forrester Research.

Men som bedrifter undersøker kostnadene ved IT nærmere og forstår at funksjonaliteten som tilbys i en nettbasert samarbeidssuite som Google Apps passer til mange av sine brukere, Office vil bli mindre av et must-have-program over hele selskapet, sier Forrester-analytiker Sheri McLeish.

Som selskaper sorterer brukerne i henhold til produktivitets- og samarbeidsfunksjonene de trenger, betyr det til slutt færre Office-lisenser, og kan føre til at noen selskaper som ikke trenger Offices robuste funksjonalitet, til slutt vil overgi det helt, la hun til.

Microsofts Elop ville hevde at Office Web Apps vil hindre folk i å gjøre det. Han sa at eksisterende Office-brukere sannsynligvis vil gå til Microsofts Office Web Apps før en konkurrerende tjeneste på grunn av det vanlige brukergrensesnittet og merkevaren.

Men McLeish sa at Office Web Apps faktisk kan være mindre intuitivt for kontorbrukere enn noen av konkurrentene sine, og at det faktisk kan være lettere for noen å bruke Google Apps eller Zoho hvis de allerede er kjent med Office.

"Når det gjelder webapps, for å få tilgang til dem, må du registrere deg for Windows Live Spaces," sa hun, som for tiden har over 100 millioner brukere. "For folk som er kjent med dette miljøet og Windows Live SkyDrive …, kan det hende at Office Web Apps ikke virker komplisert å navigere. Men for folk uten erfaring på dette nettstedet, vil det definitivt være litt av en læringskurve."

Google og Zoho, på den annen side er "veldig lett å komme i gang i dag", sa hun, og krever bare ett skritt for å registrere før noen kan jobbe på et dokument eller regneark.

Den nåværende situasjonen setter absolutt scenen for en konkurransedyktig showdown når Office 2010 og Office Web Apps slo markedet tidlig neste år, sa McLeish. "Alternativene modnes, blir mye mer levedyktige alternativer for organisasjoner som ønsker å spare penger," sa hun. "Det kommer til å bli mye mer konkurransedyktig for Office 2010."