Car-tech

Gjennomgang: Adobe Acrobat XI Pro forandrer det papirløse kontorkonseptet, men belyser også hindringer

Реклама подобрана на основе следующей информации:

Реклама подобрана на основе следующей информации:

Innholdsfortegnelse:

Anonim

I tillegg til å være en dødelig fjende av trær, er papir fienden til bedriftens produktivitet, ifølge Adobe. Adobes nye Acrobat XI Pro-portable dokumentformatprogramvare tar sikte på å gjøre begge parter til en tjeneste ved å gjøre det lettere å jobbe uten å bruke papir. Selvfølgelig er trærne sannsynligvis alt for dette, men Adobes implementering av en papirløs arbeidsflyt kan ikke gjøre det enkelt for bedrifter å endre sine måter.

Acrobat XI Pros standardgrensesnitt ser stort sett ut som det gjorde i forrige versjon, men nå kan du opprette og lagre egendefinerte verktøysett, eksportere dem og distribuere dem over et foretak. Du kan laste ned egendefinerte verktøysett som andre har laget også.

Mens Pro-versjonen, som inneholder alle programfunksjoner, er tilgjengelig for både Mac og Windows, er Standardversjonen som mangler visse avanserte funksjoner, tilgjengelig for Windows bare.

Vennligst send e-post her

Muligheten til å signere dokumenter digitalt er ikke ny, men nå kan du be om, motta og administrere digitale signaturer ved hjelp av Adobes nylig oppkjøpte EchoSign-nettsted. Opprett dokumentet ditt i Acrobat XI Pro, klikk deretter Sign-knappen og deretter Send for signatur. Acrobat XI Pro laster opp dokumentet til EchoSign.com og leder deg deretter for å fullføre transaksjonen der.

John Hancock her, vær så snill: Etter at Acrobat XI Pro sender dokumentet ditt til EchoSign, bare skriv inn adressaten, et dokumentnavn, en melding, og klikk Send.

Du kan sende opptil fem dokumenter i måneden med en gratis EchoSign-konto, eller du kan velge kontotyper som tillater flere brukere og flere funksjoner, for eksempel bedriftens merkevarebygging på alle e-postene dine. -omkostninger varierer fra $ 15 per måned til $ 400 per måned.

Hvis du allerede er innlogget på EchoSign, skriver du bare inn mottakerens e-postadresse, velger et par alternativer (send det til deg eller send det tilbake til deg), og klikk Send. Nå begynner sporing og klokke: Nettstedet sender dokumentet til mottakeren din og en e-postmelding til deg som rapporterer at den er sendt, og så sender den deg en e-post når mottakeren enten signerer eller nekter dokumentet. Mottakere trenger ikke å ha EchoSign-kontoer; de må bare klikke på lenken i e-posten som sendes av systemet. Du kan se når dokumenter ble sendt og den gjennomsnittlige tiden det tok for å motta dem.

Mange tegn på veggen: EchoSign viser deg et dashbord hvor dokumenter er i signaturprosessen.

E-posten som systemet sender inneholder en generell lenke og en lenke for brukere av mobilenheter. Dessverre tok koblingen for mobilenheter meg til en nettside med et bilde av dokumentet mitt som hadde blitt komprimert så mye at jeg ikke kunne lese noen kroppstekst, enten på min Android-baserte smarttelefon eller på min Google Nexus 7 Android-nettbrett. Siden inneholdt også koblinger som tillot meg å laste ned den opprinnelige PDF-filen, og PDF-filen var ganske lesbar i mobilversjonen av Acrobat Reader, men jeg kunne ikke signere dokumentene mine der. Jeg måtte gå tilbake til nettsiden for å signere dokumentet. Du kan digitalt signere og videresende dokumenter i Adobes EchoSign-mobilapp, men den er bare tilgjengelig for iOS, ikke Android.

Du forlater nå Acrobat: Når du har lastet opp et dokument for signatur til EchoSign, er du ferdig med Acrobat XI Pro.

Videre trenger du ikke Acrobat XI Pro for å bruke EchoSign. Du kan laste opp dokumenter opprettet med Microsoft Word, eldre versjoner av Acrobat eller andre programmer på EchoSigns nettsted. Integrering av Acrobat XI Pro og EchoSign gir bare minimal bekvemmelighet; Du kan ikke sende noe ut for signatur direkte fra Acrobat XI Pro.

Signere livet mitt: Skriv inn navnet ditt i en EchoSign-signaturboks, og siden konverterer den til et ganske skript.

Skriv en linje her

For å forbedre Acrobats formasjonsoppretting tok Adobe en annen tilnærming. Acrobat XI Pro leveres sammen med FormsCentral, et eget skrivebordsprogram som samhandler med Adobes FormsCentral.com-nettsted. FormsCentral.com er ikke nytt, men integrering med Acrobat XI Pro - eller rettere sagt, integrasjonen med FormsCentral-programmet. Acrobat har lenge hatt stjerneskjemaer skapelsesfunksjoner, men de var bare for skjemaer i PDF-filer; Nå med FormsCentral kan du lage sofistikerte, sporbare, nettbaserte skjemaer.

Du kan lage skjemaer den gammeldags måten å bo i Acrobat XI Pro, men Adobe styrer deg mot FormsCentral. Du kan velge mellom 50 forhåndsformaterte skjemaer, eller du kan bygge en fra eksisterende innhold eller fra grunnen av. Du kan selvsagt tilpasse noen av disse malene og lagre den som din egen for fremtidig bruk, og når du er ferdig, kan du publisere den enten som PDF eller som en nettbasert form.

Fullt utformet: FormsCentrals skjemabygger er enkelt å bruke og skaper PDF eller webskjemaer.

Tidligere versjoner av Acrobat tillot deg å lage skjemaer som ville samhandle med Acrobat.com for å samle og tabulere skjemasvar, men skjemaene kan bare være PDF-filer. Med et nettskjema kan du koble til skjemaet ditt på FormsCentral.com, eller du kan legge det inn på din egen nettside eller på Facebook-side. Du kan koble til en PayPal-konto slik at du også godtar betalinger.

Men den mest interessante delen av FormsCentral er dataene du kommer tilbake. Du kan sortere og filtrere innsendingsresultater, legge til grunnleggende Excel-lignende funksjoner (som Sum, Gjennomsnitt, Antall, Min og Maks), og se en rask oppsummeringsrapport som er fullført med linjediagrammer. Du kan eksportere innleveringsdata i Excel- eller.csv-format slik at du kan importere det til et CRM-program eller et annet program. Du kan gjøre felt som kreves, som jeg forventer, og krever at inntastingsfelt er tekst, tall, valuta, prosent, datoer eller e-postadresser, men med mindre du bruker rullegardinmenyene, kan du ikke tvinge formatering (for eksempel bindestrek i stedet for parenteser i telefonnumre), noe som betyr at du må kanskje gjøre noe dataopprydding før du importerer det til en database.

Resultatene er i: FormsCentral gir deg øyeblikkelige resultater av skjemainnlegg.

Det finnes andre måter å produsere og administrere web-baserte skjemaer, men de fleste om ikke alle kommer til en pris. Noen moduler for innholdsstyringssystemer på nettstedet tilbyr det, og noen webtjenester, for eksempel Jotform, tilbyr det også. FormsCentral koster $ 15 per måned for grunnleggende tjeneste, som inkluderer fem skjemaer per måned og maksimalt 500 svar, eller $ 144 pr. År for Plus-tjenesten, noe som gir et ubegrenset antall skjemaer og maksimalt 5000 svar per skjema.

Men som med EchoSign, trenger du ikke Acrobat XI Pro for å bruke FormsCentral. For øvrig trenger du heller ikke FormsCentral-programmet, fordi FormsCentral-nettstedet ser ut og fungerer akkurat som programmet.

Redigerer PDF-filer

Jeg innrømmer at jeg ofte bruker Acrobats rudimentære redigeringsfunksjoner for å modifisere en PDF i stedet for grave opp det originale dokumentet jeg pleide å lage det. Men Acrobat XI Pro gir mye større redigeringskapasitet, slik at du kanskje ikke trenger å gå tilbake til de originale dokumentene, selv for betydelige endringer.

Den kreative regissørens verste mareritt: Nå kan du ape med teksten eller bildene av en PDF uten å måtte grave opp det opprinnelige dokumentet.

I tillegg til å redigere tekst i en linje, som du kunne før, kan du nå legge til, flytte og endre størrelsen på tekstblokker og bilder, og du kan endre fonterattributter. Acrobat XI Pro har ikke alle InDesigns presise tekstjusteringer, men den har vertikal og horisontal linjeavstand og grunnleggende tegnavstand. Du kan finne og erstatte tekst (men søknaden vil ikke la deg erstatte alle forekomster i ett slag, du må klikke på Erstatt så ofte som nødvendig).

På dokumenter jeg opprettet fra Word, ble avsnittene sammen, men i et dokument som hadde blitt opprettet med Adobe InDesign, ble mange av linjene i dokumentet sett på som separate elementer i Acrobat XI Pro, så for å omorganisere siden måtte jeg flytte og endre størrelse på hver linje. Videre, hvis du flytter et bilde eller en tekstblokk til et sted der et annet element ligger, vil elementet ikke bevege seg; de vil overlappe. Acrobat XI Pro har en Ordne-kommando for å bringe elementer fremover eller sende dem bakover, men det har ingen innpakningsmuligheter, så du må da endre størrelsen på eller flytte teksten slik at den ikke skjuler bildet. Acrobat XI Pro gir ingen sporingsfunksjoner for de nye redigeringsfunksjonene.

En ny handlingsveiviser hjelper deg med å opprette standardiserte grupper av innstillinger. Du kan bruke disse innstillingene for mange forskjellige innstillinger i Acrobat, inkludert sikkerhet; lagre handlingen til Acrobat XI Pros verktøylinje, og hver gang du klikker på knappen, går programmet gjennom de nødvendige innstillingene. Du kan eksportere handlingene og distribuere dem hele organisasjonen.

Se hva du PDF-filer: Boxen for nyoppgraderte filer i Acrobat XI viser miniatyr forhåndsvisninger av dokumentene dine, og lar deg utelate sider i et dokument.

Acrobat XI Pros sammenslåing evner har blitt forbedret også. Nå kan du ikke bare se en forhåndsvisning av de fleste dokumenter, du kan omorganisere dem rundt i en skalerbar ikonvisning, se hva hver side av hvert dokument ser ut, og du kan angi hvilke sider av et dokument som er inkludert i den endelige eksporterte filen. Du kan også nå omforme PDF-filer til redigerbare Microsoft PowerPoint-presentasjoner.

Bunnlinje

Tilsammen har Adobe Acrobat XI Pro, EchoSign og FormsCentral imponerende funksjoner, men koblingene for EchoSign og FormsCentral er bare det-linker; det er omfanget av integrasjonen i Acrobat XI Pro. De er separate komponenter med minimal integrasjon, og jeg mistenker at å måtte håndtere tre forskjellige komponenter, gjør at det papirløse kontorkonseptet ser bra ut bare på … papir.