Det papirløse kontoret fortsetter å unnslippe oss

Siden daggry av personlige datamaskiner har det vært spådommer om en all-digital fremtid hvor papiret var lite, men et fjernt minne. Årtier senere virker det som om vi har gjort fremskritt mot det papirløse kontoret, men utopisk visjon er fortsatt langt unna.

Adobe, som kjøpte digitalt signaturfirma Echosign i 2011, gjennomførte en undersøkelse for å finne ut hvordan Det går fremover på veien til våre fremtidige digitale dokumenter. Studien er basert på data hentet fra en nettundersøkelse blant 1051 amerikanske ledere som uttaler, sender eller skriver kontrakter og avtaler i små, mellomstore og store selskaper.

Rapporten, "Paper: Endangered species?" avslører noen interessante resultater. Bare over halvparten av respondentene, 51 prosent, tror at digital arbeidsflyt gjør arkivering og administrasjon av dokumenter enklere, og 61 prosent sier at arbeidet digitalt reduserer kostnadene. Nesten en tredjedel føler at den digitale arbeidsflyten gir dem en kant og hjelper dem med å vinne virksomheten.

God nok. Ser på infographic fra Adobe, lener disse tallene i riktig retning - om enn ikke så sterkt som jeg ville forvente etter flere tiår med løftet om et papirløst kontor. Så kommer vi til kontrakter. Undersøkelsens resultater er nesten enstemmige (98

Adobe infographic høydepunkter resultatene fra studien.

prosent) at faktiske kontrakter eller juridiske dokumenter fortsatt er gjort ved hjelp av papir - selv om nesten tre fjerdedeler tror livet ville være lettere dersom kontrakter ble gjort digitalt.

Som frilansanalytiker og konsulent kan jeg forsikre meg for at de fleste selskaper fortsatt stoler på papir. Jeg har vært på begge sider av papir-vs-digital deling, og jeg kan si fra erfaring at digitale kontrakter er mye mer effective.percent) at faktiske kontrakter eller juridiske dokumenter fortsatt er ferdig med papir, selv om nesten tre fjerdedeler tror livet ville være lettere hvis kontrakter ble gjort digitalt.

Normalt, når jeg samtykker i å jobbe med en klient, sender jeg over noen utkastsspråk til bruk som kontrakt. Klienten fyller i eventuelle manglende detaljer, og sender dokumentet tilbake - generelt i form av en PDF-fil. Jeg må da skrive ut PDF-filen slik at jeg kan signere den og skanne det signerte dokumentet slik at jeg kan returnere det til klienten. Deretter må klienten skrive ut min signerte versjon, og signere den selv slik at de kan skanne den og returnere den fullførte kontrakten til meg. Det er en kjedelig prosess som slipper papir i begge ender.

Jeg har også jobbet med kunder som har et digitalt signaturverktøy. Jeg mottok en epost med en lenke for å "signere" dokumentet. Jeg signerte kontrakten digitalt, og vi var ferdige og klare til å gjøre forretninger. Ingen muss, ingen oppstyr og ingen bortkastet papir.

Bankene er en av de verste lovbrytere. Da jeg kjøpte bilen min, og da jeg kjøpte huset mitt, ble det brukt reker av papir. De ønsket selv å bruke noen arkaisk ting kalt en faksmaskin (se opp på Wikipedia). Jeg paraferte og signerte nok papir til å ta ned en liten skog bare for å fullføre transaksjonene.

Papirløs kontor? Vi gjør sakte fremgang mot det målet, men vi er langt fra å oppnå den utopiske rørdrømmen.