Papirløs kontorløsning redder ambulansetjeneste

Når de første respondentene ved Georgia- baserte Nasjonale EMS går på jobb, de redder liv. De produserer også et fjell av papirarbeid, som alle må styres nøyaktig og lagres sikkert i minst syv år. Lagring av alle disse dokumentene var en monumental oppgave, og krever at selskapet skal bruke et stort lagerplass for å lagre alt. Og arbeidstidene sløste med å lagre og administrere alt, og hente dokumenter etter behov, var overveldende 12-personers kontorpersonale.

For å få alt dette papirarbeidet under kontroll, kalte National EMS Computer Troubleshooters NRD. Vi vurderte selskapets nåværende infrastruktur og kom opp med en løsning som forenkler prosessen med å håndtere all denne dokumentasjonen, samtidig som de oppfyller de strengeste kravene i personvern- og portabilitetsloven for helseforsikring og andre regjeringer.

Overbelastning av dokumenter

Inntil de ringte oss, National EMS hadde jobbet ut av filkasser og store arkivskap. Et filrom med seks vertikale arkivskap ble brukt til å lagre filer, og hvert par måneder ville disse skapene fylle opp. På det tidspunktet ville filene bli flyttet til langsiktig lagringsplass, hvor de ville sitte i syv år. I mellomtiden ansetter firmaet kurere til å hente dokumenter og levere dem mellom kontoret og lageret.

[Videre lesing: Best NAS-bokser for media streaming og backup]

Også siden selskapet jobber med Medicare og Medicaid, må lage flere kopier av dokumenter for bruk i flere filer. Noen få dusin ganger om dagen, ansatte må trekke eksisterende filer fra lagring, noe som tar omtrent 15 minutter å stå opp, gå til filrommet, finn filen, dra den og gå tilbake til skrivebordet. Vi regner med at de sløser tilsvarende to fulltidspersonale som drar filer hver dag.

Vi kom opp med en plan om å stoppe alt dette papiret, og forenkle selskapets arbeidsflyt, redusere lønnskostnader og øke effektiviteten.

Smartere dokumentbehandling

Det første vi trengte å gjøre var å eliminere selskapets tillit til filskap og papir. For å digitalisere alt papirarbeidet, installerte vi Kodaks tosidige arkmatede skannere. Alle faktureringspersonell har nå sine egne skannere på deres skrivebord, og to større Kodak i1220 skannere er nå sentralt for felles bruk. Eksterne arbeidere vil også ha mindre skannere, og vil skanne direkte til serveren eksternt.

Kjernen til løsningen vår distribuerte vi kabinett NG, et dokumenthåndteringssystem for å hjelpe dem med å kaste bort papir sammen samtidig som de ga et sikkert, revisjonsdrevet system som gjør at de lettere kan overholde HIPAA og andre regler. Vi installerte en server for å håndtere denne belastningen, da etterspørselen på den blir for høy for selskapets eksisterende server. Denne nye serveren vil også utføre rollen som terminalserver, slik at eksterne brukere kan få tilgang til systemet uten å oppleve forsinkelser.

Kabinett NG har også muligheten til å trekke informasjon fra sitt eksisterende system, så vi anbefalte synkroniserings- og retriever-alternativene for å integrere det inn i deres eksisterende programmer og infrastruktur. På denne måten vil de kunne trekke opp filene de trenger for en bestemt klient som de har trukket opp i deres faktureringsprogramvare uten å måtte søke etter den klienten i CNG. Synkroniserer tillater enten en engangsimport eller en kontinuerlig synkronisering av en eksisterende database, som for eksempel deres faktureringsprogramvare. Retriever tillater dem å koble Cabinet NG til deres eksisterende programmer eller webapplikasjoner, slik at når de trekker opp en kunde i det programmet, trekker retriever opp dokumentene i CNG. Dette er en stor fordel fordi det tillot dem å integrere dokumentstyringen i sine eksisterende programmer uten å oppgradere eller erstatte dem.

Vi anbefaler også at de utnytter CNGs arbeidsflytfunksjoner for å automatisere noen av de vanligste oppgavene. Men de beveger papir rundt kontoret nå kan gjøres elektronisk. Den nye arbeidsflyten gir dem mulighet til å utføre viktige oppgaver raskt, for eksempel å dirigere alle tidsark til en enkelt leder for godkjenning og flytte hele mapper til noen som er spesifikke for gjennomgang. Fremtidige arbeidsflytplaner, inkludert å automatisere noen av dokumentopprettingen, og dirigere dem automatisk til personen som må godkjenne dem eller redigere dem neste. Vi vil være i stand til å opprette varsler og betingelser for ethvert dokument de trenger.

For å holde lisensieringskostnader under kontroll, anbefalte vi et kabinett NG 20-seters lisens med en blanding av navngitte brukere og samtidig brukerkort. På denne måten kan den samtidige lisensen tildeles flere brukere, for eksempel de som jobber i forskjellige skift.

Utbetalingen

Den klareste fordelen med løsningen er at National EMS vil kunne gjøre unna alt papiret og kostnader knyttet til lagring av det. Overholdelse av HIPAA og andre forskrifter vil være lettere å vedlikeholde, og lettere å spore. Ved å redusere mengden papir de produserer, blant annet å bli kvitt kopimaskinene med høy volum som de brukte til å lage flere kopier for hver fil, vil selskapet spare omtrent 6 000 dollar per år.

Nasjonale EMS vil også gjenvinne omtrent 80 arbeidstimer per uke, siden ansatte ikke lenger trenger å manuelt arkivere og hente papirdokumenter. I mellomtiden vil elektroniske sporingsfunksjoner i CNG forbedre arbeidstakernes ansvar. Eventuelle papirdokumenter som de har, kan nå skannes og rives. I løpet av de neste flere årene vil selskapet gradvis kunne gjenvinne lagerplassen når eksisterende arkiver når den nødvendige syvårige lagringsperioden.

Møt Pros

Doug Smith er eier og innehaver av Computer Troubleshooters NRD, et Covington, Georgia-basert IT-firma med mer enn 50 års kombinert IT-erfaring på ansatte. Sammen har teamet mer enn 50 bransjestandard sertifiseringer, inkludert flere MCSEer. Kontakt dem på 404-477-1302 eller via deres nettsted.

For flere virkelige teknologiløsninger for små og mellomstore bedrifter - inkludert skygtjenester, virtualisering og komplette nettverksoverhaling - sjekk ut PC Worlds Tech Audit.

Hvis du er en leverandør av IT-løsninger som serverer det små til mellomstore forretningsmarkedet, og du vil lære hvordan du kan bidra til PC World Tech Audit, send mail til [email protected]. Vi søker alltid etter flere dyktige profesjonelle.

Tech Audit er skrevet og produsert i samarbeid med IT-fagfolk i feltet. Alle anbefalinger og meninger uttrykt representerer forfatterens selvstendige vurdering og gjenspeiler ikke nødvendigvis PC World eller dets redaksjonelle.